Οι απαιτήσεις που περιέχονται στο Νόμο «Περί Λογιστικής» ορίζουν ότι κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής υπόκειται σε εγγραφή σε πρωτογενές λογιστικό έγγραφο. Τι αποτελεί «κύριο έγγραφο», πώς συντάσσεται και σε ποιον στην εταιρεία θα πρέπει να ανατεθεί η ευθύνη για την προετοιμασία εγγράφων, θα εξετάσουμε στο άρθρο.

Τι είναι η πρωτογενής τεκμηρίωση και για ποιο σκοπό συντάσσεται;

Το κύριο έγγραφο είναι η τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει την υλοποίηση των επιχειρηματικών συναλλαγών. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται με την ίδια σειρά με τα γεγονότα που συνέβησαν.

ΝτεκόρΤα πρωτογενή έγγραφα στη λογιστική είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη διατήρηση της επιχειρηματικής λογιστικής. Ωστόσο, σήμερα οι απαιτήσεις για πρωτογενή τεκμηρίωσηπαρουσιάζονται εντελώς διαφορετικά. Άρα, από το 2013, η υποχρέωση χρήσης ενιαίων εντύπων βασικών εγγράφων λογιστικήακυρώθηκε. Τώρα οι εταιρείες έχουν την επιλογή να χρησιμοποιούν έγγραφα που έχουν ήδη αναπτυχθεί από το κράτος στις δραστηριότητές τους ή να τα εγκρίνουν ανεξάρτητα, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του οργανισμού. Ωστόσο, εάν η χρήση του κύριου εγγράφου καθορίζεται όχι από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή, αλλά από άλλα κανονιστικά έγγραφα, για παράδειγμα, τη «Διαδικασία Διεξαγωγής Συναλλαγών σε Μετρητά», αυτά τα έντυπα είναι υποχρεωτικά για χρήση.

Η σημασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων ενός οργανισμού δεν μπορεί να υποτιμηθεί. Τα σφάλματα που εντοπίστηκαν στα πρωτογενή δεδομένα δεν μας επιτρέπουν να προσδιορίσουμε τη σωστή φορολογική βάση που απαιτείται για τον υπολογισμό των πληρωμών φόρων. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να προκύψουν όχι μόνο παρεξηγήσεις με την επιθεώρηση, αλλά και λόγοι για την επιβολή κυρώσεων.

Προκειμένου η εταιρεία να μην χρειάζεται να υπερασπιστεί τη θέση της σε μια διαφορά με τις φορολογικές αρχές, είναι απαραίτητο να δοθεί επαρκής προσοχή στη διαδικασία κατάρτισης λογιστικών εγγράφων.

Απαιτήσεις για την εγγραφή του "πρωτοβάθμιου"

Η κύρια απαίτηση για την εγγραφή του «πρωτεύοντος» είναι η υποχρεωτική παρουσία όλων των στοιχείων.

Όλα τα έγγραφα που περιέχονται στο Άλμπουμ των Ενοποιημένων Εγγράφων περιέχουν ήδη υποχρεωτικές πληροφορίες. Ωστόσο, εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί τα δικά της δείγματα εντύπων, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι περιέχουν όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για αποκάλυψη.

Ως επί το πλείστον, κάθε κύριο έγγραφο αποτελείται από τρία μέρη:

• Επί κεφαλής;
• Κύριο μέρος;
• Σχεδιαστικό μέρος.

Η κεφαλίδα προορίζεται να αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο που συντάσσεται, τον οργανισμό που το εξέδωσε και τον αντισυμβαλλόμενό του, και συγκεκριμένα:

• Όνομα του κύριου εγγράφου.
• Ο κωδικός αυτής της φόρμας είναι σύμφωνος με τον ταξινομητή OKUD. Στην πράξη, αυτό το πεδίο συχνά μένει κενό λόγω του γεγονότος ότι δεν υπάρχουν κυρώσεις για αυτό από τις φορολογικές αρχές.
• Η ημερομηνία του τετελεσμένου γεγονότος της οικονομικής ζωής.
• Όνομα του οργανισμού που συνέταξε το έγγραφο.
• Κωδικός οργανισμού σύμφωνα με τον ταξινομητή OKPO.
• Όνομα της μονάδας που είναι υπεύθυνη για την επιχειρηματική συναλλαγή (αναφέρεται εάν είναι διαθέσιμη).
• Το όνομα της μονάδας μέτρησης σύμφωνα με τον ταξινομητή ΟΚΕΗ, καθώς και το νόμισμα της συναλλαγής που εκτελείται.

