Ένα από τα ιερά καθήκοντα ενός γραμματέα είναι να προετοιμάζει συναντήσεις, συναντήσεις και συναντήσεις που ξεκινούν από τους ηγέτες διαφορετικά επίπεδα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο γραμματέας τηρεί επίσης πρακτικά τέτοιων εκδηλώσεων. Σε αυτό το άρθρο, θα σας πούμε πώς να κάνετε αυτές τις διαδικασίες πιο αποτελεσματικές.

Για να αρχίσουμε να μιλάμε για το πρωτόκολλο, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να σταθούμε στην προετοιμασία των συναντήσεων. Πριν από μια τέτοια εκδήλωση, είναι σημαντικό να σκεφτείτε την ημερήσια διάταξη, να καθορίσετε τη σύνθεση των συμμετεχόντων, να διαβάσετε τις αναφορές όλων των ομιλητών και άλλο υλικό. Όλα αυτά θα απαιτήσουν πρόσθετες προσπάθειες, αλλά ως αποτέλεσμα, η διατήρηση του πρωτοκόλλου θα είναι πολύ πιο εύκολη.

ΠΩΣ ΝΑ ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΗΣΕΤΕ ΧΡΟΝΟ;

Σύμφωνα με διάφορες μελέτες, από 10 έως 50% του χρόνου εργασίας του επικεφαλής του οργανισμού και άλλων εργαζομένων μπορεί να δαπανηθεί σε συναντήσεις. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, οι διοργανωτές, οι οικοδεσπότες και οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν υπόψη τους τους ακόλουθους κανόνες:

Συζητήστε στη συνάντηση μόνο ζητήματα που δεν μπορούν να επιλυθούν στην κατάσταση λειτουργίας.

Περιορίστε τον αριθμό των συμμετεχόντων στη σύσκεψη. Είναι ευθέως ανάλογο με τη διάρκεια της εκδήλωσης. Εάν μια συνάντηση με 5 άτομα διαρκεί 1 ώρα, τότε με 10 ή περισσότερους συμμετέχοντες, είναι πιθανό να διαρκέσει 2 ώρες ή περισσότερο.

Προετοιμάστε εκ των προτέρων πληροφοριακό υλικό για τη συνάντηση. Υπολογισμοί, αναλυτικές αναφορές, πίνακες, γραφήματα, περιλήψεις, υλικό φωτογραφιών και βίντεο, παρουσιάσεις, δείγματα προϊόντων, γνωματεύσεις ειδικών πρέπει να παρέχονται από εξειδικευμένους ειδικούς. Όμως ο γραμματέας της συνεδρίασης είναι υποχρεωμένος να ελέγξει την ετοιμότητα των υλικών. Επομένως, μία ή δύο ημέρες πριν από την εκδήλωση θα πρέπει:

α) με τη βοήθεια των υπευθύνων που θα κάνουν παρουσιάσεις, συντάσσουν κατάλογο με όλο το πληροφοριακό υλικό·

β) να λαμβάνει από υπεύθυνα υλικά που κατασκευάζονται σε σε ηλεκτρονική μορφή(για παράδειγμα, παρουσιάσεις, επεξηγηματικές σημειώσεις κ.λπ.)

γ) να λαμβάνουν έντυπες περιλήψεις και κείμενα εκθέσεων από υπεύθυνα πρόσωπα.

Για κάθε θέμα, ορίστε έναν υπεύθυνο υπάλληλο, ακόμη και όταν μια ομάδα ατόμων πρέπει να εκτελέσει την εντολή.

Μη χάνετε χρόνο εκθέτοντας τους ένοχους. Θυμηθείτε ότι το κύριο καθήκον κάθε συνάντησης είναι να συζητήσετε την ημερήσια διάταξη και να λάβετε αποφάσεις για αυτήν.

ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ

Αυτή είναι μια λίστα με θέματα που προγραμματίζεται να συζητηθούν στη συνάντηση. Καθορίζονται από τον πρόεδρο της συνεδρίασης. Ωστόσο, σε αυτή τη διαδικασία μπορεί να εμπλακεί και ο γραμματέας.

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες οδηγίες κατά τον καθορισμό της ατζέντας:

• Διαχωρίστε τα θέματα συνάντησης που είναι πολύ εκτεταμένα σε πολλά υποθέματα.Τα αρμόδια πρόσωπα μπορούν να πραγματοποιούν προπαρασκευαστικές συναντήσεις για κάθε επιμέρους θέμα, εάν είναι απαραίτητο.

Για παράδειγμα, μια συνάντηση που έχει προγραμματιστεί για το τέλος του μήνα με θέμα «Σχετικά με την εφαρμογή των προγραμματισμένων δεικτών από τα κύρια καταστήματα παραγωγής» θα πρέπει να προηγηθεί μια σειρά μικρών συναντήσεων στα καταστήματα: «Σχετικά με την εφαρμογή του σχεδίου από την χυτήριο», «Περί εφαρμογής του σχεδίου από το blank shop», «Σχετικά με την υλοποίηση του σχεδίου από το μηχανουργείο», «Σχετικά με την εφαρμογή του σχεδίου από το συνεργείο συναρμολόγησης». Ή μια συνάντηση με θέμα "Σχετικά με την εφαρμογή ενός συστήματος ERP σε μια επιχείρηση" θα πρέπει να προηγηθεί από πολλές συναντήσεις: "Σχετικά με τα προβλήματα εφαρμογής ενός συστήματος ERP στην παραγωγή", "Σχετικά με την παροχή επικοινωνίας μεταξύ του συστήματος ERP και 1C στη λογιστική », «Σχετικά με την τεχνική υποστήριξη του συστήματος ERP και μεταφορά δεδομένων» κ.λπ.

• Βάλτε στην ημερήσια διάταξη θέματα ίσης σημασίας, που ενώνονται από ένα κοινό θέμα. Για παράδειγμα, παροχή μεταφοράς, παραγγελία παράδοσης στην αποθήκη, αποστολή και εξαγωγή τελικών προϊόντωναπό τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

Ένα ευρύτερο φάσμα αλληλένδετων θεμάτων θα μπορούσε επίσης να τεθεί στην ημερήσια διάταξη. Για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν:

Απόκτηση νέας γραμμής παραγωγής.

Τεχνολογική προετοιμασία της παραγωγής;

Πραγματοποίηση αλλαγών στη σχεδίαση και την τεχνολογική τεκμηρίωση σε σχέση με την απόκτηση νέου εξοπλισμού.

Εκσυγχρονισμός κτιρίων παραγωγής και ανάπτυξη δεσμών μηχανών.

Logistics υποστήριξη της παραγωγής.

Ταυτόχρονα, η ανακατασκευή της εισόδου του εργοστασίου ή η οργάνωση ηλεκτρονικών πληρωμών για πάσο στην καντίνα του εργοστασίου σαφώς δεν αξίζει να συζητηθεί σε αυτή τη συνάντηση.

Είναι σαφές ότι ο γραμματέας δεν μπορεί πάντα να επηρεάζει το περιεχόμενο της ημερήσιας διάταξης. Η συνάντηση συγκεντρώνεται από τον αρχηγό, ο οποίος σκιαγραφεί επίσης το φάσμα των θεμάτων. Και αν ο διευθυντής συμπεριλάβει στην ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης την αγορά μιας νέας γραμμής παραγωγής για την παραγωγή χυτών και την οργάνωση ενός ανοιξιάτικου subbotnik για να καθαρίσει την περιοχή, τότε μπορεί να μην είναι δυνατό να τον πείσει. Αλλά από την πλευρά μας, μπορούμε να προσφέρουμε να φέρουμε τη συζήτηση για την οργάνωση του subbotnik σε μια άλλη συνάντηση, για παράδειγμα, συνδυάζοντάς την με το θέμα της βαφής της πρόσοψης του κτιρίου ή την πραγματοποίηση εορτασμών με την ευκαιρία των γενεθλίων του οργανισμού.

• Να γίνει η ημερήσια διάταξη μόνο εκείνων των θεμάτων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα και την περιοχή ευθύνης των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Για παράδειγμα, θα ήταν άχρηστο να συζητηθούν θέματα προμήθειας απουσία του επικεφαλής της προμήθειας.
• Περιορίστε τον αριθμό των θεμάτων και των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Θα πρέπει να είναι όσες μπορούν να συζητηθούν αποτελεσματικά και να επιλυθούν εντός της καθορισμένης χρονικής περιόδου. Για παράδειγμα, για 1 ώρα της συνάντησης, μπορείτε να συζητήσετε από 1 έως 5 θέματα, ανάλογα με την κλίμακα των θεμάτων που συζητήθηκαν και την ποιότητα της προετοιμασίας της συνάντησης.
• Συμπεριλάβετε στην ημερήσια διάταξη έκθεση για τα καθήκοντα και τις αναθέσεις που δόθηκαν στην τελευταία συνεδρίασηεάν οι συνεδριάσεις συγχωνευθούν κοινό θέμακαι σύνθεση των συμμετεχόντων. Να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι, ακόμη και αν ένα τέτοιο θέμα δεν είναι στην ημερήσια διάταξη, ο πρόεδρος μπορεί, με την εξουσία του, να το εισαγάγει. Επομένως, είναι καλύτερο να εκτυπώσετε εκ των προτέρων τη λίστα οδηγιών - ο πρόεδρος, ο υπεύθυνος και ο γραμματέας πρέπει να τον έχουν.

ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ

Γενικές απαιτήσεις για τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση:

Ικανότητα και ενδιαφέρον για τα θέματα της ημερήσιας διάταξης.

Μια αρκετά υψηλή θέση για τη λήψη αποφάσεων και την παροχή οδηγιών στους υφισταμένους μετά τα αποτελέσματα της συνάντησης.

Η λίστα των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης ενδέχεται να αλλάξει. Εάν υπάρχουν θέματα στην ημερήσια διάταξη που επηρεάζουν όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση και θέματα που αφορούν μόνο ορισμένους από αυτούς, τότε θα πρέπει πρώτα να συζητήσετε γενικά ζητήματα. Στο τέλος αυτού του μέρους της συνάντησης, οι εργαζόμενοι που δεν συμμετέχουν σε περαιτέρω συζήτηση μπορούν να αφεθούν ελεύθεροι.

Πώς να ειδοποιήσετε όλους

Ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση σχετικά με την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο διεξαγωγής του, το θέμα της εκδήλωσης.

Μπορείτε να αναφέρετε μια συνάντηση μέσω τηλεφώνου, sms, ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ(με ειδοποίηση παράδοσης και ανάγνωσης), προσωπική παράκαμψη.

Εάν ένας από τους συμμετέχοντες δεν βρίσκεται στο χώρο εργασίας για διάφορους λόγους ( ετήσιες διακοπές, προσωρινή αναπηρία, επαγγελματικό ταξίδι κ.λπ.), είναι απαραίτητο να μάθετε τον λόγο της απουσίας και να υπενθυμίσετε στον υπάλληλο που αντικαθιστά τον απόντα σύμφωνα με το πρόγραμμα αντικατάστασης ότι πρέπει να είναι παρών στη συνάντηση.

Θα είναι επίσης χρήσιμο να προσθέσετε μια συμβουλή εργαλείου στο ημερολόγιο στον υπολογιστή σας, όπως "υπενθυμίστε στον αναπληρωτή ότι πρέπει να παρακολουθήσει τη συνάντηση προγραμματισμού".

Πληροφορίες σχετικά με το ποιος και πότε ειδοποιήθηκε για τη συνάντηση μπορούν να καταχωρηθούν σε έναν πίνακα (Παράδειγμα 1).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 1

Ειδοποίηση συμμετεχόντων στη σύσκεψη

Η συνάντηση θα πραγματοποιηθεί στις 24/06/2017 και ώρα 11:00 π.μ. στο γραφείο του Διευθυντή Προμηθειών.

Θέμα: Σύναψη συμβάσεων με προμηθευτές για το δεύτερο εξάμηνο του 2017.

Ρυθμίσεις καθισμάτων για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη

Φροντίστε να ετοιμάσετε ένα διάγραμμα θέσεων για τη συνάντηση εάν θα υπάρχουν:

Ανώτεροι αξιωματούχοι (πόλεις, περιφέρειες, εδάφη, δημοκρατίες, ομοσπονδίες)·

Ιδιοκτήτες διεθνικών εταιρειών και συμμετοχών, κ.λπ.

Εκπρόσωποι συνεργαζόμενων οργανώσεων.

Ο γραμματέας, εάν είναι δυνατόν, λαμβάνει θέση σε ξεχωριστό τραπέζι δίπλα στο τραπέζι του προέδρου (Παράδειγμα 2).

Παράδειγμα 2

Διάγραμμα θέσεων

Καρτέλες με ονόματα

Στους πίνακες απέναντι από τις αντίστοιχες θέσεις, είναι απαραίτητο να τοποθετήσετε κάρτες ονομάτων με τη θέση και (ή) το πλήρες όνομα. κάθε συμμετέχοντα. Η απλούστερη επιλογή είναι ένα φύλλο χαρτιού διπλωμένο σε ένα "σπίτι" (Εικ. 1)

Ρύζι. ένας.Κάρτα ονόματος παρευρισκόμενου στη σύσκεψη

Σήματα

Σε ιδιαίτερα κρίσιμες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να προετοιμαστούν κονκάρδες (πινακίδες), οι οποίες θα πρέπει να αναφέρουν:

ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ. συμμετέχοντες·

τις θέσεις τους·

Το όνομα του οργανισμού που εκπροσωπεί κάθε συμμετέχων·

Η τοποθεσία στην οποία βρίσκεται ο καθορισμένος οργανισμός.

Το σήμα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει:

Το λογότυπο του οργανισμού που εκπροσωπεί ο συμμετέχων·

Λογότυπο (έμβλημα) της εκδήλωσης (συνεδριάσεις, συνέδρια κ.λπ.).

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κονκάρδες με κορδόνι ή μανταλάκι. Πωλούνται σε καταστήματα χαρτικών και ειδών γραφείου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένθετα με κείμενο μόνοι σας, στη συνέχεια να τα εκτυπώσετε σε έναν εκτυπωτή, να τα κόψετε με ψαλίδι και να τα τοποθετήσετε σε κονκάρδες (Εικ. 2).

Ρύζι. 2.Ένθετο σήματος σχεδιασμένο από εσάς

Εάν διατεθούν αρκετά κεφάλαια για προετοιμασία, μπορούν να παραγγελθούν κάρτες εισαγωγής από έναν οργανισμό που παρέχει υπηρεσίες εκτύπωσης. Και για τις συνηθισμένες εσωτερικές συναντήσεις, τα σήματα δεν χρειάζονται καθόλου.

ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ

Στο διαφορετικά είδηπαραχωρούνται συναντήσεις διαφορετικό ποσόχρόνος. Για παράδειγμα, μια πρωινή συνάντηση μπορεί να διαρκέσει περίπου μισή ώρα, ενώ μια διαπεριφερειακή συνάντηση για ένα συγκεκριμένο θέμα μπορεί να διαρκέσει ολόκληρη την ημέρα.

Η διάρκεια της συνάντησης θα πρέπει να προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να γνωρίζουν τις ώρες έναρξης και λήξης της εκδήλωσης. Αυτό θα σας βοηθήσει να εργαστείτε γρήγορα και αποτελεσματικά, ώστε να μην ξενυχτάτε.

φρένα

Εάν η διάρκεια της συνάντησης υπερβαίνει την αστρονομική ώρα (60 λεπτά), τότε είναι απαραίτητο να γίνονται διαλείμματα κάθε ακαδημαϊκή ώρα (45 λεπτά).

Σε ιδιαίτερα μεγάλες εκδηλώσεις, ενδέχεται να παρέχονται παύσεις, κατά τις οποίες προσφέρονται στους συμμετέχοντες σνακ (σάντουιτς, φρούτα, γλυκά) και ποτά (τσάι, καφές, χυμοί, μεταλλικό νερόκαι τα λοιπά.).

Όταν το επίπεδο της σύσκεψης είναι χαμηλό και υπάρχει ψυγείο, καφετιέρα και επιτραπέζια σκεύη μιας χρήσης για τους επισκέπτες του γραφείου κοντά στην αίθουσα συσκέψεων, οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα μπορούν να ρίξουν καφέ, τσάι ή νερό.

Μπουκάλια με νερό και ποτήρια μπορούν να τοποθετηθούν εκ των προτέρων στα τραπέζια στα οποία κάθονται οι συμμετέχοντες στη συνάντηση - τότε θα μπορούν να ξεδιψάσουν όχι μόνο κατά τη διάρκεια του διαλείμματος, αλλά ανά πάσα στιγμή. Είναι καλύτερα να μην βάζετε φαγητό στα τραπέζια. Θα είναι ενοχλητικό αν κάποιος από τους συμμετέχοντες ρίξει ένα σάντουιτς σε επαγγελματικά χαρτιά ή χυθεί καφές.

Είναι καλύτερα να στρώσετε το τραπέζι με σνακ και ποτά σε ξεχωριστό δωμάτιο. Αυτό συνήθως το κάνει ο γραμματέας, αλλά μόνο αν δεν τηρεί πρακτικά. Όταν ο γραμματέας δεν μπορεί να φύγει από την αίθουσα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, ένα άλλο μέλος του προσωπικού που έχει οριστεί να κάνει το διάλειμμα θα πρέπει να κανονίσει το διάλειμμα. Ή, εναλλακτικά, η γραμματέας προετοιμάζει τα πάντα για διαλείμματα για καφέ πριν τη συνάντηση. Σε εκτεταμένες συναντήσεις, οι βοηθοί είναι συνήθως απαραίτητοι.

Χρονικό πλαίσιο

Η διάρκεια της εκδήλωσης θα πρέπει να ρυθμιστεί. Ο πρόεδρος της συνεδρίασης παρακολουθεί την τήρηση αυτού του κανόνα.

Κατά τον προγραμματισμό της συνάντησης, φροντίστε να λάβετε υπόψη τον χρόνο που απαιτείται για κάθε ομιλητή για να μιλήσει και να συζητήσει κάθε θέμα.

Ελέγξτε με τον πρόεδρο για το χρονοδιάγραμμα κάθε ομιλίας.

Προγραμματίστε διαλείμματα εάν είναι απαραίτητο.

