Tamara Vorotyntseva – Διευθύντρια ανάπτυξης της εταιρείας εκπαίδευσης «BUSINESS PARTNER» (Μόσχα). Εξασκούμενος business coach, συγγραφέας του βιβλίου «Building a Personnel Training System» και δημοσιεύσεων σε επιχειρηματικές εκδόσεις στη Ρωσία, το Καζακστάν και την Ουκρανία. Δημιουργός του ενημερωτικού δελτίου Διαδικτύου: "Αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιχείρηση" στον διακομιστή subscribe.ru! Το βιβλίο είναι πρακτικός οδηγόςγια επιχειρηματίες που διεξάγουν ενεργή αλληλογραφία με πελάτες και συνεργάτες. Παρουσιάζει εργαλεία που θα βοηθήσουν να γίνει η ηλεκτρονική επικοινωνία αποτελεσματική, βέλτιστη στο χρόνο και αποτελέσματα και πιο συμβατή με τους κανόνες και τους κανόνες που είναι αποδεκτοί στη σύγχρονη επιχειρηματική κοινότητα. Ο συγγραφέας δίνει πρακτικές συμβουλές, απεικονίζει τις παρατηρήσεις του με πραγματικές περιπτώσεις και παρέχει αιτιολογημένα συμπεράσματα. Το κείμενο του βιβλίου είναι πλούσιο σε αναγνωρίσιμα παραδείγματα πραγματικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Ο συγγραφέας μοιράζεται τις παρατηρήσεις του, τις τεχνικές, τα «κόλπα» που μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Εάν είστε επιχειρηματίας και είναι σημαντικό για εσάς να γράφετε έγκαιρα, συνοπτικά, σωστά, σύμφωνα με τους κανόνες των καλών επιχειρηματικών τρόπων, αυτό το βιβλίο θα γίνει ο αξιόπιστος βοηθός σας.

Βιβλίο:

Όταν εργάζεστε με τα πεδία "Προς" ("Προς"), "Κοινοποίηση" ("CC"), "Κρυφή κοινοποίηση" ("Κρυφή κοινοποίηση"), να θυμάστε ότι αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επηρεάζει τις περαιτέρω ενέργειες των συμμετεχόντων στην αλληλογραφία.

«Σε ποιον» («Αυτό»).Αυτό το πεδίο περιέχει τη διεύθυνση του παραλήπτη στον οποίο απευθύνεται απευθείας η επιστολή και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον κύριο παραλήπτη. Εάν τοποθετηθούν δύο παραλήπτες σε αυτό το πεδίο, τότε ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον καθένα ή ορισμένους από αυτούς (να το έχετε υπόψη σας εάν το όνομά σας είναι στη λίστα των παραληπτών). Ταυτόχρονα (εάν είστε ο αποστολέας), έχετε υπόψη σας ότι δεν είναι πολύ σκόπιμο να συμπεριλάβετε περισσότερους από έναν παραλήπτες στο πεδίο «Προς» («Προς»). Μια επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες μπορεί να μην λάβει ούτε μία απάντηση, αφού ο καθένας θα πιστεύει ότι ο άλλος θα απαντήσει.

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εσάς, αλλά περιέχει αντίγραφα άλλων παραληπτών, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κουμπί «Απάντηση ΟΛΩΝ» όταν απαντάτε! Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον κύκλο των παραληπτών που όρισε ο εμπνευστής της αλληλογραφίας.

"Αντιγραφή" ("Cs"). ΣΕΣε αυτό το πεδίο, τοποθετήστε τις διευθύνσεις των παραληπτών που, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να γνωρίζουν την αλληλογραφία μέσω Αυτό το θέμα. Αυτοί οι παραλήπτες λαμβάνουν πληροφορίες μόνο "προς ενημέρωσή σας". Ο παραλήπτης CC συνήθως δεν χρειάζεται να απαντήσει στην επιστολή, αλλά μπορεί να το κάνει εάν είναι απαραίτητο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο "Cc" ("CC"), τότε όταν εισέρχεστε σε αλληλογραφία, να θυμάστε ότι υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι εξαιρετικά σημαντικό να είστε ευγενικοί. Χρησιμοποιήστε τις φράσεις: «Επιτρέψτε μου να συμμετάσχω στη συζήτηση» ή «Αφήστε με να συμμετάσχω στον διάλογό σας» ή «Επιτρέψτε μου να εκφράσω τη γνώμη μου».

"Blind carbon copy" ("Bcc").Αυτό το πεδίο απαγορεύεται για χρήση σε ορισμένες εταιρείες, καθώς είναι ένα εργαλείο που έρχεται σε αντίθεση ηθικά πρότυπαεπικοινωνία. Ο σκοπός αυτού του πεδίου είναι να προσκαλέσει τον παραλήπτη να γίνει «μυστικός μάρτυρας».

Εάν η επιχειρηματική σας πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε αυτό το πεδίο στην εργασία σας, σκεφτείτε τα ακόλουθα. Ο παραλήπτης BCC παραμένει αόρατος για τον κύριο παραλήπτη και τους παραλήπτες BCC. Μερικές φορές είναι χρήσιμο για τον αποστολέα και τον «μυστικό παραλήπτη» να έχουν μια προκαταρκτική συμφωνία (ή επακόλουθη ενημέρωση) σχετικά με το λόγο και το σκοπό αυτής της μεθόδου πληροφοριών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Ο «κρυφός» παραλήπτης δεν πρέπει οπωσδήποτε να εισέλθει σε αλληλογραφία από αυτό το πεδίο.

Με συνοδευτική επιστολή είναι ευγενικό επαγγελματική επιστολή, που απαιτείται για την περιγραφή ενός πακέτου εγγράφων που αποστέλλονται στον παραλήπτη, εάν αυτά τα έγγραφα δεν περιέχουν το τμήμα διεύθυνσης.

Ετσι, Η συνοδευτική επιστολή δεν φέρει κανένα φορτίο πληροφοριών, αλλά εκτελεί τρεις σημαντικές λειτουργίες:

• επιβεβαιώνει το γεγονός της αποστολής·
• παρέχει μια λίστα με τα αποσταλμένα έγγραφα και οδηγίες για τον χειρισμό τους·
• Χάρη στα δεδομένα εγγραφής, σας επιτρέπει να καθορίσετε την προθεσμία.

Όπως οι περισσότερες επαγγελματικές επιστολές, η συνοδευτική επιστολή βρίσκεται σε επιστολόχαρτο και λαμβάνει τον αριθμό αναφοράς του αποστολέα. Έχουμε συζητήσει λεπτομερώς τους κανόνες για την προετοιμασία επίσημων επιστολών περισσότερες από μία φορές στο περιοδικό, οπότε τώρα θα επικεντρωθούμε στα χαρακτηριστικά της συνοδευτικής επιστολής.