Το κύριο μέρος του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου μπορεί να παρουσιαστεί τόσο σε μορφή πίνακα όσο και σε μορφή κειμένου. Αυτό το στοιχείο εγγράφου απαιτεί να αντικατοπτρίζονται τα ακόλουθα διαπιστευτήρια:

• Αναλυτικό περιεχόμενο του γεγονότος της οικονομικής ζωής που συνέβη. Η εταιρεία θα χρειαστεί να γράψει αυτή τη ρήτρα με τέτοιο τρόπο ώστε ελάχιστο ποσόλέξεις που περιέχουν τις μέγιστες χρήσιμες πληροφορίες.
• Κωδικοί και δείκτες σε χρηματικούς και φυσικούς όρους.
• Τα ποσά των συναλλαγών και, εάν υπάρχει φόρος, εμφανίζονται σε ξεχωριστή γραμμή.

Το τελικό στάδιο της προετοιμασίας του πρωτογενούς εγγράφου είναι η συλλογή υπογραφών των υπεύθυνων για το γεγονός της οικονομικής ζωής. Εκτός από το πλήρες όνομα του υπαλλήλου, είναι απαραίτητο να αναφέρετε:

• Θέσεις υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την ορθή εκτέλεση του εγγράφου, την πληρότητα και την ακρίβεια των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτό.
• Πρωτότυπες υπογραφές των μερών·
• Η ημερομηνία σύνταξης του πρωτογενούς εγγράφου, η θέση του πραγματικού εκτελεστή της επιχείρησης, η υπογραφή και το ονοματεπώνυμό του, καθώς και στοιχεία επικοινωνίας.

Χρειάζομαι σφραγίδα σε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα;

Κατά την προετοιμασία λογιστικών εγγράφων, προκύπτουν πολλά ερωτήματα σχετικά με το αποτύπωμα σφραγίδας. Οι αμφιβολίες των οργανισμών έγιναν ιδιαίτερα επίκαιρες μετά την ακύρωση της απαίτησης για υποχρεωτική παρουσία σφραγίδας το 2015.

Όσον αφορά μια ορισμένη λίστα πρωτογενών εγγράφων στα οποία είναι απαραίτητη η αποτύπωση σφραγίδας, στην πράξη αυτή η απαίτηση εφαρμόζεται σε αρκετές περιπτώσεις:

1. Όταν το έγγραφο περιέχει την ονομασία «M.P.», υποδεικνύοντας τη θέση για το αποτύπωμα της σφραγίδας·
2. Όταν η απαίτηση για αποτύπωμα καθορίζεται στο επίπεδο της ρωσικής νομοθεσίας.
3. Όταν η απαίτηση για αποτύπωμα προβλέπεται στο κύριο έγγραφο.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο καθορισμός του εάν απαιτείται εκτύπωση σε ένα συγκεκριμένο κύριο έγγραφο ή όχι είναι απαραίτητος μόνο για τις εταιρείες που συνεχίζουν να ασκούν τις δραστηριότητές τους χρησιμοποιώντας εκτύπωση.

Τυπικά σφάλματα στην κύρια τεκμηρίωση

Λόγω του γεγονότος ότι με βάση την πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση στην εταιρεία, διαμορφώνεται η φορολογική βάση και υπολογίζονται οι φόροι, οι φορολογικές αρχές παρακολουθούν στενά την ορθότητα των εγγράφων και την αξιοπιστία των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά. Πλέον τυπικά λάθηκατά την προετοιμασία του «πρωτεύοντος» είναι:

• Χρήση εντύπων που δεν έχουν εγκριθεί από την εταιρεία. Όταν η φορολογική επιθεώρηση έρχεται σε έναν οργανισμό με έλεγχο, το πρώτο έγγραφο που ζητούν είναι η λογιστική πολιτική. Σε αυτό πρέπει να καταγράφεται το γεγονός της χρήσης εντύπων εγγράφων που έχουν αναπτυχθεί ανεξάρτητα.
• Απουσία υποχρεωτικών στοιχείων γνωστοποίησης στο έντυπο.
• Απουσία υποχρεωτικών πληροφοριών στα κελιά φόρμας.
• Αριθμητικά λάθη κατά τη μεταγλώττιση. Αυτή η παραβίαση συμβαίνει συχνά μόνο στην «κύρια» φόρμα, η οποία συμπληρώνεται όχι ηλεκτρονικά, αλλά χειροκίνητα, δεδομένου ότι ο σχηματισμός ενός εγγράφου με τη χρήση προγράμματα υπολογιστήβοηθά στην αποφυγή λαθών στους υπολογισμούς.
• Η διόρθωση έγινε σε τεκμηρίωση μετρητών σε αντίθεση με τις νομικές απαιτήσεις.
• Σε κελιά που πρέπει να συμπληρωθούν, αλλά για τα οποία λείπουν πληροφορίες ή αριθμητικές τιμέςοι δείκτες είναι ίσοι με μηδέν, δεν εισάγονται παύλες.
• Το έγγραφο υπογράφηκε από μη εξουσιοδοτημένο άτομο. Στην πράξη, η εταιρεία πρέπει να έχει εντολή διαχειριστή που να ορίζει τη λίστα των προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν ορισμένα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Αντίστοιχα, εάν το «κύριο έγγραφο» υπογραφεί από πρόσωπο που δεν έχει τέτοιο δικαίωμα, το έγγραφο θεωρείται άκυρο και δεν έχει νομική ισχύ.

Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων στην κύρια τεκμηρίωση

Πρώτα απ 'όλα, σημειώνουμε ότι είναι δυνατή και απαραίτητη η διόρθωση του «πρωτεύοντος» εγγράφου, καθώς οι αναξιόπιστες πληροφορίες αποτελούν μεγαλύτερο κίνδυνο για τις εταιρείες από ένα διορθωμένο έγγραφο. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να γίνουν διορθώσεις σε όλες τις λογιστικές μορφές εγγράφων.

Σύμφωνα με τις απαιτήσεις που έχουν καθοριστεί για την προετοιμασία πρωτογενών μετρητών και τραπεζικών εγγράφων, απαγορεύονται οι προσαρμογές σε αυτήν την κατηγορία εντύπων.

Όπως για όλα τα άλλα κύρια έγγραφα, επιτρέπονται διορθώσεις.

Σε αυτή την περίπτωση είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε απλούς κανόνες, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε το έγγραφο χωρίς να διακυβεύεται η οπτική του παρουσίαση.

Η ουσία καταλήγει σε αυτό:

• Μια λανθασμένη καταχώριση πρέπει να διαγραφεί προσεκτικά.
• Συμπεριλάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες δίπλα στη διόρθωση.

Μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν διορθώσεις στα κύρια έγγραφα. Ως εκ τούτου, η διόρθωση που έγινε πρέπει να βεβαιωθεί με την υπογραφή υπεύθυνου υπαλλήλου της εταιρείας.

Διάρκεια x απώλεια πρωτογενών εγγράφων στον οργανισμό

Ο οργανισμός είναι υπεύθυνος για την αποθήκευση πρωτογενών εγγράφων. Αλλά για διαφορετικές κατηγορίες εγγράφων, καθορίζονται διαφορετικές περίοδοι κατά τις οποίες τα ολοκληρωμένα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται στην εταιρεία.

Η ελάχιστη διάρκεια ζωής του «πρωτεύοντος» είναι πέντε χρόνια. Ωστόσο, για τα μητρώα προσωπικού, η περίοδος κατά την οποία τα έγγραφα πρέπει να παραμείνουν στην εταιρεία είναι 75 έτη.

Ταυτόχρονα, ο οργανισμός πρέπει να παρέχει κατάλληλες συνθήκες για την αποθήκευση εγγράφων, καθώς και για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένων διορθώσεων που πρέπει να γίνονται σε έντυπα. ΣΕ γενική περίπτωσηΗ ευθύνη για την ασφάλεια της πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης θα πρέπει να ανατεθεί στον επικεφαλής της εταιρείας.

Η κύρια τεκμηρίωση κατέχει μια αρκετά σημαντική θέση μεταξύ όλων των εγγράφων που διατηρεί το λογιστήριο. Ελέγχεται συνεχώς από τη φορολογική υπηρεσία και πρέπει να συντάσσεται σύμφωνα με τους απαραίτητους κανόνες και νόμους που ισχύουν στη Ρωσική Ομοσπονδία. Τι σχετίζεται με την κύρια τεκμηρίωση, πώς να την επισημοποιήσετε και να τη συντάξετε σωστά, ώστε να μην έχετε προβλήματα με αυτήν αργότερα εφορίαΑς το δούμε στο άρθρο μας.