Προσθέστε όλες τις χρονικές περιόδους στην αριθμομηχανή και προσθέστε στο ποσό που λάβατε

Ο χρόνος που μπορεί να διαρκέσει η συνεδρίαση θα πρέπει να κοινοποιηθεί στον πρόεδρο. Εάν συμφωνεί με αυτό το ποσό, οι κανονισμοί πρέπει να γνωστοποιηθούν σε όλους τους συμμετέχοντες, εάν όχι, θα πρέπει να κάνουν προσαρμογές και να υποβάλουν έκθεση στον πρόεδρο.

Μετά από συμφωνία, η ατζέντα με χρονικούς περιορισμούς αποστέλλεται σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη (Παράδειγμα 3).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 3

Ατζέντα με χρονικούς περιορισμούς

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ: 5 ΒΑΣΙΚΑ ΒΗΜΑΤΑ

Πρωτόκολλοτεκμηριώστε τόσο τις δραστηριότητες των μόνιμων συλλογικών οργάνων (επιτροπές, επιτροπές, συμβούλια κ.λπ.) όσο και των προσωρινών συλλογικών οργάνων - διάφορες συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, σεμινάρια και συνέδρια.

Διανέμω τους παρακάτω τύπουςπρωτόκολλα:

. Σύντομο Πρωτόκολλο- ένα έγγραφο στο οποίο καθορίζεται το πλήρες όνομα. και τις θέσεις των συμμετεχόντων στη συνάντηση, το θέμα της, τα κύρια θέματα, περίληψηεκθέσεις, αποφάσεις που ελήφθησαν, κατάλογος καθηκόντων για κάθε υπεύθυνο. Ένα τέτοιο πρωτόκολλο, κατά κανόνα, τηρείται σε επιχειρησιακές συνεδριάσεις.

. Πλήρες πρωτόκολλο, εκτός από όλα τα παραπάνω, περιλαμβάνει αναλυτικά αρχεία όλων των ομιλιών, γνωμοδοτήσεων, τροπολογιών και άλλων αποχρώσεων της συζήτησης. Αυτό το έγγραφο σάς επιτρέπει να επαναφέρετε μια λεπτομερή εικόνα της συνάντησης.

Η μορφή τήρησης πρακτικών επιλέγεται από τον πρόεδρο της συνεδρίασης ή τον επικεφαλής της επιχείρησης.

Τα κείμενα των ομιλιών και το λοιπό υλικό που ετοιμάζονται για τη συνάντηση συντάσσονται με τη μορφή αιτήσεων. Πρέπει να αναφέρονται στο κείμενο του πρωτοκόλλου.

Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για το πόσο σωστά και πληρέστερα καταγράφεται η πορεία της συνάντησης. Αυτή η ευθύνη δεν μπορεί να υποτιμηθεί, αφού το πρωτόκολλο είναι το μόνο έγγραφο που αντικατοπτρίζει όλες τις ομιλίες, τις συζητήσεις, τα σχόλια και τις αποφάσεις που πρέπει να εφαρμοστούν. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, οι συμμετέχοντες μπορεί να μην ακούσουν κάτι, να μην έχουν χρόνο να το γράψουν. Αυτό θα είναι εύκολο να αποκατασταθεί με αναφορά στο πρωτόκολλο.

Βήμα 1: προετοιμασία του χώρου εργασίας

Για να διευκολύνετε τη λήψη λεπτών, πριν από την έναρξη της συνάντησης:

. Επιλέξτε τη θέση σας στην αίθουσαόπου θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση. Θα πρέπει να είναι ορατό σε όλους τους συμμετέχοντες στο πρόσωπο, οι ομιλίες του προέδρου, των ομιλητών και οι «παρατηρήσεις από το ακροατήριο» ακούγονται καθαρά (δείτε το διάγραμμα θέσεων στο Παράδειγμα 2).

. Βάλτε στο τραπέζι σας μια λίστα με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη με πλήρη ονόματα. και θέσεις, καθώς και ένα διάγραμμα θέσεων. Πριν από την έναρξη της συνάντησης, θα ήταν χρήσιμο να μελετήσετε προσεκτικά ποιος κάθεται πού και στη συνέχεια να εξετάσετε το διάγραμμα όπως χρειάζεται.

. Προμηθευτείτε χαρτικά. Πάρτε μαζί σας 2-3 στυλό, 2 μολύβια, 2 γόμες.

. Ελέγξτε εάν ο εξοπλισμός γραφείου και άλλες συσκευές λειτουργούν: ρολόι, συσκευή εγγραφής φωνής, βιντεοκάμερα (εάν υπάρχει). Μην ξεχνάτε το καλώδιο ρεύματος και τις εφεδρικές μπαταρίες ή συσσωρευτές.

Πριν από τη συνάντηση, αναλύστε τα κύρια σημεία όλων των αναφορών.

Βήμα 2: διορθώστε την πρόοδο της συνάντησης

Εκτός από το υλικό που προετοιμάζεται για τη συνάντηση (κείμενα εκθέσεων, ομιλίες, αναφορές, σχέδια αποφάσεων, ημερήσια διάταξη, λίστες συμμετεχόντων κ.λπ.), το πρωτόκολλο συντάσσεται με βάση ηχογράφηση, εγγραφή βίντεο, μεταγραφές ή προσχέδια χειρόγραφων σημειώσεων που τηρούνται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.

Πώς να κρατάτε πρόχειρες σημειώσεις;

1. Προετοιμάστε φύλλα για προσχέδιο πρωτοκόλλου- ο αριθμός τους εξαρτάται από το εύρος της ημερήσιας διάταξης. Στο πρώτο φύλλο, γράψτε την ημερομηνία της συνάντησης, το θέμα της, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη λίστα συμμετεχόντων, την ημερήσια διάταξη (Παράδειγμα 4).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 4

Σχέδιο πρακτικών της συνεδρίασης. Φύλλο αριθμός 1

Ερωτήσεις που υποβάλλονται για συζήτηση, γράψτε ξεχωριστά καθαρά σεντόνια, αφήνοντας αρκετό χώρο για καταχωρήσεις:

Φύλλο νούμερο 2: "Σχετικά με την κατάσταση των εργασιών για τη σύναψη συμβάσεων για την προμήθεια μη σιδηρούχων και σιδηρούχων μετάλλων." Η έκθεση του Prokhorov P.D.

Φύλλο νούμερο 3

Φύλλο αριθμός 4: "Περί μεταφοράς προμηθειών." Έκθεση του Medvedev V.Yu.

Φύλλο αριθμός 5: ... (θα συμπληρωθεί κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης).

Φύλλο αριθμός 6: «Περί κατάστασης διακανονισμών με συναφθείσες και εκτελεσθείσες συμβάσεις αγοράς πρώτων υλών και υλών». Έκθεση Fomina K.D.;

Φύλλο αριθμός 7: ... (θα συμπληρωθεί κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης).

Φύλλο αριθμός 8: «Περί σύναψης συμφωνιών με την Amethyst LLC για την προμήθεια χάλυβα και κραμάτων στον ΟΑΟ ΕΣΠΖ». Οι προτάσεις του Telegin I.I.

Φύλλο αριθμός 9: … (θα συμπληρωθεί κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης).

2. Ελέγξτε εάν είναι παρόντες όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη.Διαγράψτε με μολύβι όσους απουσιάζουν στο σχέδιο πρωτοκόλλου - μπορεί να καθυστερήσουν. Μάθετε τους λόγους της μη προσέλευσης και της καθυστέρησης μετά τη συνάντηση.

Την ώρα άφιξης όσων καθυστερούν, καθορίστε απευθείας στο κείμενο του πρωτοκόλλου σε παρένθεση:

Σε αυτή την περίπτωση θα γίνει γνωστό ακριβώς ποιοι από τους παρευρισκόμενους και τι ακριβώς έχασαν κατά τη συνάντηση.

3. Συμπληρώστε το στοιχείο "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ". Στο πρώτο φύλλο του σχεδίου και στα φύλλα με τους αντίστοιχους τίτλους των εκθέσεων, καταγράψτε με συνέπεια το πλήρες όνομα. και θέσεις ομιλητών, θέματα ομιλιών και περίληψή τους. Πρέπει να διορθώσετε μόνο βασικές πληροφορίες: ημερομηνίες, αριθμοί, γεγονότα. Στη συνέχεια ελέγξτε τις σημειώσεις με τα παρεχόμενα κείμενα ομιλιών (περιλήψεις). Εάν βρείτε αποκλίσεις, αναφέρετέ τις στον πρόεδρο της συνεδρίασης.

4. Πληκτρολογήστε το στοιχείο "SPEECCHED"(αν είναι απαραίτητο). Η παράγραφος αυτή συμπληρώνεται όταν η πορεία της ομιλίας των ομιλητών διακόπτεται από σχόλια, ερωτήσεις και ενστάσεις άλλων συμμετεχόντων. σε πλήρες πρωτόκολλοΚάθε τέτοια παρατήρηση θα πρέπει να καταγράφεται αμέσως, ειδικά εάν συνοδεύεται από τη φράση: «Παρακαλούμε να την καταχωρίσετε στα πρακτικά». Για παράδειγμα:

Το γεγονός είναι ότι οποιαδήποτε δήλωση μπορεί να αλλάξει την πορεία της συνάντησης και στη συνέχεια μπορεί να χρειαστεί να τονιστεί η στιγμή που και σε σχέση με αυτό που συνέβη.

