Masa de personal, sau prescurtat ca ШР, este un act de reglementare local care determină structura întreprinderii, componența și numărul personalului acesteia. Este dezvoltat, de regulă, pe baza formularului unificat T-3 (oferim un exemplu de completare în acest articol). În tabelul de personal, pe lângă numele profesiilor și posturilor, este indicată mărimea salariile pentru fiecare dintre ei.

Puteți descărca mai jos tabelul de personal pentru 2019, dar acum să vorbim despre ce este acesta.

După cum sa spus deja, formularul de tabel de personal (2019) poate fi aprobat conform unui formular unificat standard, dar asta nu înseamnă că angajatorul este constrâns de acest formular. Șeful întreprinderii își poate dezvolta propria formă și eșantion, ușor de înțeles și convenabil pentru el. Dacă nu vrea să facă el însuși dezvoltarea, poate încredința aceasta unei persoane responsabile, de exemplu un contabil.

Exemplu de tabel de personal pentru 2019, descărcare

Vă rugăm să rețineți că în documentul în cauză în obligatoriu trebuie să fie:

• denumirea unității;
• titluri de post;
• numărul de unități de personal;
• mărimea salariului;
• indemnizații, dacă sunt prevăzute în reglementările salariale.

Este imposibil să ascundeți orice informație în ShR. Dacă există o unitate, aceasta trebuie indicată în formular. Puteți vedea mai jos un exemplu de completare a tabelului de personal pentru 2019.

De ce aveți nevoie de personal într-o organizație?

Acest act de reglementare local este necesar datorită faptului că:

• face posibilă compararea clară a departamentelor după numărul de angajați, calificările acestora și nivelul remunerației lor;
• utilizat în evaluarea eficacității structurii existente a întreprinderii;
• util pentru analizarea volumului de muncă al angajaților, evaluarea cantității de muncă pe care o prestează, clarificarea și modificarea fișelor postului;
• necesar atunci când interacționați cu autoritățile de inspecție. De obicei se cere să fie asigurată prin forță de muncă și inspectoratele fiscaleîn timpul inspecțiilor: absența poate fi considerată o încălcare a legislației muncii și a protecției muncii, ceea ce presupune impunerea unei amenzi, care, conform , este de 1000-5000 de ruble pentru un funcționar și de la 30.000 la 50.000 de ruble pentru o organizație;
• obligat să justifice concedierea salariaților din cauza reducerii personalului în cazul în care un caz este examinat în instanță. Fără aceasta, este dificil pentru angajator să dovedească justificarea concedierii și lipsa locurilor de muncă disponibile pentru angajații disponibilizați (obliga angajatorul să ofere angajatului disponibilizat un post vacant adecvat la întreprindere, dacă există).

Exemplu de tabel de personal pentru 2019: întocmit conform tuturor regulilor

Pasul 1. Completați antetul

Totul este standard: indicăm numele complet al organizației în conformitate cu actele statutare. În aceeași etapă, indicăm perioada pentru care se întocmește acest document. Perioada este indicată fie de un an, fie pur și simplu scriu că se aplică de la cutare și cutare dată, fără a preciza perioada terminală.

Pasul 2. Specificați unitățile de personal

Toate denumirile profesiilor și posturilor care există în companie sunt introduse aici. Aici sunt supuse unui fel de contabilitate și aranjare pe divizii, dacă există, desigur. Vă rugăm să rețineți că dacă profesia presupune utilizarea standard profesional sau funcția este indicată în lista care dă dreptul la repartizare anticipată a unei pensii, atunci în acest document denumirea postului sau profesiei trebuie să fie strict identică cu standardul sau lista profesională.

Pasul 3. Înregistrăm salariile și indemnizațiile oficiale

Indicăm numerele. Vă rugăm să rețineți că dacă utilizați numai salarii, ca, de exemplu, în acest exemplu, atunci secțiunile indemnizații și compensații nu sunt completate. Nu lăsa celulele goale să te deranjeze, legea o permite. Acesta este sistemul dvs. de salarizare.

Pasul 4. Semnează

Informațiile rezumate sunt de obicei semnate de două persoane: un ofițer de personal și un contabil. Dar în firme mici O persoană, de exemplu, același contabil, poate semna pentru doi.