Μια λεπτομερής ανάλυση μιας επιστολής υπηρεσίας με πολλά παραδείγματα της σύνθεσής της είναι διαθέσιμη στο άρθρο "Συντάσσουμε μια επιστολή εξυπηρέτησης"

Μοτίβα ομιλίας

Η βάση της συνοδευτικής επιστολής είναι μια λίστα συνημμένων. Το κείμενο του εγγράφου είναι σύντομο και χωρίζεται υπό όρους σε δύο μέρη:

• μήνυμα σχετικά με την αποστολή εγγράφων,
• αίτημα για έγκαιρη απάντηση (ανάγνωση, έγκριση, επιστροφή υπογεγραμμένου αντιγράφου κ.λπ.).

Το πρώτο μέρος συνήθως ξεκινάει ως εξής:

• «Σε εκπλήρωση... σας κατευθύνουμε...»,
• "Σας στέλνουμε..."
• «Σας παρουσιάζουμε...»

Στη συνέχεια, μπορείτε να υποδείξετε τον σκοπό της αποστολής εγγράφων: "για έγκριση", "για πληροφορίες", "για υπογραφή", "για γέμιση"(Αν μιλάμε γιασχετικά με τη φόρμα ή το ερωτηματολόγιο). Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το κλισέ «σας στέλνουμε» ή «σας στέλνουμε», γιατί... Μπορείτε να υποβάλετε κάτι μόνο για ενημέρωση, αλλά όχι για υπογραφή ή έγκριση.

Το δεύτερο μέρος μπορεί να περιέχει τις ακόλουθες λέξεις:

• "Παρακαλώ υπογράψτε, σφραγίστε και στείλτε ένα αντίγραφο στη διεύθυνσή μας..."
• «Σας ζητάμε να εξετάσετε και να μας στείλετε εντός της προθεσμίας που ορίζει ο νόμος...»,
• «Στείλτε στη διεύθυνσή μας ένα αντίγραφο δεόντως εκτελεσμένου…».

Προϋποθέσεις "Σήμανση σχετικά με την παρουσία εφαρμογών"

Όπως έχουμε ήδη καθορίσει, το κύριο πράγμα σε μια συνοδευτική επιστολή για έγγραφα είναι τα συνημμένα. Να γιατί Ιδιαίτερη προσοχήΘα εστιάσουμε στο θέμα της σχεδίασης του συγκεκριμένου σκηνικού. Ανεξάρτητα από τον τρόπο μορφοποίησης της αίτησης, η επιχειρηματική πρακτική απαιτεί μια πλήρη λίστα των εγγράφων που επισυνάπτονται στην επιστολή, αναφέροντας τον αριθμό των αντιγράφων και τον αριθμό των φύλλων σε καθένα από αυτά. Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, η συνοδευτική επιστολή θα χάσει κάθε νόημα.

Ετσι, όταν τα έγγραφα που αποστέλλονται αναφέρονται ήδη στο σώμα της επιστολής, δεν έχει νόημα να αναφέρουμε ξανά τα ονόματά τους. Αρκεί να αναφέρετε τον αριθμό των φύλλων και των αντιγράφων. Δείτε το Παράδειγμα 1.

Παράδειγμα 1

Ένα απόσπασμα κειμένου και μια σημείωση σχετικά με την παρουσία μιας εφαρμογής (το όνομα της εφαρμογής αναφέρεται στο κείμενο της επιστολής)

Εάν η αίτηση δεν αναγράφεται στο σώμα της επιστολής, εκτός από τα ποσοτικά στοιχεία, πρέπει να αναφέρετε και το όνομά της. Εάν ένα πακέτο περιλαμβάνει πολλά έγγραφα, τα συνημμένα είναι αριθμημένα. Δείτε το Παράδειγμα 2.

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 2

Ένα απόσπασμα κειμένου και ένα σημάδι που υποδεικνύει την παρουσία της εφαρμογής (το όνομα της εφαρμογής υποδεικνύεται στο σήμα που υποδεικνύει την παρουσία της)

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Αν και το GOST R 6.30-2003 αναφέρει ότι όταν καταχωρείτε πολλές εφαρμογές σε μια ένδειξη σχετικά με τη διαθεσιμότητά τουςη γενικευτική λέξη πριν από την άνω τελεία βρίσκεται στον ενικό "Παράρτημα:", σε τέτοιες περιπτώσεις συνιστούμε να τη γράψετε σε πληθυντικός"Εφαρμογές:" όπως δείξαμε στο Παράδειγμα 2.

Πρώτον, αυτό είναι σωστό από την άποψη των κανόνων της ρωσικής γλώσσας. Και δεύτερον, οι ίδιοι οι προγραμματιστές αυτού του GOST αργότερα "διορθώθηκαν" όταν άρχισαν να δίνουν εξηγήσεις σχετικά με την εφαρμογή του στις μεθοδολογικές τους συστάσεις. Δείτε παρακάτω αποσπάσματα από αυτά τα δύο έγγραφα. Αλλά πολλοί άνθρωποι συνεχίζουν πεισματικά να γράφουν τη λέξη «Αίτηση:» στον ενικό, ακόμα κι αν ακολουθείται από μια λίστα με πολλά έγγραφα. Μην το κάνετε αυτό και εξηγήσαμε γιατί.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για προετοιμασία εγγράφων"

3.21. ...Εάν το γράμμα έχει συνημμένο που δεν αναφέρεται στο κείμενο, τότε αναφέρετε το όνομά του, τον αριθμό των φύλλων και τον αριθμό των αντιγράφων. Εάν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες:

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης. Κατευθυντήριες γραμμέςσχετικά με την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003

3.16. ...Αν το γράμμα έχει συνημμένο που δεν αναφέρεται στο κείμενο, τότε αναφέρετε το όνομά του, τον αριθμό των φύλλων και τον αριθμό των αντιγράφων· εάν υπάρχουν πολλά συνημμένα, είναι αριθμημένα:

Υπάρχουν επίσης αποκλίσεις σχετικά με τον τρόπο γραφής της λέξης "συνημμένο" στο σώμα της επιστολής:με μικρό ή κεφαλαίο γράμμα, με ή χωρίς το σύμβολο «Όχι». Το γεγονός είναι ότι μπορείτε να υποδείξετε το όνομα του συνημμένου εγγράφου στο κείμενο της συνοδευτικής επιστολής με διαφορετικούς τρόπους. συγκρίνετε μόνοι σας κοιτάζοντας το Παράδειγμα 3: στη δεύτερη περίπτωση είναι σκόπιμο να υποδεικνύεται σε παρένθεση ότι το έγγραφο είναι μια εφαρμογή και στις επόμενες περιπτώσεις δείχνουμε πώς μπορεί να γίνει αυτό με διάφορους τρόπους. Όλες οι επιλογές είναι σωστές, είναι απλώς σημαντικό να διατηρηθεί η ομοιομορφία στο γράμμα. Και είναι ακόμα καλύτερο να επιλέξετε και να διορθώσετε μία επιλογή στις γραφικές οδηγίες του οργανισμού σας (ή σε άλλους τοπικούς κανονισμούς για παρόμοια θέματα), τότε θα υπάρχει ομοιομορφία σε όλα τα έγγραφα και θα υπάρχει λιγότερη σύγχυση για τους καλλιτέχνες.