Σε ένα σύντομο πρωτόκολλο

Μια σημαντική πτυχή της διοίκησης επιχειρήσεων είναι η διοργάνωση συναντήσεων και συνεδρίων, κατά τη διάρκεια των οποίων πραγματοποιείται επιχειρηματική επικοινωνία. Προκειμένου οι συνεδριάσεις και οι συνεδριάσεις να είναι αποτελεσματικές, καλό είναι οι ηγέτες τους (οι πρόεδροι) να ακολουθούν τις ακόλουθες συστάσεις. Πριν από τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Ετοιμάστε μια ατζένταδηλ. μια λίστα θεμάτων που πρέπει να επιλυθούν στη συνάντηση (συνάντηση). Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να αντιμετωπιστούν ως

νωρίτερα αποφάσεις που λαμβάνονται, και σε νέα προβλήματα που έχουν προκύψει από την προηγούμενη συνάντηση (συνάντηση).

2. Αποφασίστε ποιος θα παρευρεθεί στη συνάντησηκαι ενημερώστε τους εκ των προτέρων. Κατά κανόνα, όλα τα μέλη της εργατικής συλλογικότητας είναι παρόντα στη συνάντηση παραγωγής. Στη συνάντηση καλούνται μόνο όσοι υπάλληλοι είναι αρμόδιοι για την επίλυση των προβλημάτων που έχουν προκύψει.

3. Επιλέξτε τον κατάλληλο τόπο και χρόνο.Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος είναι εξοπλισμένος με όλα όσα χρειάζεστε. Καθορίστε το χρόνο που απαιτείται για να συζητήσετε αυτά τα θέματα. Σημειώστε ότι η ιδανική διάρκεια των συναντήσεων (συναντήσεις) δεν είναι μεγαλύτερη από μιάμιση ώρα. Εάν η συνάντηση πρέπει να διαρκέσει περισσότερο, αφήστε τα διαλείμματα.

4. Διανείμετε την ημερήσια διάταξη.Η ατζέντα θα πρέπει να βρίσκεται στα χέρια των εργαζομένων λίγες μέρες πριν από τη συνάντηση (συνάντηση) ώστε να προετοιμαστούν για τη συνάντηση (συνάντηση).

5. Προσδιορίστε εκ των προτέρων τον κύριο ομιλητή και τους συνομιλητές.

6. Προ-συζήτηση με κάθε συμμετέχοντα της συνάντησης, μάθετε τη θέση του.Αυτό θα σας βοηθήσει να προβλέψετε καταστάσεις σύγκρουσηςκαι σχεδιάστε την επίλυσή τους διατηρώντας παράλληλα τη συνοχή της ομάδας.

7. Σημαντική είναι και η επιλογή του χώρου για τη συνάντηση.Το δωμάτιο πρέπει να είναι εξοπλισμένο με άνετα έπιπλα, να έχει κανονική θερμοκρασίααέρας. Είναι καλύτερο να τοποθετήσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στο στρογγυλό τραπέζι, όταν ο καθένας από αυτούς είναι απέναντι από όλους τους άλλους. Για τη βελτίωση της επικοινωνίας ενώπιον των συμμετεχόντων, συνιστάται η τοποθέτηση πινακίδων με πλήρη ονόματα, ευδιάκριτα από όλους τους παρευρισκόμενους.

Κατά τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Συζητήστε την ημερήσια διάταξηκαι, εάν είναι απαραίτητο, να το τροποποιήσει ώστε να ληφθούν υπόψη οι νέες συνθήκες που εμφανίστηκαν πιο πρόσφατα.

2. Παρακολουθήστε τον χρόνο ώστε να τηρούνται οι κανόνες,καθώς η εκτυλισσόμενη συζήτηση μπορεί να το σπάσει.

3. Παρακολούθηση της ελευθερίας έκφρασης απόψεων των συμμετεχόντων στη συνάντηση, ανεξάρτητα από την επίσημη θέση τους.Είναι απαραίτητο να περιορίσουμε με διακριτικότητα την ενέργεια εκείνων που έχουν συνηθίσει να κατέχουν την πρωτοβουλία λόγω της φύσης τους, δίνοντας στους λιγότερο ενεργούς συμμετέχοντες την ευκαιρία να μιλήσουν νωρίτερα.

4. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, λάβετε ουδέτερη θέση σε σχέση με τις απόψεις που εκφράζονται.

5. Παρακολουθήστε τις αναδυόμενες συγκρούσεις και επεμβείτε εάν είναι απαραίτητο.Λειτουργήστε ως ενδιάμεσος για να εκτονωθεί η κατάσταση.

6. Ελέγχετε περιοδικά εάν η ομάδα είναι έτοιμη να πάρει μια απόφαση.Δεν πρέπει να χάσετε τη στιγμή που η ομάδα έχει καταλήξει σε συμφωνία και μια νέα συζήτηση δεν μπορεί πλέον να προσθέσει τίποτα σημαντικό.

7. Επιμείνετε στους κανόνες απόφασης που έχει αναπτύξει η ομάδα.Εάν υπάρχουν διαφωνίες, πρέπει να γίνει ψηφοφορία και να ληφθεί απόφαση με πλειοψηφία.

8. Πριν ολοκληρώσετε τη συνάντηση (συνάντηση), συνοψίστε τη δουλειά.Ρωτήστε την ομάδα εάν υπάρχει ανάγκη να συναντηθούμε ξανά. Είναι σημαντικό οι άνθρωποι να φεύγουν από τη συνάντηση (συνάντηση) με σαφή κατανόηση του ποια θα πρέπει να είναι τα επόμενα βήματα. Όταν μια συνάντηση τελειώνει χωρίς να ληφθούν αποφάσεις, μπορεί να υπάρξει ένα αίσθημα απογοήτευσης και απογοήτευσης.

Μετά τη συνάντηση (συνάντηση):

1. Αναλύστε την πορεία της τελευταίας συνάντησης (συνάντηση).Είναι απαραίτητο να εξεταστεί εάν η συνάντηση (συνάντηση) εκπλήρωσε τα καθήκοντά της και εάν η συνοχή της ομάδας ενισχύθηκε μετά από αυτήν.

2. Προετοιμάστε και διανείμετε μια περίληψη των αποτελεσμάτων της συνάντησης (συνάντηση).Η καταγραφή λεπτομερειών για το τι συμφωνήθηκε, ποια ζητήματα επιλύθηκαν και ποια επόμενα βήματα πρέπει να γίνουν θα πρέπει να υπενθυμίζει στα μέλη της ομάδας τη δουλειά που πρέπει να κάνουν.

3. Διορθώστε τις διαλυμένες σχέσεις με άτυπη συνομιλία.Εάν υπήρξε έντονη συζήτηση κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης (συνάντησης), είναι πιθανό οι σχέσεις μεταξύ ορισμένων μελών της ομάδας να επιδεινώθηκαν και να αποχωρήσουν από τη συνάντηση αναστατωμένοι ή προσβεβλημένοι. Μιλήστε τους και ηρεμήστε τους.

4. Παρατηρήστε πώς τα μέλη της ομάδας αντιμετωπίζουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.Πρέπει να ελέγξετε εάν υπάρχουν προβλήματα όταν οι υπάλληλοι εκτελούν συγκεκριμένες εργασίες.

Τυπικά μειονεκτήματα της διεξαγωγής συναντήσεων είναι:

αδικαιολόγητα ένας μεγάλος αριθμός απόσυναντήσεις?

Αόριστο θέμα της συνάντησης.

Μη παραγωγική σπατάλη χρόνου λόγω περιττών συνομιλιών.

Αδικαιολόγητα μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων.

Ανεπαρκής αριθμός συμμετεχόντων.

Η απουσία πρωτοκόλλου, παρά την ανάγκη του.

Ανεπαρκώς σαφής διατύπωση αποφάσεων.

§ένας. Η συνάντηση ως ένας τύπος οργάνωσης επιχειρηματικής επικοινωνίας μιας ομάδας

Επαγγελματική συνάντηση (συνάντηση)- προφορική επικοινωνιακή αλληλεπίδραση μιας ομάδας ανθρώπων (συλλογική). Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συνδυάζει διάφορα είδη: ρητορικό μονόλογο (εισαγωγικές και καταληκτικές παρατηρήσεις από τον συντονιστή, ομιλίες από τους συμμετέχοντες, έκθεση), συνομιλία (ανταλλαγή πληροφοριών, προώθηση και συζήτηση ιδεών κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών), συζήτηση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες. Συχνά η συνάντηση διευθύνεται από τον ίδιο τον αρχηγό.

Τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα των επαγγελματικών συναντήσεων διακρίνονται:

1) Μάθετε, αναλύστε την κατάσταση των πραγμάτων (πώς εκτελείται το προγραμματισμένο, τι συμβαίνει στην ομάδα ...). ανταλλάσσουν πληροφορίες για το υπό συζήτηση θέμα, συντονίζουν τις προσπάθειες και εξάγουν οργανωτικά συμπεράσματα. Αυτές οι εργασίες αντιστοιχούν στον τύπο συλλογής πληροφοριών.