Πρωτογενής τεκμηρίωση στη λογιστική - τι είναι;

Τα βασικά έγγραφα είναι η βάση πάνω στην οποία μπορούν να γίνουν λογιστικές εγγραφές και να καταχωρηθούν στο γενικό μητρώο. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της τεκμηρίωσης διαχείρισης μιας επιχείρησης ή οργανισμού.

Σε όλες τις επιχειρήσεις που το κράτος ανάγκασε να τηρούν λογιστικά αρχεία, οι επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να επισημοποιούνται σύμφωνα με την πρωτογενή τεκμηρίωση. Ως επιχειρηματική συναλλαγή νοείται κάθε δραστηριότητα μιας επιχείρησης που συνεπάγεται την κίνηση κεφαλαίων ή τη δομή των περιουσιακών της στοιχείων.

Σύμφωνα με τον λογιστικό νόμο, η προετοιμασία της πρωτογενούς τεκμηρίωσης πρέπει να γίνεται ταυτόχρονα με τις επιχειρηματικές ενέργειες, δηλαδή να τεκμηριώνεται άμεσα. Αλλά εάν αυτό δεν είναι δυνατό, μπορείτε να δημιουργήσετε τεκμηρίωση αμέσως μετά το τέλος της ενέργειας.

Η κύρια τεκμηρίωση μπορεί να συνταχθεί τόσο σε χαρτί όσο και σε σε ηλεκτρονική μορφή. Αλλά στη δεύτερη επιλογή, όλα τα έγγραφα πρέπει να είναι πιστοποιημένα με ηλεκτρονική υπογραφή, διαφορετικά απλά δεν θα έχουν νομική ισχύ. Αλλά, εάν η σύμβαση αναφέρει ξεκάθαρα την παρουσία μιας έντυπης έκδοσης του εγγράφου, τότε πρέπει να είναι διαθέσιμη.

Τα βασικά έγγραφα θα διατηρηθούν για 4 χρόνια. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η εφορία έχει το δικαίωμα να τους ζητήσει ανά πάσα στιγμή να ελέγξουν εσάς και τον αντισυμβαλλόμενό σας. Θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με τα έγγραφα στα οποία αγοράζετε οτιδήποτε. Θυμηθείτε, χάρη σε αυτούς θα μπορείτε να προσφύγετε στο δικαστήριο εάν παραστεί ανάγκη.

Διαχωρισμός εγγράφων ανά επιχειρηματικά στάδια

Όλες οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται από μια επιχείρηση ή οργανισμό μπορούν να χωριστούν σε 3 στάδια:

1. Συζήτηση των όρων της συμφωνίας. Αυτή τη στιγμή, πρέπει να συζητήσετε όλες τις αποχρώσεις και να καταλήξετε σε μια κοινή γνώμη. Αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα είναι η υπογραφή συμφωνίας και η έκδοση τιμολογίου για πληρωμή.
2. Πληρωμή σύμφωνα με τη συμφωνία. Πρέπει να επιβεβαιωθεί με απόσπασμα από τον τρέχοντα λογαριασμό σας εάν η πληρωμή έγινε με τραπεζικό έμβασμα ή με επιταγές και αυστηρά έντυπα αναφοράς εάν η πληρωμή έγινε σε μετρητά.
   Η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιείται συχνά από τους υπαλλήλους ενός οργανισμού όταν λαμβάνουν κεφάλαια για λογαριασμό τους.
3. Παραλαβή πληρωμένων αγαθών ή υπηρεσιών. Πρέπει να υπάρχουν στοιχεία που να επιβεβαιώνουν ότι τα αγαθά παραλήφθηκαν ή η υπηρεσία παρασχέθηκε, διαφορετικά η φορολογική υπηρεσία απλώς δεν θα σας επιτρέψει να μειώσετε το ποσό της είσπραξης φόρων.

Η επιβεβαίωση μπορεί να είναι φορτωτική ή απόδειξη σε περίπτωση παραλαβής εμπορευμάτων ή πιστοποιητικό περάτωσης εργασιών σε περίπτωση παροχής υπηρεσίας.