Παράδειγμα 3

Διάφοροι τρόποιπροσδιορίζοντας το όνομα της αίτησης στο κείμενο της επιστολής

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Για μια δεμένη εφαρμογή, δεν χρειάζεται να καθοριστεί ο αριθμός των φύλλων (Παράδειγμα 4).

Παράδειγμα 4

Περιγραφή της δεμένης εφαρμογής

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Όταν υπάρχουν τόσα πολλά συνημμένα που είναι πιο βολικό να τα απαριθμήσετε σε ξεχωριστό φύλλο (θα ονομάζεται "Απογραφή συνημμένων στην επιστολή με ημερομηνία... Όχι..."), θα αρκεί να αναφερθείτε σε ένα τέτοιο απογραφή στην επιστολή (Παράδειγμα 5).

Παράδειγμα 5

Εάν υπάρχουν τόσες πολλές εφαρμογές που είναι πιο βολικό να τις καταχωρίσετε σε ξεχωριστό απόθεμα

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Εάν επισυνάψετε στην επιστολή σας άλλη επιστολή που έχει το δικό της συνημμένο, πρέπει να ενημερώσετε τον παραλήπτη σχετικά (Παράδειγμα 6).

Παράδειγμα 6

Το συνημμένο επιστολής έχει το δικό του συνημμένο

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Τέλος, εάν η επιστολή σας απευθύνεται σε πολλούς οργανισμούς ταυτόχρονα και το συνημμένο απευθύνεται μόνο σε έναν από αυτούς (άλλοι λαμβάνουν την επιστολή μόνο για έλεγχο), θα πρέπει επίσης να ειπωθεί (Παράδειγμα 7).

Παράδειγμα 7

Το συνημμένο αποστέλλεται μόνο σε έναν παραλήπτη email από πολλούς

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Μια σημείωση σχετικά με την παρουσία συνημμένων τοποθετείται κάτω από το κείμενο της επιστολής και πάνω από την υπογραφή. Συνήθως αυτές οι αποστάσεις (εσοχές) γίνονται πανομοιότυπες και ίσες με περίπου 2-3 ​​διαστήματα γραμμών (αυτό φαίνεται ξεκάθαρα στο παράδειγμα της σχεδίασης ενός ολόκληρου γράμματος στο Παράδειγμα 9).

Με γενικός κανόνας, εάν το έγγραφο έχει συνημμένα, τότε επάνω του σημειώνεται η παρουσία τους κάτω από το κείμενο και πάνω από την υπογραφή και στα επισυναπτόμενα έγγραφα (το καθένα στο επάνω δεξιά μέρος του πρώτου φύλλου) αναγράφεται ποιο έγγραφο αποτελούν επισύναψη σε (με τον προσδιορισμό του αριθμού επισύναψης, εάν υπάρχει). σε πολλά), όπως στο Παράδειγμα 8.

Παράδειγμα 8

Αριθμός αίτησης και δεδομένα κύριου εγγράφου σε 1 φύλλο αίτησης

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Αλλά η συνοδευτική επιστολή έχει τη λογιστική λειτουργία των εγγράφων που αποστέλλονται, λειτουργώντας ως ένα είδος απογραφής των συνημμένων στο φάκελο· στην πραγματικότητα, τα έγγραφα που ονομάζονται σε μια τέτοια επιστολή ως συνημμένα αποστέλλονται. Εάν η επιστολή είχε διαφορετική λειτουργία (για παράδειγμα, ήταν μια προσφορά, η υποβολή προσφοράς για την υπογραφή συμφωνίας και η απαρίθμηση των όρων της προτεινόμενης συνεργασίας), τότε το έγγραφο «κλειδί» κατά την έννοια του θα ήταν η επιστολή και το συνημμένο έγγραφα θα το βοηθούσαν απλώς να εκπληρώσει τη λειτουργία του. Αλλά μιλάμε για μια συνοδευτική επιστολή και σε αυτήν την περίπτωση δεν πρέπει να "χαλάσετε" τα έγγραφα που αποστέλλονται με πληροφορίες σχετικά με την "απογραφή των περιεχομένων στο φάκελο" - δηλ. Δεν χρειάζεται να τους βάλετε τέτοιο σημάδι!

Υπογραφή και εγγραφή με τον αποστολέα

Ο υπογράφων μιας επαγγελματικής επιστολής είναι ο ίδιος υπάλληλος όπως και σε τακτική επαγγελματική αλληλογραφία(συνήθως είτε ο επικεφαλής του οργανισμού είτε ένας εξουσιοδοτημένος ανώτατος διευθυντής). Αν μιλάμε για αποστολή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, μπορεί να υπογράψει και ο αρχιλογιστής την επιστολή.

Για να αποτραπεί ο παραλήπτης της επιστολής να υποβάλει αργότερα όλες τις διευκρινιστικές ερωτήσεις στον υπογράφοντά της (που υποδεικνύεται με τον αριθμό 1 στο Παράδειγμα 9), ο εκτελεστής θα πρέπει επίσης να υποδεικνύεται σε αυτό το έγγραφο (ibid., βλέπε αριθμό 2).

Πριν την αποστολή, στη συνοδευτική επιστολή πρέπει να εκχωρηθεί ένας εξερχόμενος αριθμός (που υποδεικνύεται με τον αριθμό 3).

Και ο παραλήπτης θα του εκχωρήσει τον εισερχόμενο αριθμό του κατά την καταχώριση του γεγονότος παραλαβής του εγγράφου, ενώ η ημερομηνία παραλαβής και ο εισερχόμενος αριθμός μπορούν να αναγραφούν σε αυτό (χειρόγραφο ή χρησιμοποιώντας σφραγίδα, όπως στο Παράδειγμα 9 - βλέπε αριθμό 4).