2) Ενημερώστε την ομάδα για την αναζήτηση επίλυσης προβλημάτων, για τη νέα εμπειρία και τις δυνατότητες εφαρμογής της, ώστε να πειστούν οι εργαζόμενοι για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ακολουθείται. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων προορίζεται μια επεξηγηματική συνάντηση ή μια συνάντηση – ενημέρωση.

3) Βρείτε μια συλλογική λύση στο πρόβλημα, παράγετε, συλλέξτε ιδέες. Αυτό είναι ένα είδος συνάντησης - προβληματικής, ή «καταιγισμού ιδεών».

4) Επιλέξτε και λάβετε εποικοδομητικές αποφάσεις. Αυτό είναι το καθήκον της συνάντησης - του λήπτη αποφάσεων.

5) Να δώσει στους συμμετέχοντες τις απαραίτητες γνώσεις, να βελτιώσει τις δεξιότητές τους. Αυτός ο τύπος ονομάζεται συνέδριο ή εκπαιδευτική συνάντηση.

Εάν ο αρχηγός ενδιαφέρεται για συνεχή επαφή με την ομάδα, οργανώνει τακτικές συναντήσεις. Ανάλογα με τη συχνότητα της συνάντησης, μπορεί επίσης να είναι εφάπαξ και περιοδική.

§2. Στάδια προετοιμασίας και διεξαγωγής συνάντησης

Μια συνάντηση είναι μια ομαδική επικοινωνία που διαχειρίζεται, οργανώνεται. Η επιτυχία του εξαρτάται κατά 90% από την προετοιμασία, τον προβληματισμό σχετικά με τα δομικά στοιχεία του επικοινωνιακού σταδίου και την επακόλουθη αξιολόγηση και αυτοαξιολόγηση.

Προεπικοινωνιακό στάδιο	Στάδιο επικοινωνίας	μετα-επικοινωνιακή
1. Διαπίστωση της ανάγκης για συνάντηση.	1. Εισαγωγικές παρατηρήσεις του προέδρου.	Ανάλυση συναρμολόγησης.
2.Formulirovka θέμα και στόχος.	2. Συζήτηση του προβλήματος (μηνύματα, συνομιλία ή συζήτηση).
3. Ανάπτυξη ημερήσιας διάταξης, σχέδια αποφάσεων.	3. Λήψη αποφάσεων (προαιρετικό).
4.Εντοπισμός και προετοιμασία των συμμετεχόντων.	4. Ο τελικός μονόλογος του προέδρου.
5. Ορισμός ώρας και τόπου συνάντησης.

Η προετοιμασία για μια συνάντηση ξεκινά με τον προσδιορισμό της ανάγκης της. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε αυτό το πολύπλοκο είδος εργασίας εάν δεν υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις, όπως, για παράδειγμα, μια συνομιλία, μια απόφαση από μια ανώτερη διοίκηση, μια σύνδεση με άλλες συναντήσεις. Αφού αποφασίσουμε να οργανώσουμε μια διαδικασία συλλογικής συζήτησης, το θέμα και ο σκοπός της διευκρινίζονται. Με την ανάδειξη και την ομαδοποίηση θεμάτων, αναπτύσσεται μια ατζέντα. Επιλέγοντας τη σειρά εξέτασης των ερωτήσεων, προχωρήστε από ψυχολογικούς λόγους. Τα πιο «δύσκολα» θέματα που απαιτούν εκτεταμένη συζήτηση και επεξεργασία τοποθετούνται καλύτερα στο δεύτερο τρίτο της συνάντησης, όταν η σωματική και πνευματική απόδοση της ομάδας φτάνει στο αποκορύφωμά της. Τα τρέχοντα ή επείγοντα ζητήματα που δεν απαιτούν πολύ χρόνο μπορούν να αντιμετωπιστούν πρώτα και τα πιο «απλά» ή τα πιο ενδιαφέροντα μπορούν να αφεθούν στο τέλος.

Σε γενικές γραμμές, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί, ίσως με τη σύγκληση επιτροπής για το σκοπό αυτό, ένα σχέδιο απόφασης. Συχνά αποτελείται από ένα «ερωτηματολόγιο», για κάθε θέμα του οποίου οι συμμετέχοντες θα δώσουν συγκεκριμένες απαντήσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Το επόμενο βήμα είναι ο προσδιορισμός της ποσοτικής και ποιοτικής σύνθεσης του κοινού και η προετοιμασία των συμμετεχόντων.

Δεν είναι απαραίτητο να προσκαλούνται οι επικεφαλής όλων των τμημάτων σε κάθε συνεδρίαση. Συνήθως εμπλέκονται εκείνοι οι υπάλληλοι που είναι πιο αρμόδιοι για το υπό συζήτηση πρόβλημα. Είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί εάν οι επικοινωνούντες αντιπροσωπεύουν ένα ευρύ φάσμα απόψεων ή αποτελούν μια συνεκτική ομάδα με τις ίδιες απόψεις. Με βάση τον αριθμό των συμμετεχόντων, οι συναντήσεις μπορεί να είναι στενές (έως 5 άτομα), εκτεταμένες (έως 20 άτομα) και αντιπροσωπευτικές (πάνω από 20 άτομα). Οι μικρές ομάδες είναι συνεκτικές, άκρως παραγωγικές, αλλά είναι δύσκολο να ξεκινήσετε μια συζήτηση σε αυτές, υπάρχει κίνδυνος να λάβετε αναξιόπιστες αποφάσεις. Οι μεγάλοι, κατά κανόνα, λαμβάνουν καλά μελετημένες αποφάσεις με βάση πολλές απόψεις, αλλά είναι δύσκολο να επιτευχθεί συναίνεση σε αυτές, απαιτείται ενισχυμένος έλεγχος, υπάρχει κίνδυνος εμφάνισης ομάδων, πίεση στο " σαμποτέρ». Ο ιδανικός αριθμός συμμετεχόντων για μια εσωτερική επαγγελματική συνάντηση είναι από 6 έως 9. Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με το θέμα, το σκοπό, την ατζέντα και τα απαραίτητα υλικά και έγγραφα εκ των προτέρων.

Η καλύτερη ώρα για να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, σύμφωνα με την εργονομική έρευνα, είναι αργά το πρωί (11 π.μ. Τετάρτη ή Πέμπτη). Μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας προορίζεται για τακτικές συναντήσεις.

Ο χώρος, κατά κανόνα, είναι το γραφείο του επικεφαλής του οργανισμού. Ωστόσο, είναι προτιμότερο να συγκαλείτε συναντήσεις σε μια ειδικά εξοπλισμένη αίθουσα. Πρέπει να έχει καλή ακουστική, ηχομόνωση, αερισμό, κανονική θερμοκρασία αέρα (+ 19 ° C), άνετα έπιπλα για εργασία. Η βέλτιστη διάταξη των συμμετεχόντων είναι σε απόσταση μεταξύ τους σε ένα τραπεζοειδές τραπέζι.

Κατάλληλη διάρκεια κοινής νοητικής δραστηριότητας ένας μεγάλος αριθμόςάτομα - 40 - 45 λεπτά. Αν οι συνθήκες της υπόθεσης απαιτούν περισσότερο χρόνο, τότε μετά από 40 λεπτά ανακοινώνεται δεκάλεπτο διάλειμμα. Οι κανόνες καθορίζονται στην αρχή της συνεδρίασης. Συνήθως, οι ομιλίες έναρξης και λήξης του οικοδεσπότη, καθώς και όλες οι ομιλίες, είναι προγραμματισμένες για 10 λεπτά. Στην εναρκτήρια ομιλία, είναι απαραίτητο να γίνει ξεκάθαρα και εξαιρετικά συγκεκριμένα, να σκιαγραφηθούν συνοπτικά τα προβλήματα που συζητήθηκαν και να επιστήσουμε για άλλη μια φορά την προσοχή των παρευρισκομένων στον απώτερο στόχο της συνάντησης. Για να δημιουργηθεί ένα ερέθισμα για συζήτηση, μπορεί κανείς να τονίσει την πρακτική σημασία των ερωτήσεων και να θέσει μια σειρά από συγκεκριμένες εργασίες για το κοινό. Μία από τις πιο σημαντικές απαιτήσεις για τον πρόεδρο της συνεδρίασης είναι να μην επιβάλλει τη θέση του στους άλλους συμμετέχοντες από την αρχή. Η θέση δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα στα λόγια του διευθυντή και όσοι υπάλληλοι έχουν αντίθετες απόψεις μπορεί απλώς να μην τολμούν να τις εκφράσουν για να μην έρθουν σε αντίθεση με τις αρχές. Πρέπει να προσπαθήσουμε να πάρουμε μια ουδέτερη θέση, να εκφράσουμε τη γνώμη μας από το 3ο πρόσωπο ή να τη διατυπώσουμε ως ερώτηση. Είναι σκόπιμο να ξεκινήσετε την πιο σοβαρή συνάντηση με μια απροσδόκητα ενδιαφέρουσα παρατήρηση και ακόμη και ένα αστείο. Είναι πολύ αποτελεσματικό αν η φράση, η σκέψη που ανοίγει τη συνάντηση, χρησιμοποιηθεί στο τέλος της. Απευθυνόμενος, ο οικοδεσπότης καλεί τους συμμετέχοντες με το μικρό τους όνομα - πατρώνυμο, εάν είναι δυνατόν, τονίζει την εμπειρία και την ικανότητά τους στο σχετικό θέμα. Ο πρόεδρος πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικός όχι μόνο στην ουσία της ομιλίας, αλλά και στο πώς καθένα από αυτά ταιριάζει στη συνολική δομή, πώς λειτουργεί για την επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου. οδηγεί στο πλάι. Ο διοργανωτής ακολουθεί τους κανόνες, κατά τη διάρκεια και μετά την εξέταση κάθε προβλήματος συνοψίζει συνοπτικά τις παραστάσεις. Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι όλοι οι παρευρισκόμενοι καταλαβαίνουν ξεκάθαρα τι υπό αμφισβήτησηότι είχε σημειωθεί κάποια πρόοδος στη συζήτηση. Εάν ο ομιλητής υπερβαίνει το εύρος της ερώτησης, σταματήστε τον διπλωματικά. Η κριτική αξιολόγηση των προτάσεων γίνεται είτε αμέσως μετά την ομιλία είτε, εάν χρησιμοποιηθεί η μέθοδος του καταιγισμού ιδεών, αφού εκφραστούν όλες οι ιδέες.