Τι έγγραφα απαιτούνται;

Ανάλογα με τη λειτουργία που θα πραγματοποιηθεί, η λίστα απαραίτητα έγγραφαμπορεί να ποικίλλει. Ας δούμε την πιο κοινή λίστα απαιτούμενων εγγράφων. Συνήθως, όλα τα έγγραφα συντάσσονται είτε από τον ανάδοχο είτε από τον προμηθευτή των αγαθών.

Η λίστα των εγγράφων μοιάζει με αυτό:

Χαρακτηριστικά του λογιστικού μητρώου

Αφού προετοιμαστούν τα κύρια έγγραφα, ελέγχονται ως προς τη μορφή και το περιεχόμενο. Μετά από αυτό, εάν όλα γίνουν σωστά, επισημοποιούνται και πραγματοποιείται η οικονομική ομαδοποίηση των δεδομένων που περιέχονται σε αυτήν. κοινό σύστημαλογιστική. Για να γίνει αυτό, όλες οι πληροφορίες σχετικά με το υπόλοιπο της περιουσίας, τα μετρητά και τις επιχειρηματικές συναλλαγές της εταιρείας από τα κύρια (δωρεάν) έγγραφα μεταφέρονται στα λογιστικά μητρώα.

Τα ίδια τα λογιστικά μητρώα είναι εξειδικευμένοι πίνακες που συντάσσονται σε αυστηρά καθορισμένη μορφή, σε πλήρη συμφωνία με την οικονομική ομαδοποίηση των πληροφοριών για την περιουσία της εταιρείας και τις πηγές εμφάνισής της.

Όλα τα υπάρχοντα μητρώα χωρίζονται σε 3 ομάδες:

• Με ραντεβού. Ανάλογα με αυτό το κριτήριο, τα μητρώα χωρίζονται σε χρονολογικά, συστηματικά και συνδυαστικά. Κάθε μεμονωμένος τύπος έχει τη δική του σειρά αποθήκευσης δεδομένων.
• Με βάση τη γενίκευση των δεδομένων, τα μητρώα χωρίζονται σε ολοκληρωμένα και διαφοροποιημένα. Κάθε ένα μπορεί να εξεταστεί από το συγκεκριμένο στο γενικό, ή αντίστροφα, από την αναφορά στα κύρια έγγραφα.
• Με εμφάνιση. Μπορούν να έχουν σχεδόν αυθαίρετο σχήμα: ένα βιβλίο, ένα περιοδικό, μια κάρτα, τυπωμένα φύλλα.

Τα λογιστικά μητρώα πρέπει να διαθέτουν:

• Πλήρης τίτλος.
• Η καθορισμένη χρονική περίοδος για την καταχώρηση των επιχειρηματικών συναλλαγών και την περίοδο τιμολόγησης που σχετίζεται.
• Υπογραφές και αρχικά των υπευθύνων. Αυτό καθιστά δυνατό, σε περίπτωση αμφιλεγόμενα ζητήματαβρείτε και αναφέρετε τα πρόσωπα που συμμετείχαν στη συναλλαγή.

Οι διενεργούμενες επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να αντικατοπτρίζονται ακριβώς στην περίοδο κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν. Εάν ο στοχασμός εγγράφων δεν μπορεί να γίνει απευθείας κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, τότε η εγγραφή πρέπει να γίνει αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Γενικά, τα λογιστικά μητρώα δημιουργούνται για τη συγκέντρωση και τη συστηματοποίηση πληροφοριών σχετικά με τα κύρια έγγραφα που γίνονται δεκτά για εγγραφή, για την εμφάνιση οικονομικές δηλώσεις. Εάν η οικονομική και κύρια τεκμηρίωση της επιχείρησης αποθηκεύεται σε έντυπη μορφή, τότε κατόπιν αιτήματος άλλων συμμετεχόντων στις επιχειρηματικές δραστηριότητες ή επιβολή του νόμου(εάν είναι στην αρμοδιότητά τους) αντίγραφα πρέπει να προσκομιστούν από το άτομο που τα συνέταξε και τα παρουσίασε για υπογραφή.

1γ πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση

Κατά την οικονομική διαχείριση - ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΈνας λογιστής θα πρέπει να εργαστεί με ένα τεράστιο όγκο τεκμηρίωσης. Αυτά είναι διάφορα έντυπα, συμβόλαια, τεκμηρίωση αναφοράς, εκτιμήσεις και υπολογισμοί. Ορισμένα από αυτά δεν έχουν μεγάλη σημασία και είναι δευτερεύοντα, αλλά υπάρχουν επίσης πολύ σημαντικά έγγραφα στα οποία ακόμη και ένα μικρό λάθος μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικές συνέπειες για ολόκληρη την επιχείρηση και για μεμονωμένους υπαλλήλους. Αυτά είναι τα κύρια έγγραφα του οργανισμού.