Παράδειγμα 9

Συνοδευτική επιστολή

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 11

Έντυπο συνοδευτικής επιστολής για αιτούντες - ιδιώτες

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Έκπληξη για αιτούντες – ιδιώτες

Η ανάγκη σύνταξης συνοδευτικής επιστολής για έγγραφα αφορά όλους, ανεξάρτητα αν πρόκειται για οργανισμό ή άτομο. Εν τω μεταξύ, όταν έρχεται στην οργάνωση ένας κοινός άνθρωπος, κατά κανόνα δεν συντάσσεται επιστολή που να συνοδεύει τα έγγραφά του. Είναι κρίμα, γιατί θα ήταν πιο βολικό για εσάς να μην το θυμάστε και με κάποιο τρόπο να το καταγράψετε μόνοι σας, αλλά να έχετε πληροφορίες γραμμένες από τον επισκέπτη: από ποιον, ποια έγγραφα, σε ποιον από τους υπαλλήλους σας και γιατί να μεταφέρετε. Εάν συναλλάσσεστε συστηματικά με άτομα, ειδικά για ορισμένα τυπικά ζητήματα, και ταυτόχρονα λαμβάνετε από αυτά έγγραφα με τα οποία ο οργανισμός σας πρέπει να κάνει κάτι, τότε σας συνιστούμε να δημιουργήσετε ένα έντυπο συνοδευτικής επιστολής για τέτοιες περιπτώσεις και να ρωτήσετε κάθε τέτοια άτομο για να το συμπληρώσει επισκέπτης. Δείτε το παράδειγμα φόρμας στο Παράδειγμα 11.

Θα καταχωρήσετε το συμπληρωμένο έντυπο και θα δώσετε αντίγραφο της επιστολής με τον εισερχόμενο αριθμό στον αιτούντα και θα στείλετε το πακέτο των εγγράφων που λάβατε από αυτόν κατά τη σωστή διαδρομή. Στη συνέχεια, όταν τηλεφωνείτε για να ρωτήσετε για τα έγγραφά σας, το άτομο δεν θα ρωτά πλέον για τη "ντάτσα στη Μαλίνοβκα", αλλά για ένα συγκεκριμένο γράμμα με μοναδικό ευρετήριο.

Απαντήστε εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου

Σε πολλούς οργανισμούς αρέσει να ορίζουν αμέσως μια προθεσμία για τον παραλήπτη στις συνοδευτικές επιστολές τους και οι μέθοδοι μπορεί να διαφέρουν από ευγενικές "Παρακαλώ υπογράψτε τα έγγραφα και επιστρέψτε τα εντός δέκα ημερών."σε επιτακτική "Ο χρόνος απάντησης σε μια επιστολή είναι 5 εργάσιμες ημέρες". Αξίζει να γράψω έτσι; Και πώς να αντιδράσετε σε τέτοιες συνθήκες;

Ας θυμηθούμε ότι σύμφωνα με τους κανόνες των επιχειρηματικών συναλλαγών. Αυτή η κατευθυντήρια γραμμή θα πρέπει να θυμόμαστε εάν δεν υπάρχει άλλη προθεσμία στη συνοδευτική επιστολή.

Βάζω υποχρεωτική περίοδοςΗ εκτέλεση μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο από ανώτερο οργανισμό ελέγχου ή οποιονδήποτε άλλο κρατική υπηρεσία, δεσμευτικό για εσάς κανονιστικό έγγραφο. Τα ίδια τα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν και να τεκμηριώσουν τις οικειοθελώς αναληφθείσες υποχρεώσεις:

Παράδειγμα 10

Η προθεσμία απάντησης σε επιστολή μπορεί να καθοριστεί στη σύμβαση

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η συμφωνία προβλέπει υποχρεωτική προδικαστική διαδικασία για την επίλυση διαφορών και διαφωνιών. Ένα μέρος που πιστεύει ότι τα δικαιώματά του βάσει της παρούσας Συμφωνίας έχουν παραβιαστεί είναι υποχρεωμένο να αποστείλει γραπτή αιτιολογημένη αξίωση στο άλλο μέρος. Το μέρος που έχει λάβει γραπτή αιτιολογημένη αξίωση υποχρεούται να το εξετάσει και να δώσει γραπτή αιτιολογημένη απάντηση εντός 10 (Δέκα) ημερολογιακές ημέρεςαπό τη στιγμή που το παρέλαβαν...

Όταν επικοινωνούν ίσοι στην κατάσταση της εταιρείας (εάν προηγουμένως δεν υπάρχει κανένας πάνω από αυτούς ή δεν έχουν θεσπίσει κανόνες αλληλεπίδρασης για τον εαυτό τους), μπορείτε να ζητήσετε μια πιο γρήγορη απάντηση, αλλά χρειάζεστε έναν καλό λόγο για αυτό. Για παράδειγμα: "Στείλτε το συμπληρωμένο ερωτηματολόγιο εντός δεκατεσσάρων ημερών, καθώς πρέπει να απαντήσουμε στο Υπουργείο Υγείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας έως την 1η Οκτωβρίου 2013.". Οι παραγγελίες σε τέτοιες περιπτώσεις είναι εσφαλμένες, μεταξύ άλλων από την άποψη της επιχειρηματικής δεοντολογίας.

Αποθήκευση συνοδευτικών επιστολών

Μια συνοδευτική επιστολή καθίσταται περιττή μόλις ο ερμηνευτής παραλάβει τις αιτήσεις του και βεβαιωθεί ότι είναι πλήρεις. Από εδώ και πέρα ​​θα γίνονται εργασίες πάνω τους και το γράμμα θα πρέπει να επισημανθεί ως ολοκληρωμένο και να τοποθετηθεί στο αρχείο.

Συχνά τίθεται το ερώτημα σχετικά με τον τρόπο αποθήκευσης συνοδευτικών επιστολών και συνημμένων σε αυτά: χωριστά ή μαζί; Συνήθως, ένα συνημμένο σε μια επιστολή τοποθετείται σε ένα ειδικό αρχείο που προορίζεται ειδικά για αυτόν τον τύπο εγγράφου. Δεν υπάρχει χώρος για συνοδευτικές επιστολές: πιστοποιητικά εκτελεσθείσας εργασίας, τιμολόγια, συμβάσεις και πολλά άλλα έγγραφα αποθηκεύονται χωριστά και συχνά για διαφορετικές χρονικές περιόδους.

Αυτό το σημείο θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά τη σύνταξη μιας λίστας περιπτώσεων. Ορισμένες εταιρείες (με μικρό όγκο ροής εγγράφων) δημιουργούν ένα αρχείο «Συνοδευτικές επιστολές» και τοποθετούν σε αυτό όλες τις επιστολές αυτού του είδους, ανεξάρτητα από το τι επισυνάπτεται σε αυτές. Άλλοι πρέπει να δημιουργήσουν πολλές περιπτώσεις χρησιμοποιώντας συνοδευτικές επιστολές και να τις τοποθετήσουν στους καταλόγους περιπτώσεων των διαρθρωτικών τμημάτων. Στη συνέχεια, για παράδειγμα, η απεσταλμένη σύμβαση θα μεταβεί στο αρχείο «Συμφωνίες Υπηρεσιών» και η συνοδευτική επιστολή προς αυτήν θα μεταβεί στο αρχείο «Συνοδευτικές επιστολές για συμβάσεις για βασικές δραστηριότητες».