Το επόμενο πιθανό στάδιο της συνάντησης είναι η λήψη αποφάσεων. Διαβάζεται ένα προετοιμασμένο σχέδιο απόφασης και οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση κάνουν τις δικές τους προσαρμογές, το υιοθετούν με βάση τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Μετά τη λήψη της απόφασης καθορίζονται τα πρόσωπα που ασκούν την εκτέλεση και τον έλεγχό της.

Στο τέλος της συνάντησης, ο αρχηγός μπορεί να καλέσει όλους να εφαρμόσουν αυτά τα σχέδια, προγράμματα, για να επιτύχουν τους στόχους στους οποίους έφτασαν τελικά. συνοψίστε εν συντομία τη συζήτηση. επαινείτε τις πιο επιτυχημένες ιδέες, επιχειρηματικές παραστάσεις. σας ευχαριστώ όλους για την παραγωγική δουλειά.

Ο ερευνητής της αγγλικής συνάντησης Elan Barker δικαίως πιστεύει ότι η συνεχής ανάλυση των συνεχιζόμενων συλλογικών συζητήσεων οδηγεί σε κέρδος. Η αξιολόγηση πρέπει να είναι αντικειμενική, να διατυπώνεται από όλη την ομάδα σε ξεχωριστή συνάντηση, εκτός της συνεδρίασης. Μπορείτε να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να συμπληρώσουν ένα ερωτηματολόγιο χρησιμοποιώντας τη λεγόμενη συρόμενη κλίμακα για απαντήσεις: (όχι) 1 2 3 4 5 6 (Ναι):

Ήταν απαραίτητη μια συνάντηση;

Είναι ξεκάθαρος ο σκοπός του;

Ταίριαζε στον σκοπό;

Συμφωνείτε ότι η διάρκεια και ο χρόνος ήταν βολικοί;

Μείνατε ικανοποιημένος με την τοποθεσία;

Λάβατε έγκαιρα την ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα;

Αναφέρθηκαν όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης;

Οι παρόντες ήταν ικανοί;

Ο πρόεδρος άσκησε τον κατάλληλο έλεγχο;

Είστε ικανοποιημένος από τη διαδικασία λήψης αποφάσεων;

Η ανάλυση της συναρμολόγησης μπορεί να πραγματοποιηθεί πιο αποτελεσματικά εάν εμπλέκεται ανεξάρτητος εμπειρογνώμονας. Θα μπορεί να αξιολογήσει αμερόληπτα τι πάει καλά και τι πρέπει να αλλάξει.

Ένας αρχάριος διευθυντής μπορεί να αναλύσει τη συλλογική επικοινωνία ανεξάρτητα σύμφωνα με το σχήμα:

1. Ποιο είναι το είδος της συνάντησης ανάλογα με τον σκοπό;

2. Είναι καλά διατυπωμένο το θέμα και τα υποθέματα (ημερήσια διάταξη);

3. Πότε έχει προγραμματιστεί να εξεταστεί το πιο δύσκολο θέμα;

4. Είναι κατάλληλος ο χώρος, η ώρα, ο αριθμός και η σύνθεση των συμμετεχόντων;

5. Τι λέει ο οικοδεσπότης στην εναρκτήρια ομιλία του;

6. Ποιος κανονισμός εγκρίνεται;

7. Ποιες είναι οι οργανωτικές λεκτικές ενέργειες του αρχηγού κατά τη διάρκεια του διαλόγου;

8. Όλοι οι παρόντες συμμετέχουν στη συζήτηση;

9. Ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί;

10.Πώς τελείωσε ο οικοδεσπότης τη συνάντηση;

11. Έχει συνταχθεί σωστά το πρωτόκολλο;

Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Εκπαίδευση

Magnitogorsk Κρατικό Πανεπιστήμιοτους. Γ.Ι.Νόσοβα

Τμήμα Ψυχολογίας

δοκίμιο επιχειρηματικής επικοινωνίας

Με θέμα: «Επιχειρηματικές συναντήσεις και συναντήσεις»

Συμπλήρωσε: μαθητής του ομίλου FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Έλεγχος από: Orinina L.V.

Εκτός από τις επαγγελματικές συνομιλίες και τις εμπορικές διαπραγματεύσεις, ειδικές μορφές επαγγελματικών συνομιλιών είναι ευρέως διαδεδομένες στην επιχειρηματική πρακτική - συναντήσεις, οι οποίες είναι ένας τρόπος ανοιχτής συλλογικής συζήτησης ορισμένων θεμάτων. Οι μορφές μιας τέτοιας συζήτησης είναι πολύ διαφορετικές. Πρόκειται για συνέδρια, συνέδρια, συμπόσια, συναντήσεις, συνεδρίες, σεμινάρια. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτές τις εκδηλώσεις είναι συνήθως πιο αποτελεσματικές από αυτές που λαμβάνονται από έναν στενό κύκλο διευθυντών.

Ο ΣΚΟΠΟΣ της επαγγελματικής συνάντησης είναι να επιτρέψει την ελεύθερη συζήτηση και να αναπτυχθεί κοινή απόφασημε βάση ποικίλες απόψεις.

Επέλεξα το θέμα "Οργάνωση Συναντήσεων" επειδή ο καταιγισμός ιδεών ως μορφή επαγγελματικής συνομιλίας έχει πολλές θετικές πτυχές:

Πρώτον, αυξάνει την αποτελεσματικότητα της σκέψης. Η ρωσική παροιμία "το μυαλό είναι καλό, αλλά δύο είναι καλύτερα" δεν προέκυψε από το μηδέν, έχει ένα βαθύ νόημα. Πράγματι, η πρωτοτυπία της ανθρώπινης σκέψης έγκειται στο γεγονός ότι είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική σε συνθήκες κοινής πνευματικής δραστηριότητας, αφού τα πνευματικά αποτελέσματα δεν αθροίζονται, αλλά πολλαπλασιάζονται. Είναι γνωστό ότι η πλειονότητα των γόνιμων ιδεών γεννήθηκαν κατά τη διάρκεια της συλλογικής ανταλλαγής σκέψεων.

Δεύτερον, στη διαδικασία της συνάντησης ενισχύεται η δημιουργική κοινότητα των εργαζομένων, τα συμφέροντα των μεμονωμένους εργαζόμενουςσε ένα ενιαίο σύστημα συλλογικών εργασιών και βελτιώνονται επίσης οι επιχειρηματικές δεξιότητες των συμμετεχόντων.

Τρίτον, στην κοινή διανοητική εργασία αποκαλύπτεται η δημιουργική δυνατότητα καθενός από αυτά.

Οι ανεπαρκώς προετοιμασμένες και κακώς διεξαγόμενες συναντήσεις, που συγκαλούνται με κάθε ευκαιρία, προκαλούν μεγάλη ζημιά, καθώς «καταβροχθίζουν» πολύτιμο χρόνο, απομακρύνοντας τον κόσμο από την κύρια εργασία τους.

V γενική εικόναη προετοιμασία για τη συνάντηση περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενέργειες: καθορισμός θεμάτων, διαμόρφωση ημερήσιας διάταξης, καθορισμός των καθηκόντων της συνάντησης και της συνολικής διάρκειάς της, ημερομηνία και ώρα έναρξης, σύνθεση συμμετεχόντων, κατά προσέγγιση χρονοδιάγραμμα εργασιών.

Κατά τον καθορισμό της ώρας έναρξης της συνάντησης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον ρυθμό της εργασίας. Για να μην αναγκάζετε τους ανθρώπους να αλλάζουν ατελείωτα από ένα είδος εργασίας σε άλλο κατά τη διάρκεια της ημέρας, συνιστάται να πραγματοποιείτε συναντήσεις στην αρχή ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή μετά το μεσημεριανό διάλειμμα. Λαμβάνοντας υπόψη τον συνολικό χρόνο που δαπανάται (όχι μόνο απευθείας για τη συνάντηση, αλλά και για αμοιβές, μεταφορές, επιστροφή και συμπερίληψη στην εργασία), η έναρξη και το τέλος της συνάντησης θα πρέπει να προγραμματιστούν έτσι ώστε να μην υπάρχουν κενά χρονικά διαστήματα: εάν τελειώνει 15 λεπτά πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα, τότε αυτά τα λεπτά μπορούν να θεωρηθούν χαμένα.