Με τη βοήθεια του προγράμματος 1C θα μπορείτε να τα ελέγχετε και να τα χειρίζεστε πολύ πιο εύκολα. Οι λειτουργίες του περιλαμβάνουν τη διαχείριση ναυτιλιακών και νομισματικών παραστατικών, εγγράφων αποθήκης και εκείνων που σχετίζονται με το λιανικό εμπόριο.

Μέχρι σήμερα λογισμικόΗ εταιρεία 1C κατέχει ηγετική θέση μεταξύ των λογιστικών προγραμμάτων που χρησιμοποιούνται συνεχώς στη χώρα μας.

Μεταξύ των πιο δημοφιλών λειτουργιών 1C είναι οι ακόλουθες:

• Πλήρης αυτοματοποίηση όλων των ειδών λογιστικής.
• Υπολογισμός μισθοίυπαλλήλους.
• Λογιστική διαχείριση προσωπικού και παραγωγής.

Το πρόγραμμα έχει ένας μεγάλος αριθμός απόλειτουργίες και ρυθμίσεις, με τη βοήθεια των οποίων μπορείτε να το προσαρμόσετε πλήρως για τον εαυτό σας, να το προσαρμόσετε με τρόπο που σας βολεύει.

Η προετοιμασία της πρωτογενούς τεκμηρίωσης είναι μια πολύπλοκη και επίπονη εργασία, αλλά απλώς απαραίτητη. Οι σύγχρονες τεχνολογίες υπολογιστών και οι υψηλά καταρτισμένοι υπάλληλοι θα σας βοηθήσουν. Εάν το προσεγγίσετε με κάθε ευθύνη και γνώση του θέματος, τότε δεν θα υπάρξουν προβλήματα.

Σε επαφή με

Η ακρίβεια της λογιστικής και τα περαιτέρω συμπεράσματα από αυτήν εξαρτάται από την ποιότητα του πρωτογενούς εγγράφου και τις πληροφορίες που περιέχει.

Οι πληροφορίες που περιέχονται στα κύρια έγγραφα που γίνονται δεκτά για λογιστική συσσωρεύονται και συστηματοποιούνται σε λογιστικά μητρώα, τα έντυπα ή οι απαιτήσεις για τα οποία εγκρίνονται από τον εξουσιοδοτημένο φορέα. Τα δεδομένα από τα λογιστικά μητρώα σε ομαδοποιημένη μορφή μεταφέρονται στις οικονομικές καταστάσεις.

Η διοίκηση καθορίζει τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να υπογράφουν λογιστικά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να καθοριστεί μια ιεραρχία υπογραφών ανάλογα με τη θέση που κατέχει, το χρηματικό ποσό, το εύρος και την ουσία της επιχείρησης.

Επιχειρηματίες ή οργανισμοί που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές, πρέπει να θεσπίσει κατάλληλες διασφαλίσεις και ελέγχους σχετικά με το δικαίωμα χρήσης και πρόσβασης στις ηλεκτρονικές υπογραφές.(17)

Απαιτήσεις για την προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων

1. Οι εγγραφές στα κύρια έγγραφα πρέπει να γίνονται με μελάνι, κραγιόν, πάστα στυλό, με γραφομηχανές, μηχανήματα και άλλα μέσα που διασφαλίζουν την ασφάλεια αυτών των καταχωρήσεων για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται για την αποθήκευσή τους στο αρχείο.

Μη χρησιμοποιείτε μολύβι για να γράψετε.

• 2. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τακτοποιημένα, το κείμενο και οι αριθμοί πρέπει να είναι γραμμένα καθαρά και ευανάγνωστα.
• 3. Όλα τα στοιχεία πρέπει να συμπληρωθούν στο έγγραφο. Αν δεν συμπληρωθούν στοιχεία, στη θέση της τοποθετείται μια παύλα. Πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά στοιχεία.
• 4. Στα χρηματικά παραστατικά το ποσό αναγράφεται αριθμητικά και λεκτικά.
• 5. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να είναι επικυρωμένα προσωπικές υπογραφέςεπικεφαλής του οργανισμού, προϊστάμενος λογιστής ή εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
• 6. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν αντίγραφα υπογραφών εξουσιοδοτημένων προσώπων.
• 7. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να φέρουν τη σφραγίδα του οργανισμού, εφόσον αυτό προβλέπεται από το έντυπο και την κείμενη νομοθεσία. (18)

Ο επικεφαλής του οργανισμού πρέπει, σε συμφωνία με τον επικεφαλής λογιστή, να εγκρίνει με τη μορφή εντολής τον κατάλογο των προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα.