Συμβαίνει επίσης ότι η επιστολή παραμένει στην αποθήκευση στην εταιρεία, αλλά το συνημμένο όχι. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για σχέδια εγγράφων (όπως στο Παράδειγμα 9). Το σχέδιο κανονισμού δεν είναι ακόμη έγγραφο και πιθανότατα θα υποβληθεί σε διορθώσεις περισσότερες από μία φορές· δεν είναι απαραίτητο να αποθηκευτεί.

Όπως μπορείτε να δείτε, δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο στη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής, αλλά η ίδια μπορεί να εξοικονομήσει όχι μόνο τα έγγραφά σας, αλλά και χρόνο.

Μια μικρή δυσκολία, ως συνήθως, μπορεί να προκύψει όταν μια εταιρεία εφαρμόζει τον κανόνα σύνταξης και υποβολής μιας σωστά εκτελεσμένης συνοδευτικής επιστολής μαζί με ένα πακέτο εγγράφων. Αλλά αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί πολύ απλά με τη θέσπιση αυτού του κανόνα σε μια τοπική κανονιστική πράξη. Και τα οφέλη του είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθούν.

Υποσημειώσεις

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Κάποιοι αφελείς πολίτες υποβάλλουν αιτήσεις πολύ απλά, δηλ. τα δίνουν στα χέρια του παραλήπτη και φεύγουν με ένα αίσθημα ολοκλήρωσης. Και όταν πρόκειται για επίσημες διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένων των δικαστικών διαδικασιών, εκπλήσσονται όταν ακούνε ότι δεν κατέθεσαν τίποτα, και όταν το δικαστήριο ζητά να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία για την επίδοση της αίτησης, σηκώνουν τα χέρια τους σαστισμένοι. Επομένως, κατά την υποβολή μιας αίτησης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε απόδειξη για την παράδοσή της.

Παράδοση έναντι παραλαβής

Σε κάθε ίδρυμα που σέβεται τον εαυτό του, ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη λήψη αλληλογραφίας βάζει σφραγίδα σε ένα αντίγραφο κάθε αίτησης, όπου μπορεί να αναγράφεται η λέξη «λήφθηκε» ή απλώς το όνομα του ιδρύματος. Γράφει και την ημερομηνία παραλαβής και βάζει την υπογραφή του.

Επομένως, για να παραδώσετε την αίτηση, θα πρέπει να προσέλθετε στον οργανισμό στον οποίο απευθύνεται και να φέρετε μαζί σας το πρωτότυπο και ένα αντίγραφο της αίτησης, το οποίο μπορεί να γίνει σε φωτοτυπικό μηχάνημα, γραφομηχανή, στο χέρι κ.λπ. Το πρωτότυπο θα παραμείνει στο ίδρυμα και ένα αντίγραφο με ένδειξη αποδοχής θα παραμείνει μαζί σας και θα χρησιμεύσει ως απόδειξη παράδοσης.

Παραγγελθείσα επιστολή

Μπορεί να αρνηθούν να υπογράψουν το όνομά σας σε ένα αντίγραφο της αίτησης, επειδή... η νομοθεσία, με σπάνιες εξαιρέσεις, δεν προβλέπει τέτοια υποχρέωση.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να πάτε από την άλλη πλευρά και να το στείλετε με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να πάτε στο ταχυδρομείο, να συμπληρώσετε μια φόρμα ειδοποίησης και να πληρώσετε για την παράδοση, η οποία θα κοστίσει λίγο περισσότερο από την αποστολή μιας κανονικής επιστολής.

Θα σας δοθεί μια απόδειξη και ο ταχυδρόμος θα δώσει την επιστολή στον παραλήπτη μόνο όταν υπογράψει την ειδοποίηση, η οποία στη συνέχεια θα σας επιστραφεί και θα χρησιμεύσει ως απόδειξη παράδοσης.

Αλλά αυτή η μέθοδος παράδοσης των αιτήσεων έχει επίσης ενοχλήσεις, επειδή οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι δεν πιστοποιούν αντίγραφα των εγγράφων που στέλνουμε με συστημένη επιστολή, οπότε σε αυτήν την περίπτωση θα είναι δύσκολο να αποδείξουμε ότι ήταν στην επιστολή και όχι κάτι άλλο.

Εκμεταλλευόμενος αυτό, ένας αδίστακτος παραλήπτης μπορεί να πει ότι πράγματι έλαβε την επιστολή, αλλά δεν περιείχε δήλωση, αλλά Κενό φύλλοέντυπο ή διαφημιστικό φυλλάδιο.

Είναι αλήθεια ότι πολύ λίγοι άνθρωποι καταφεύγουν σε τέτοια κατάφωρη απάτη, γι' αυτό οι συστημένες επιστολές με την απόδειξη επιστροφής είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος αποστολής αιτήσεων.

Πολύτιμο γράμμα

Η αίτηση και τα συνημμένα έγγραφα μπορούν να σταλούν με μια πολύτιμη επιστολή και στη συνέχεια θα έχετε στα χέρια σας μια απογραφή του περιεχομένου της, η οποία θα αναφέρει τα ονόματα των εγγράφων που στείλατε.

Τηλεγράφημα

Εάν το θέμα είναι επείγον ή θέλετε να έχετε επικυρωμένο αντίγραφο του κειμένου της αίτησης και δεν έχετε χρήματα, τότε μπορείτε να την αποστείλετε τηλεγραφικά. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, θα μπορείτε να λάβετε ένα αντίγραφο του τηλεγραφήματος επικυρωμένο με σφραγίδα ημερολογίου ταχυδρομείου.

Επιπλέον, μπορεί να σταλεί τόσο μια πολύτιμη επιστολή και ένα τηλεγράφημα, όσο και μια συστημένη επιστολή με επιβεβαίωση παράδοσης. Εάν ο παραλήπτης αρνηθεί να δεχτεί την επιστολή ή το τηλεγράφημα, ο ταχυδρόμος θα γράψει σχετικά στην ειδοποίηση και η αίτηση θα θεωρηθεί ότι έχει ληφθεί.

Συμβολαιογραφικές υπηρεσίες

Η αίτηση μπορεί να αποσταλεί μέσω συμβολαιογράφων, τόσο ιδιωτών όσο και εργαζομένων σε κρατικά συμβολαιογραφικά γραφεία.