Υποχρεούται να γνωστοποιήσει εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες της συνεδρίασης για τη διεξαγωγή της και να τους γνωρίσει την ημερήσια διάταξη, με όλο το απαραίτητο υλικό, ώστε οι ομιλίες τους να είναι εκ των προτέρων μελετημένες.

Πρέπει να ξεκινήσετε τη συνάντηση εγκαίρως και να συμφωνήσετε αμέσως με τους συμμετέχοντες σχετικά με τους κανόνες συνεργασίας, για παράδειγμα, τον περιορισμό του χρόνου των ομιλιών ή τον τρόπο λήψης αποφάσεων. Μετά από αυτό, θα πρέπει να ανατεθεί σε έναν από τους συμμετέχοντες η τήρηση του πρωτοκόλλου.

Αυτά και άλλα θέματα της γενικής οργάνωσης επαγγελματικών συναντήσεων και συνεδριάσεων θα εξεταστούν λεπτομερέστερα.

Επαγγελματική συνάντηση (συνάντηση) - προφορική επικοινωνιακή αλληλεπίδραση μιας ομάδας ανθρώπων (ομάδα). Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συνδυάζει διάφορα είδη: ρητορικό μονόλογο (εισαγωγικές και καταληκτικές παρατηρήσεις από τον συντονιστή, ομιλίες από τους συμμετέχοντες, έκθεση), συνομιλία (ανταλλαγή πληροφοριών, προώθηση και συζήτηση ιδεών κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών), συζήτηση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες, καθώς και από σωστή επιλογήείδος συνάντησης και γνώση των χαρακτηριστικών της.

Οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι:

1. Με τη μορφή της εκδήλωσης:

1.1. συνέδρια

1.2. συναντήσεις

1.3. συναντήσεις

1.4. σεμινάρια, συμπόσια

2. Σύμφωνα με τη μορφή διεξαγωγής της συνεδρίασης από τον επικεφαλής:

2.1. δικτατορικός

2.2. αυταρχικός

2.3. συγκεντρωτική - πρώτα μια έκθεση, μια συζήτηση, όπου συμμετέχουν μόνο αυτά τα άτομα,

διορίζεται από τον αρχηγό.

2.4. συζητήσιμος

2.5. Ελεύθερος

3. Ανήκοντας στη σφαίρα της δημόσιας ζωής:

3.1. κόμμα

3.2. συνδικάτο

3.3. επιχειρηματική (διοικητική)

3.4. επιστημονικός

3.5. ενωμένος

4. Ανά κλίμακα:

4.1. Διεθνές

4.2. πανρωσική

4.3. Δημοκρατικός

4.4. βιομηχανία

4.5. περιφερειακό

4.6. περιφερειακό

4.7. αστικός

4.8. περιφερειακό

4.9. εσωτερικός

5. Ανά τόπο διεξαγωγής:

5.1. τοπικός

5.2. επίσκεψη

6. Κατά συχνότητα:

6.1. τακτικός

6.2. μόνιμος

6.3. μια φορά

6.4. περιοδικός

7. Από τον αριθμό των συμμετεχόντων:

7.1. σε μια στενή ομάδα (έως 5 άτομα)

7.2. σε διευρυμένο προσωπικό (έως 20 άτομα)

7.3. εκπρόσωπος (περισσότερα από 20 άτομα)

8. Σύμφωνα με τη σταθερότητα της σύνθεσης των συμμετεχόντων:

8.1. με σταθερή σύνθεση

8.2. με καλεσμένο καστ

8.3. με συγκεκριμένη λίστα συναντήσεων

8.4. σε συνδυασμό

9. Ανά θέμα ερωτήσεων:

9.1 διοικητικό

9.2 τεχνικό

9,3 προσωπικό

9.4 οικονομική

9,5 τεχνολογικό

10. Ανά καθήκοντα:

10.1 προβληματικό

10.2 διδακτικό

10.3 λειτουργικό

11. Κατόπιν ραντεβού:

11.1 λήψη αποφάσεων

11.2 διευκρίνιση εργασιών

11.3 Συνοψίζοντας

Ένα από τα κύρια καθήκοντα της κορυφαίας επιχειρηματικής συνάντησης είναι να προσελκύσει όσο το δυνατόν περισσότερα γεγονότα προκειμένου να εκτιμηθεί πληρέστερα η πολυπλοκότητα του υπό συζήτηση προβλήματος, καθώς και να εμπλακούν οι παρόντες στη διαδικασία επίλυσης του προβλήματος. Φυσικά, ο ηγέτης θα πρέπει να έχει τη δική του άποψη για την τρέχουσα κατάσταση, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να γνωρίζει την άποψη των άλλων για να καταλάβει αν έχουν δίκιο ή όχι στην κατανόηση του προβλήματος. Εάν η άποψη κάποιου άλλου είναι σωστή, ο αρχηγός της συνάντησης μπορεί να αλλάξει την άποψή του για την κατάσταση. Εάν οι συνάδελφοι κάνουν λάθος ή χάνουν κάτι σημαντικό, μπορεί να παρέχει στοιχεία που λείπουν. Οι σωστές ερωτήσεις είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να κατευθύνετε μια συνάντηση προς τη σωστή κατεύθυνση.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ταλέντο του διοργανωτή - από τις δεξιότητες ομιλίας και τις διαχειριστικές του ικανότητες. Συχνά η συνάντηση διευθύνεται από τον ίδιο τον αρχηγό.

Τα ακόλουθα κύρια καθήκοντα των επαγγελματικών συναντήσεων διακρίνονται:

1) Μάθετε, αναλύστε την κατάσταση των πραγμάτων (πώς εκτελείται το προγραμματισμένο, τι συμβαίνει στην ομάδα ...). ανταλλάσσουν πληροφορίες για το υπό συζήτηση θέμα, συντονίζουν τις προσπάθειες και εξάγουν οργανωτικά συμπεράσματα. Αυτές οι εργασίες αντιστοιχούν στον τύπο συλλογής πληροφοριών.

2) Ενημερώστε το προσωπικό για την αναζήτηση επίλυσης προβλημάτων, για νέα εμπειρία και τις δυνατότητες εφαρμογής της, ώστε να πειστούν οι εργαζόμενοι για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ακολουθείται. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων προορίζεται μια επεξηγηματική συνάντηση ή μια συνάντηση – ενημέρωση.

3) Βρείτε μια συλλογική λύση στο πρόβλημα, παράγετε, συλλέξτε ιδέες. Αυτό είναι ένα είδος συνάντησης - προβληματικής, ή «καταιγισμού ιδεών».

4) Επιλέξτε και λάβετε εποικοδομητικές αποφάσεις. Αυτό είναι το καθήκον της συνάντησης - του λήπτη αποφάσεων.

5) Να δώσει στους συμμετέχοντες τις απαραίτητες γνώσεις, να βελτιώσει τις δεξιότητές τους. Αυτός ο τύπος ονομάζεται συνέδριο ή εκπαιδευτική συνάντηση.

Εάν ο αρχηγός ενδιαφέρεται για συνεχή επαφή με την ομάδα, οργανώνει τακτικές συναντήσεις. Ανάλογα με τη συχνότητα της συνάντησης, μπορεί επίσης να είναι εφάπαξ και περιοδική.

Εάν κάποιος από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση αισθάνεται μια ακαταμάχητη λαχτάρα για μια διαμάχη, ο αρχηγός θα πρέπει, διατηρώντας την ηρεμία, να επιτρέψει στην ομάδα να αντικρούσει τα επιχειρήματα του συζητητή. Οι αδικαιολόγητοι συζητητές πρέπει να διακόπτονται με διακριτικότητα χωρίς να ακούν τις ομιλίες τους μέχρι το τέλος, κατά κανόνα, δεν υπάρχει μικρό όφελος από τέτοιες ομιλίες. Αν έχετε να αντιμετωπίσετε έναν αρνητικό (δηλαδή ένα άτομο που του αρέσει να αντιφάσκει), πρέπει να αναγνωρίσετε και να εκτιμήσετε τις γνώσεις και την εμπειρία του. Οι ντροπαλοί συμμετέχοντες ενθαρρύνονται να κάνουν απλές ερωτήσεις για να ενισχύσουν την αυτοπεποίθησή τους. Εάν ο αμφισβητούμενος κάνει συνεχώς ερωτήσεις αντί να κάνει προτάσεις, οι ερωτήσεις του θα πρέπει να απευθύνονται στην ομάδα.

Προς το επαγγελματική συνάντησηήταν καρποφόρα, ο πρόεδρος πρέπει να κατακτήσει την τεχνική της διεξαγωγής των συζητήσεων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να προσπαθήσουμε να διεξάγουμε μια ομαδική συζήτηση με πολιτισμένο τρόπο. Αυτό συνεπάγεται την παρουσία λεπτότητας στις σχέσεις των διαφωνούντων και, ως εκ τούτου, αποκλείει τη χρήση τέτοιων μέσων επιχειρηματολογίας της άποψής κάποιου όπως η γελοιοποίηση, η διακοπή των αντιπάλων, οι αιχμηρές επιθέσεις εναντίον τους. Ιδιαίτερη μέριμνα πρέπει να λαμβάνεται για να διασφαλιστεί ότι η επιχειρηματική διαμάχη μεταξύ των συμμετεχόντων είναι οριστική και έχει χρονικά όρια, καθώς και για την αποφυγή προσωπικών συγκρούσεων. Η ορολογία της διαφοράς πρέπει να είναι σαφής σε όλους τους παρευρισκόμενους.