Η έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, η μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για προβληματισμό στη λογιστική, καθώς και η αξιοπιστία των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά διασφαλίζονται από τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Η κίνηση των πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική (άντληση ή λήψη από άλλες επιχειρηματικές οντότητες, αποδοχή για λογιστική, επεξεργασία, μεταφορά στο αρχείο) πρέπει επίσης να ρυθμίζεται από χρονοδιάγραμμα, το οποίο εγκρίνεται με εντολή του διαχειριστή.

Για την προειδοποίηση τόσο των διευθυντών όσο και των εκτελεστών από απρόβλεπτες αρνητικές συνέπειες και για εξοικονόμηση χρόνου κατά την αναζήτηση πληροφοριών, είναι απαραίτητο μετά τη λήψη κανονιστικά έγγραφαδημιουργία βάσης δεδομένων για την καταχώριση πρωτογενών εγγράφων.

Αυτό σημαίνει ότι όλα τα πρωτεύοντα έγγραφα που συντάσσονται και συμπληρώνονται στο λογιστήριο πρέπει να έχουν το δικό τους αναγνωριστικό - έναν κωδικό (εφάπαξ, μοναδικός αριθμός), ο οποίος τους εκχωρείται κατά την υποχρεωτική εγγραφή σε ένα από τα ημερολόγια εγγραφής, ο οποίος πρέπει να άνοιξε σε κάθε επιχείρηση.

Διαδικασία σύνταξης εγγράφων:

• -συμμόρφωση με όλες τις καθορισμένες λεπτομέρειες και μορφές εγγράφων·
• - ακρίβεια και σαφήνεια παρουσίασης του περιεχομένου των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών σε έγγραφα.
• - έγκαιρη εκτέλεση επιχειρηματικών συναλλαγών, σαφής, τακτοποιημένη και ευανάγνωστη σύνταξη κειμένου.
• - χτύπημα ελεύθερες θέσειςελλείψει στηρίγματος?
• -αναγραφή των ποσών σε αριθμούς και λέξεις σε όλα τα πολύτιμα έγγραφα. διαγραφή σφαλμάτων ώστε να είναι ορατό ό,τι έχει διαγραφεί και πιστοποίηση του σωστού κειμένου με την υπογραφή του ατόμου που συνέταξε το έγγραφο·
• -δεν επιτρέπονται διορθώσεις.(27)

Τα κύρια έγγραφα που δημιουργούνται με τη χρήση μηχανοποιημένης μεθόδου απαιτούν ειδική επιβεβαίωση της αξιοπιστίας των δεδομένων που λαμβάνονται, δηλ. εξουσιοδότηση και προστασία καταχωρημένων δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη λήψη πληροφοριών σχετικά με αυτά. Οποιοσδήποτε τύπος εγγράφου μπορεί να μεταδοθεί με φαξ, αλλά όχι πρωτεύον λογιστικό έγγραφο, γιατί δεν φέρει επιβεβαίωση της γνησιότητάς του. Την ευθύνη για την έγκαιρη και ποιοτική δημιουργία εγγράφων και τη μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για μεταγενέστερο προβληματισμό στη λογιστική φέρει τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Η κύρια λογιστική σε μια μεταποιητική επιχείρηση είναι η βάση πληροφοριών για τη διαχείριση, η ποιότητα της οποίας εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα της λογιστικής. Η πρωτογενής λογιστική είναι ένα σύμπλεγμα πληροφοριών και λογικών πράξεων με έγγραφα που συνοδεύουν τυχόν υλικές και χρηματοοικονομικές ροές και τα στοιχεία τους από τις εισροές έως τις εκροές των παραγωγικών και οικονομικών εγκαταστάσεων της επιχείρησης και της εταιρείας στο σύνολό της.

Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα είναι φορείς πληροφοριών για όλα τα παραγωγικά και οικονομικά αντικείμενα και θέματα και τις αλληλεπιδράσεις τους και επιτρέπουν μια συνολική αξιολόγηση όλων των παραγόντων ελέγχου: ποσοτικούς, ποιοτικούς, οικονομικούς.(12).

1. Κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής υπόκειται σε εγγραφή με πρωτογενές λογιστικό έγγραφο. Δεν επιτρέπεται η αποδοχή για λογιστικά έγγραφα εγγράφων που τεκμηριώνουν γεγονότα της οικονομικής ζωής που δεν έχουν λάβει χώρα, συμπεριλαμβανομένων αυτών που υποκρύπτουν φανταστικό και προσποιημένοσυναλλαγές.

2. Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου είναι:

1) όνομα του εγγράφου·

2) ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου.

3) το όνομα της οικονομικής οντότητας που συνέταξε το έγγραφο·

5) η αξία της φυσικής και (ή) νομισματικής μέτρησης ενός γεγονότος της οικονομικής ζωής, υποδεικνύοντας τις μονάδες μέτρησης·

6) το όνομα της θέσης του ατόμου (των προσώπων) που ολοκλήρωσε τη συναλλαγή, τη λειτουργία και το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεσή της ή το όνομα της θέσης του ατόμου ή των υπευθύνων για την εκτέλεση του τετελεσμένου γεγονότος ;

(δείτε το κείμενο στην προηγούμενη έκδοση)

7) υπογραφές των προβλεπόμενων προσώπων ρήτρα 6του τμήματος αυτού, αναφέροντας τα επώνυμα και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ταυτοποίηση των προσώπων αυτών.

3. Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται όταν διαπράττεται γεγονός οικονομικής ζωής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του. Ο υπεύθυνος για την καταχώριση του γεγονότος της οικονομικής ζωής διασφαλίζει την έγκαιρη μεταφορά των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων για την καταχώριση των δεδομένων που περιέχονται σε αυτά σε μητρώαλογιστική, καθώς και την αξιοπιστία αυτών των δεδομένων. Το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί η τήρηση λογιστικών αρχείων και το πρόσωπο με το οποίο έχει συναφθεί συμφωνία για την παροχή λογιστικών υπηρεσιών δεν ευθύνονται για τη συμμόρφωση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που καταρτίζονται από άλλα πρόσωπα με τετελεσμένα γεγονότα της οικονομικής ζωής.

(δείτε το κείμενο στην προηγούμενη έκδοση)

4. Τα έντυπα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων καθορίζονται από τον επικεφαλής της οικονομικής οντότητας κατόπιν εισήγησης του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών αρχείων. ΈντυπαΤα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα για τους οργανισμούς του δημόσιου τομέα καταρτίζονται σύμφωνα με τον προϋπολογισμό νομοθεσία Ρωσική Ομοσπονδία.

(δείτε το κείμενο στην προηγούμενη έκδοση)

5. Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο συντάσσεται σε χαρτί και (ή) με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου υπογεγραμμένου με ηλεκτρονική υπογραφή.

6. Εάν η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή μια συμφωνία προβλέπει την υποβολή πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου σε άλλο πρόσωπο ή σε κυβερνητικό φορέα σε χαρτί, η οικονομική οντότητα υποχρεούται, κατόπιν αιτήματος άλλου προσώπου ή κρατική υπηρεσίαμε δικά σας έξοδα, δημιουργήστε αντίγραφα σε έντυπη μορφή του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου που συντάχθηκε με τη μορφή ηλεκτρονικού παραστατικού.

7. Διορθώσεις επιτρέπονται στο κύριο λογιστικό έγγραφο, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από ομοσπονδιακούς νόμους ή κανονιστικές νομικές πράξεις των κρατικών ρυθμιστικών φορέων λογιστικής. Η διόρθωση στο πρωτεύον λογιστικό έγγραφο πρέπει να περιέχει την ημερομηνία της διόρθωσης, καθώς και τις υπογραφές των προσώπων που συνέταξαν το έγγραφο στο οποίο έγινε η διόρθωση, αναφέροντας τα επώνυμα και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία απαραίτητα για την αναγνώριση αυτών των προσώπων.

8. Εάν, σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κατασχεθούν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της μορφής ηλεκτρονικού εγγράφου, αντίγραφα των κατασχεθέντων εγγράφων, που έχουν γίνει με τον τρόπο που ορίζει η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, είναι περιλαμβάνονται στα λογιστικά έγγραφα.