Ο συμβολαιογράφος μπορεί να το παραδώσει προσωπικά ή να το στείλει ταχυδρομικώς με απόδειξη παραλαβής ή να χρησιμοποιήσει τηλεομοιοτυπία, δίκτυα υπολογιστών και άλλα για το σκοπό αυτό. τεχνικά μέσα. Κατόπιν αιτήματος πολίτη, υποχρεούται να εκδώσει βεβαίωση μεταφοράς της αίτησης, στην οποία πρέπει να αναγράφεται το περιεχόμενό της.

Αυτή η μέθοδος δεν χρησιμοποιείται ευρέως λόγω υψηλό κόστοςτην υπηρεσία αυτή, που είναι ο μισός κατώτατος μισθός και επειδή οι συμβολαιογράφοι συνήθως διστάζουν να την αναλάβουν.

Ωστόσο, αυτή η μέθοδος υπάρχει και με κάποια επιμονή μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

Χρήση μαρτύρων

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καμία από αυτές τις μεθόδους, τότε προσπαθήστε να εμφανιστείτε στον παραλήπτη με μάρτυρες που μπορούν να επιβεβαιώσουν την παράδοση της αίτησης ή την άρνηση παραλαβής της. Μιλήσαμε για τη συνεργασία με μάρτυρες στο Κεφάλαιο 4.

Πιθανώς ο καθένας τουλάχιστον μία φορά χρειάστηκε να αντιμετωπίσει την ανάγκη να γράψει μια επαγγελματική επιστολή. Κατά τη σύνταξη του, άθελά σου καταλήγεις στο συμπέρασμα ότι δεν είναι καθόλου εύκολο. Υπάρχουν πολλοί κανόνες και κανονισμοί για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών που πρέπει να γνωρίζετε. Το άρθρο περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία σύνταξης ενός εγγράφου, παρέχει δείγματα επαγγελματικών επιστολών και συζητά τους τύπους και τον σχεδιασμό τους.

Μορφή

Τα έτοιμα έντυπα θα προσθέσουν σταθερότητα και θα υποδείξουν την αξιοπιστία της εταιρείας. Περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για τον οργανισμό, όπως:

• Ονομα.
• Διεύθυνση.
• Τηλέφωνα επικοινωνίας.
• Δικτυακός τόπος.
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
• Λογότυπο.
• Άλλα στοιχεία επικοινωνίας.

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τα έντυπα. Επομένως, κάθε οργανισμός αποφασίζει ανεξάρτητα ποιες πληροφορίες θα συμπεριλάβει σε αυτές.

Πώς να γράψετε σωστά επαγγελματικές επιστολές; Παρασκευή

Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται και μορφοποιούνται με συγκεκριμένο τρόπο, σύμφωνα με τους εγγενείς κανόνες και τις απαιτήσεις τους. Ανάλογα με τον στόχο, ο συγγραφέας σκέφτεται το περιεχόμενο λεπτομερώς για να λάβει το αποτέλεσμα που υπολογίζει. Πρέπει να κατανοήσει με σαφήνεια ποιες πληροφορίες γνωρίζει ήδη ο παραλήπτης για το θέμα της επιστολής, σε τι να τη βασίσει και τι νέο θα υπάρχει σε αυτήν. Τα επιχειρήματα εξαρτώνται από τον στόχο που επιδιώκει ο συγγραφέας. Η διαδικασία προετοιμασίας μιας επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να χωριστεί στα ακόλουθα στάδια:

• Μελετώντας το θέμα.
• Σύνταξη σχεδίου επιστολής.
• Η έγκρισή του.
• Υπογραφή.
• Εγγραφή.
• Αποστολή στον παραλήπτη.

Δομή επαγγελματικών επιστολών

Κατά τη σύνταξη ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να το κορεστείτε με πληροφορίες, δηλαδή να βάλετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες εκεί. Μπορεί να είναι απλό ή σύνθετο. Σε μια απλή επιστολή, το περιεχόμενο μεταφέρει με σαφήνεια και περιεκτικότητα πληροφορίες που γενικά δεν απαιτούν απάντηση από τον παραλήπτη. Ένα σύνθετο μπορεί να αποτελείται από πολλές ενότητες, σημεία και παραγράφους. Κάθε παράγραφος παρουσιάζει μια πτυχή της πληροφορίας. Αυτοί οι τύποι δειγμάτων επαγγελματικών επιστολών αποτελούνται συνήθως από μια εισαγωγική ενότητα, το σώμα και το κλείσιμο.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα σύνταξης επιχειρηματικής επιστολής - το εισαγωγικό της μέρος.

Το κύριο μέρος περιγράφει καταστάσεις και γεγονότα, παρέχει την ανάλυση και τα στοιχεία τους. Σε αυτό το κομμάτι είναι που πείθουν ότι πρέπει να δράσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, να αποδείξουν πώς ήταν τα πράγματα και να ενημερώσουν για την ανάγκη συμμετοχής σε οποιαδήποτε εκδήλωση, δίνοντας διάφορα επιχειρήματα.

Το συμπέρασμα περιέχει συμπεράσματα που γίνονται με τη μορφή προτάσεων, αιτημάτων, υπενθυμίσεων, αρνήσεων κ.λπ.

Ένα παράδειγμα σύνταξης επιχειρηματικής επιστολής - το τελευταίο μέρος της - παρουσιάζεται παρακάτω. Αυτό συνοψίζει την απαίτηση που αναφέρεται στην κύρια.

Όλες οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι άριστα συνεπείς και κατανοητές.

Κάθε γράμμα ξεκινά με μια διεύθυνση στο κέντρο. Αυτό το μικρό κομμάτι είναι εξαιρετικά σημαντικό. Κατά την επιλογή του, ο συγγραφέας πρέπει να λάβει υπόψη του:

• Θέση αποδέκτη.
• Η φύση της σχέσης.
• Διατύπωση.
• Εθιμοτυπία.

Θα πρέπει να υπάρχει μια ευγενική φόρμα στο τέλος της επιστολής. Για παράδειγμα: «...Εκφράζω την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία (ευγνωμοσύνη για την πρόσκληση)...» Αυτές οι φράσεις ακολουθούνται από την υπογραφή του συγγραφέα.

Στυλ

Όλες οι επιστολές πρέπει να είναι γραμμένες σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ, που σημαίνει τη χρήση επίσημης γλώσσας επιχειρηματικές σχέσεις. Τα χαρακτηριστικά μιας τέτοιας γλώσσας διαμορφώνονται στις ακόλουθες συνθήκες:

• Οι κύριοι συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές σχέσεις είναι νομικά πρόσωπα, για λογαριασμό των διευθυντών και των υπαλλήλων του οποίου συντάσσονται επιστολές.
• Οι σχέσεις στους οργανισμούς ρυθμίζονται αυστηρά.
• Αντικείμενο επικοινωνίας είναι οι δραστηριότητες της εταιρείας.
• Τα έγγραφα διαχείρισης έχουν γενικά έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Συχνά, κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, συμβαίνουν οι ίδιες καταστάσεις.