Όταν προετοιμάζεστε για μια συζήτηση, θα πρέπει να καταρτίζεται τουλάχιστον το πιο γενικό σχέδιο για τον αγώνα για την αλήθεια και να επιλέγονται τα πιο βαριά επιχειρήματα. Ιδιαίτερα εντυπωσιακά είναι τα ακριβή στοιχεία που δεν μπορούν να διαψευστούν.

Η συνάντηση είναι ένας τρόπος συλλογικής ανταλλαγής επιχειρηματικών πληροφοριών με την υιοθέτηση (φέρον) συγκεκριμένων αποφάσεων. Η συνάντηση οργανώνεται συνήθως από τη διοίκηση για την ενημέρωση του εργατικού δυναμικού.

Διεξαγωγή συναντήσεων, συνεδρίων. Συγκρούσεις συναντήσεων

Οι γενικά αποδεκτοί τρόποι επικοινωνίας με τους υφισταμένους και ταυτόχρονα μορφές οργάνωσης της εργασίας ενός μάνατζερ είναι οι συναντήσεις παραγωγής και οι συναντήσεις.

Οι συναντήσεις και τα συνέδρια είναι ένας τρόπος για τη συλλογική ανταλλαγή επιχειρηματικών πληροφοριών υπό την ηγεσία του αφεντικού με τη λήψη συγκεκριμένων αποφάσεων.

Σύμφωνα με τους στόχους, διακρίνονται τα ακόλουθα είδη συναντήσεων και συναντήσεων:

Εισαγωγική (παρουσίαση νέων έργων, προχωρημένη εκπαίδευση).

Ενημερωτική (γενίκευση πληροφοριών, μελέτη απόψεων).

επεξηγηματικό (πείθει τους υπαλλήλους για κάτι).

Προβληματική (συλλογική αναζήτηση λύσης στο ζήτημα).

διδακτικό (εφιστώντας την προσοχή των απαραίτητων πληροφοριών και εξηγώντας την πορεία δράσης)·

Λειτουργικό ("RAM") (απόκτηση τρέχουσες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων και εντοπισμός "σημείων συμφόρησης").

Συνάντηση προγραμματισμού (καθορισμός εργασιών και σχεδίων για το επόμενο σύντομο χρονικό διάστημα)

Συντονισμός (διασφάλιση αλληλεπίδρασης

τμήματα)·

Τελικό (συνοψίζοντας τα αποτελέσματα για μια χρονική περίοδο ή έναν κύκλο παραγωγής).

Επισημότητα (πανηγυρική σύνοψη,

σημαντικές ημερομηνίες ή γεγονότα για την επιχείρηση, επιβραβεύοντας τους καλύτερους υπαλλήλους).

«Συνάντηση Εργατικής Συλλογικότητας» (για όλα τα άλλα

οι συναντήσεις συγκεντρώνουν επίσης την ομάδα εργασίας, αλλά αυτό το όνομα υπογραμμίζει ότι στη συνάντηση συζητούνται ορισμένα σημαντικά θέματα, περισσότερο για την ομάδα εργασίας παρά για τη διαχείριση, θέματα - συνθήκες εργασίας, προετοιμασίες για

διακοπές, κάποια άλλα άτυπα θέματα που δεν σχετίζονται άμεσα με την παραγωγή. από την ίδια σειρά - η συνδικαλιστική συνάντηση).

Οι όροι "συνάντηση" και "συνάντηση" συχνά θεωρούνται συνώνυμοι. Ωστόσο, αυστηρά μιλώντας, μια συνέλευση και μια συνάντηση διαφέρουν τόσο ως προς τον σκοπό όσο και ως προς τον τρόπο διεξαγωγής τους.

απαραίτητους ειδικούς και ακούει τη γνώμη τους (διοργανώνει συζήτηση) για τη λήψη αποφάσεων. Συνήθως, πραγματοποιούνται συναντήσεις με τη συμμετοχή του επικεφαλής, των προϊσταμένων των τμημάτων, των κορυφαίων εμπειρογνωμόνων - δηλαδή εκείνων των οποίων η γνώμη είναι σημαντική και μπορεί να επηρεάσει την υιοθέτηση

Έτσι, το καθήκον της συνάντησης είναι να ενημερώσει τη συλλογικότητα εργασίας, το καθήκον της συνάντησης είναι να αναπτύξει μια κοινή

λύση σε στενότερο κύκλο όσων εμπλέκονται στο πρόβλημα

ειδικούς. Η διαφορά μεταξύ αυτών των μορφών εργασιακή επικοινωνίαεύκολο να γίνει κατανοητό μέσω της ετυμολογικής ανάλυσης

(προέλευση) των ονομάτων τους: μαζεύονται στη συνάντηση για

για οποιονδήποτε σκοπό, συγκεντρώνονται για μια συνάντηση για να συνεννοηθούν. Κάθε συνάντηση είναι μια συνάντηση, αλλά δεν είναι κάθε Συνάντηση μια συνάντηση. Μια συνάντηση συνήθως περιλαμβάνει μια πιο στενή μορφή, επομένως θα εξετάσουμε τις βασικές αρχές της οργάνωσης και της διεξαγωγής μιας συνάντησης παρακάτω για να καλύψουμε ένα ευρύτερο φάσμα πτυχών.

Προετοιμασία συνάντησηςξεκινά με τον καθορισμό ενός στόχου, τον καθορισμό ενός θέματος, της ατζέντας και της σύνθεσης των συμμετεχόντων.

Η αποτελεσματικότητα της συνάντησης καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από

χρόνο και τόπο διεξαγωγής του, καθώς και τη σύνθεση του

συμμετέχοντες. Θα πρέπει να προσκληθείτε στη συνάντηση ελάχιστο ποσόάνθρωποι - μόνο εκείνοι χωρίς τους οποίους θα είναι αναποτελεσματικό. (Μερικές φορές είναι λογικό να αφήνουμε να φύγουν πριν τελειώσει η συνάντηση εκείνους τους εργαζόμενους των οποίων η παρουσία δεν είναι πλέον απαραίτητη.)

Το κλειδί για μια επιτυχημένη συνάντηση είναι μια καλά οργανωμένη ατζέντα. Συνήθως φέρεται στους συμμετέχοντες στη συνάντηση εκ των προτέρων, ώστε να γνωρίζουν ήδη ποια θέματα θα συζητηθούν στη συνάντηση και να μπορούν να προετοιμαστούν. Σε κάθε περίπτωση, η ατζέντα πρέπει να ανακοινωθεί στην αρχή της συνεδρίασης.

Η ημερήσια διάταξη εκτελείται συχνά ως χωριστό έγγραφο. Αυτό το έγγραφο είναι επίσης

μια ανακοίνωση μιας συνάντησης και μια εντολή που καθοδηγεί μια συνάντηση για το ένα και το άλλο θέμα με

τέτοιες ερωτήσεις και τέτοιοι συμμετέχοντες. Επομένως, είναι λογικό να το αναρτήσετε στον πίνακα παραγγελιών.

Η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης πρέπει να περιέχει:

το όνομα (το θέμα) της συνεδρίασης·

πληροφορίες σχετικά με τον τόπο, την ώρα και τη διάρκεια της συνάντησης· .

πληροφορίες σχετικά με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση (ποιοι θα εμφανιστούν)·

κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση (εάν είναι απαραίτητο - με τα ονόματα των ομιλητών).

Κανόνες - κατανομή χρόνου στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Εάν η κατάσταση της συνάντησης είναι ασήμαντη, αρκεί να υποδείξετε το θέμα, τον χρόνο-τόπο, τη λίστα θεμάτων και

Ορισμένες συναντήσεις δεν απαιτούν λεπτομερή ημερήσια διάταξη. Για παράδειγμα, να κάνετε μια μικρή συνάντηση μερικές φορές

αρκεί να ανακοινωθεί προφορικά ο τόπος και η ώρα, η σύνθεση των συμμετεχόντων και

θέμα. Ο κατάλογος των θεμάτων που θα συζητηθούν θα αναπτυχθεί στην ίδια τη συνάντηση.

Έναρξη της συνάντησης.Η συνάντηση διευθύνεται πάντα από ένα άτομο -

Ο πρόεδρος είναι συχνά ο ίδιος ο ηγέτης. Στην πρώτη κιόλας, αρχική φάση της συνεδρίασης, ο πρόεδρος, καταρχάς, εφιστά την προσοχή στα κύρια διαδικαστικά ζητήματα: το θέμα και τον σκοπό της συνεδρίασης, το περιεχόμενο της ημερήσιας διάταξης, τους κανονισμούς.

Καθοδηγώντας τη συνάντησηγια τον διαχειριστή, χωρίζεται πάντα σε δύο παράλληλες γραμμές: διατήρηση της διαδικασίας και διατήρηση του περιεχομένου.

Καθοδηγώντας τη συνάντηση