Από αυτή την άποψη, οι πληροφορίες που περιέχονται σε μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να είναι:

• Επίσημος, απρόσωπος, τονίζοντας την απόσταση μεταξύ των συμμετεχόντων στην επικοινωνία.
• Απευθύνεται, προορίζεται για συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Επίκαιρο τη στιγμή της συγγραφής.
• Αξιόπιστη και αμερόληπτη.
• Αιτιολογημένο να παρακινήσει τον παραλήπτη να εκτελέσει οποιαδήποτε ενέργεια.
• Ολοκληρώθηκε για λήψη αποφάσεων.

Απαιτήσεις

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Ο λόγος είναι τυποποιημένος σε όλα τα επίπεδα - λεξιλογικό, μορφολογικό και συντακτικό. Περιέχει πολλές εκφράσεις, όρους και τύπους.
• Ο τόνος της γραφής είναι ουδέτερος, συγκρατημένος και αυστηρός, χωρίς τη χρήση συναισθηματικής και εκφραστικής γλώσσας.
• Ακρίβεια και σαφήνεια του κειμένου, χωρίς λογικά λάθη, σαφήνεια και στοχαστικότητα της διατύπωσης.
• Συνοπτικότητα και συντομία - χωρίς τη χρήση εκφράσεων που έχουν πρόσθετο νόημα.
• Η χρήση γλωσσικών τύπων που σχηματίζονται ως αποτέλεσμα επαναλαμβανόμενων καταστάσεων.
• Η χρήση όρων, δηλαδή λέξεων ή φράσεων που έχουν ειδικές έννοιες.
• Η χρήση συντομογραφιών, οι οποίες μπορεί να είναι λεξιλογικές (δηλαδή, σύνθετες λέξεις που σχηματίζονται με την αφαίρεση γραμμάτων από μέρη λέξεων: LLC, GOST και ούτω καθεξής) και γραφικές (δηλαδή, ονομασίες λέξεων σε συντομευμένη μορφή: grn, zh-d, και τα λοιπά.).
• Η χρήση κατασκευών στις γεννητικές και οργανικές περιπτώσεις.
• Φράσεις με λεκτικά ουσιαστικά («παρέχω υποστήριξη» αντί για «υποστήριξη»).
• Χρήση απλών κοινών προτάσεων.

Τα παραπάνω δείγματα επιχειρηματικών επιστολών παρακάτω φαίνονται στο πλήρη έκδοση(με το κύριο μέρος). Οι πληροφορίες πληρούν όλες τις απαιτήσεις ενός επίσημου επιχειρηματικού στυλ.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Είναι καλύτερο να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή για ένα συγκεκριμένο θέμα. Εάν είναι απαραίτητο να επιλύσετε πολλά ζητήματα ταυτόχρονα, συνιστάται να σχεδιάσετε πολλές διαφορετικές επιλογές.

Οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να έχουν το ακόλουθο περιεχόμενο:

• Συνοδευτικά. Τέτοιες επιστολές χρειάζονται συνήθως για να σας ενημερώσουν πού να στείλετε έγγραφα.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Ένα δείγμα συνοδευτικής επιστολής θα βοηθήσει όσους χρειάζονται να συντάξουν αυτό το είδος εγγράφου.)

• Εγγυημένα. Είναι γραμμένα για να επιβεβαιώσουν τυχόν υποσχέσεις ή προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, η πληρωμή για εργασία, ενοίκιο, χρόνους παράδοσης κ.λπ. μπορεί να είναι εγγυημένη.
• Ευχαριστώ. Άρχισαν να χρησιμοποιούνται ιδιαίτερα συχνά σε Πρόσφατα. Τέτοιες επιστολές δείχνουν καλό εταιρικό τόνο. Μπορούν να εκδοθούν σε κανονικό επιστολόχαρτο ή σε έγχρωμο χαρτί με όμορφη εκτύπωση.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Ένα δείγμα της ποικιλίας των ευχαριστιών συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή, ανάλογα με τις εργασίες που επιλύει. Σε αυτήν την περίπτωση, η επιστολή εκφράζει την ουσία της με τη συντομότερη μορφή. Ένα τέτοιο δείγμα, κατασκευασμένο σε χρωματιστό χαρτί με ένα στολίδι, μπορεί να κρεμαστεί στον τοίχο στην παρέα του δωματίου σε ένα τιμητικό μέρος.)

• Ενημερωτική.
• Διδακτικός.
• Συγχαρητήρια.
• Διαφήμιση.

Υπάρχουν επίσης γράμματα:

• Προτάσεις για συνεργασία. Αρκετά συνηθισμένο τον τελευταίο καιρό, που αποστέλλονται σε οργανισμούς, είναι συχνά διαφημιστικού χαρακτήρα, για παράδειγμα, όπως αυτό το δείγμα. Είναι αρκετά δύσκολο να γράψετε εμπορικές επιστολές· πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές αποχρώσεις για να τραβήξετε την προσοχή, και ακόμη περισσότερο, να ενδιαφερθείτε. Αν όμως το συνθέσετε σύμφωνα με το παρακάτω δείγμα, έχει κάθε πιθανότητα επιτυχίας.

• Προσκλήσεις. Αποστέλλονται, προσκαλώντας τους να συμμετάσχουν σε διάφορες εκδηλώσεις. Συνήθως απευθύνονται στον διευθυντή ή επίσημος, αλλά μπορεί να απευθύνεται και σε όλη την ομάδα.
• Αιτήσεων.
• Ειδοποιήσεις.
• Αιτήματα και πολλά άλλα.

Πώς να γράψετε μια απάντηση σε μια επιστολή. Παράδειγμα

Η απάντηση πρέπει να ξεκινήσει επαναλαμβάνοντας το αίτημα που αναφέρεται στην πρώτη επιστολή. Στη συνέχεια δίνονται τα αποτελέσματα της εξέτασης του και εκφράζεται έγκριση ή λόγος άρνησης. Μια επιστολή απάντησης επιχείρησης μπορεί να περιέχει μια εναλλακτική λύση στις αναμενόμενες πληροφορίες. Συνήθως πληροί τις ακόλουθες αρχές:

• Διαθεσιμότητα συνδέσμου προς το πρώτο γράμμα και το περιεχόμενό του.
• Πανομοιότυπη γλώσσα σημαίνει.
• Συγκρίσιμες πτυχές πεδίου και περιεχομένου.
• Συμμόρφωση με μια συγκεκριμένη σειρά.

Ντεκόρ

Εκτός από τη χρήση εταιρικών επιστολόχαρτων για επαγγελματικές επιστολές, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη και άλλες λεπτότητες κατά το σχεδιασμό τους. Αυτά είναι λεπτομέρειες, κανόνες για συντομογραφίες, διευθύνσεις γραφής, επικεφαλίδες, μήκος κειμένου, πλάτη πεδίων και άλλα.

Δείγματα μιας επαγγελματικής επιστολής σάς βοηθούν να τη συνθέσετε, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις λεπτές αποχρώσεις και τις αποχρώσεις. Χρησιμοποιούνται τόσο από αρχάριους εργαζόμενους γραφείου όσο και από έμπειρους εργαζόμενους. Χάρη στα δείγματα μαθαίνουν να γράφουν σωστά γράμματα και εξοικονομούν πολύ χρόνο.

Η ερωτηματική επιστολή είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους εταιρικής αλληλογραφίας μέσω email. Παρά την απλότητά τους, τα ερωτηματικά είναι αυτά που δημιουργούν πολλές δυσκολίες τόσο στον αποστολέα όσο και στον παραλήπτη.

Λάθη όταν γράφετε ερωτηματικά

1. Μια ερώτηση κρέμεται στον αέρα.

Το πρόβλημα με αυτή την ερώτηση είναι ότι τίθεται σε κάποιον άγνωστο, για ποιο σκοπό και σε σχέση με τι.

Για παράδειγμα: «Θα δεχτείς μια τριμελή οικογένεια;» Αυτό ήταν το πρώτο γράμμα. Ακόμη και ο παραλήπτης αυτής της επιστολής δεν μπόρεσε να απαντήσει επαρκώς σε αυτήν την ερώτηση. Το γεγονός είναι ότι πριν από λίγο καιρό ο παραλήπτης δημοσίευσε μια αγγελία σε διάφορους πόρους ότι ο εργοδότης ήταν έτοιμος να προσφέρει εργασία στην ειδικότητά του με την παροχή στέγης. Για διάφορες κενές θέσεις υπήρχαν διαφορετικές συνθήκες. Όταν ένα μήνα αργότερα έρχεται ένα γράμμα με μια τέτοια ερώτηση χωρίς προοίμιο, δεν θέλετε καν να απαντήσετε. Γιατί τέτοιος υπάλληλος; Ακόμα κι αν είναι ιδιοφυΐα στον τομέα του, στο γράμμα του έδειξε τον εαυτό του στα χειρότερα του.

2. Μια ερώτηση φορτωμένη με περιττές λεπτομέρειες.

Εάν κάνετε μια ερώτηση στο πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας, τότε στο σώμα της επιστολής αρκεί να αναφερθείτε στην προηγούμενη επιστολή και να μην την επιβαρύνετε με περιττές λεπτομέρειες.

Για παράδειγμα: «Είπατε ότι μπορείτε να κάνετε μια μετάφραση εξ αποστάσεως. Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο. Και μου είπαν ότι... Πόσο κοστίζει μια συμβολαιογραφική μετάφραση πιστοποιητικού γέννησης ή πιστοποιητικού γάμου από τα ουκρανικά στα ρωσικά;» Σε αυτή την περίπτωση, ήταν δυνατό να τα βγάλετε πέρα ​​με μια πρόταση ή φράση: «Είπατε ότι είναι δυνατόν να κάνετε μια μετάφραση εξ αποστάσεως. Πόσο κοστίζει μια συμβολαιογραφική μετάφραση πιστοποιητικού γέννησης ή πιστοποιητικού γάμου από τα ουκρανικά στα ρωσικά;»

3.Μια ερώτηση βγαλμένη από το πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας.

Πολύ συχνά η εργασιακή διαδικασία απαιτεί διάφορες διευκρινίσεις, διευκρινίσεις και λύσεις σε προβλήματα που προκύπτουν στην πορεία. Σε τέτοιες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται διευκρινιστικές ερωτήσεις. Αλλά συμβαίνει ότι κάποιοι κάνουν τέτοιες ερωτήσεις κάθε φορά σε μια νέα επιστολή, χωρίς να αποθηκεύουν το ιστορικό της αλληλογραφίας. Αυτό περιπλέκει πολύ τη διαδικασία απόκρισης και τη ζωή του παραλήπτη. Κάθε φορά αναγκάζεται να ψαχουλέψει γραμματοκιβώτιοκαι αναζητήστε προηγούμενες επιστολές και τις απαντήσεις σας σε αυτές. Διατηρήστε προηγούμενη αλληλογραφία για κάθε έργο ή θέμα.

Πώς να γράψετε σωστά μια ερωτηματική επιστολή;

1. Απευθυνθείτε στον παραλήπτη ονομαστικά.Εάν η επιστολή απευθύνεται σε ομάδα, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο.

Αγαπητέ Σεργκέι Ανατόλιεβιτς!

2. Ορίστε το πλαίσιο. Ποιος ήταν ο λόγος που γράψατε και γιατί απευθύνεστε συγκεκριμένα στον παραλήπτη;

Στο προσωπική συνάντησηΕσείς και εγώ συζητήσαμε πιθανά θέματα για το θέμα για την Ημέρα της Νίκης και καταλήξαμε ιστορίες ζωήςβετεράνων.

3. Δηλώστε το πρόβλημα.Διατυπώστε συνοπτικά την ουσία του προβλήματος.

Ωστόσο, μέσω προσωπικής επικοινωνίας, κατάφερα να εισπράξω ενδιαφέρον υλικόαπό τις αναμνήσεις των παιδιών του πολέμου.

4. Κάντε μια ερώτηση.Διατυπώστε το όσο το δυνατόν πιο σύντομα και ξεκάθαρα. Όσο καλύτερα διατυπωθεί η ερώτηση, τόσο πιο ακριβής θα είναι η απάντηση.

Μπορούμε να συμπεριλάβουμε ένα άρθρο για τα παιδιά του πολέμου στο τεύχος;

5. Σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας.

Θα ήμουν ευγνώμων για τη γρήγορη απάντησή σας.

	-
	-	Στέλνοντας εκατοντάδες εμπορικές προσφορές, αιτήματα και άλλες επαγγελματικές επιστολές κάθε μέρα, αλλά δεν το επιτυγχάνετε με το μήνυμά σας επιθυμητό αποτέλεσμα? Δεν ξέρετε πώς να υπενθυμίζετε διακριτικά και ευγενικά στον αποδέκτη τις υποχρεώσεις του; Τότε η διαδικτυακή εκπαίδευση σίγουρα θα σας βοηθήσει «Επιχειρηματικές δεξιότητες γραφής»! Μπορείτε να το πάρετε ανά πάσα στιγμή