Pasul 5. Aprobați

Aproba CEO prin ordinul său, care se întocmește în formă liberă. În viitor, toate modificările la ShR se fac exclusiv prin comenzi.

Când este compilat și cum se face modificări

Orarul se întocmește și se aprobă, de regulă, la deschiderea întreprinderii. În viitor, ajustările și modificările, dacă este necesar, pentru stabilirea de noi salarii sau adăugarea de noi unități, se fac la acesta prin noi comenzi.

Modificările se fac de obicei în următoarele cazuri:

• redenumirea unităților structurale sau a pozițiilor,
• modificari salariale,
• în timpul reorganizării întreprinderii,
• în cazul reducerii numărului sau personalului salariaţilor.

Diferența dintre ultimele două puncte este că atunci când personalul este redus, unitățile individuale de personal sunt eliminate (adică are loc o reorganizare), iar când personalul este redus, unitățile individuale sunt eliminate. În acest caz, angajații care ocupă posturi reduse sunt supuși concedierii în conformitate cu articolele relevante.

Modificările se fac exclusiv în același mod în care au fost aprobate, adică prin comenzi. Unul dintre următoarele motive poate fi indicat ca bază:

• îmbunătăţire structura organizationala companii;
• îmbunătățirea activității unităților structurale individuale;
• reorganizarea companiei;
• extinderea sau contractarea companiei;
• modificări ale legislației;
• optimizarea proceselor organizatorice;
• planificarea și calculele economice ale departamentului de personal;
• eliminarea dublării funcțiilor.

Toți angajații afectați de modificări sunt obligați să citească comanda și să o semneze. Dar înainte de aceasta, angajatorul este obligat să facă un anunț oficial despre schimbările viitoare și să-și notifice angajații despre schimbările viitoare cu cel puțin două luni înainte. Acest lucru este valabil mai ales pentru situațiile cu concedieri ale angajaților, în care fiecare acțiune este supusă confirmării documentare.

Este necesar să folosiți un exemplu de tabel de personal?

În prezent, prezența acestui document este obligatorie, conform unde este menționat de două ori: la articolul 15, care conține definiția relaţiile de muncă, iar la articolul 57, potrivit căruia o condiție importantă Contractul de munca este o functie de munca si anume munca conform postului in conformitate cu tabloul de personal, profesie, specialitate - cu indicarea calificarilor, tipului specific de munca incredintata salariatului. Prin urmare, un eșantion despre cum să întocmești corect un program de personal pentru 2019 vă va fi util în munca dumneavoastră.

Tabelul de personal într-o organizație este necesar pentru a forma personalul și numărul total al companiei. Conținutul tabelului de personal este standard pentru toate companiile - o listă de posturi, compoziția structurală, unitățile de personal, informații despre salariile angajaților, salariile lunare și indemnizațiile disponibile; determinate de regulamentele sau de actul constitutiv al companiei.

Tabelul de personal se intocmeste conform formularului T-3. Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede prezența obligatorie a unui tablou de personal în orice companie, dar conform rezoluției Roskomstat, necesitatea contabilității se aplică tuturor formelor de proprietate. documentatie primara pentru contabilitatea salariilor.

Angajarea salariaților în baza unui contract de muncă (indiferent dacă locul de muncă este cel principal sau cu fracțiune de normă) are loc pe baza unui tabel de personal, care trebuie să indice unitatea structurală și funcția salariatului.

De obicei tabelul de personal este o activitate de contabilitate, dar Directorul de calificare al posturilor precizează că completarea tabelului de personal este responsabilitatea directă a economistului de muncă. Dar, din cauza absenței acestei poziții în multe organizații, șeful companiei decide independent cine se va ocupa de problemele de personal din organizație.

În cazurile în care responsabilitatea menținerii tabloului de personal este atribuită unui salariat care nu are această obligație în contractul de muncă, o astfel de acțiune este însoțită de executarea unui ordin.

_______________________________________________________________________________

Ordin de aprobare a tabloului de personal (exemplu)

_______________________________________________________________________________

Trebuie reținut că numele postului angajatului din contractul de muncă trebuie să se potrivească exact cu cel indicat în tabelul de personal.

Tabelul de personal este întocmit pentru o anumită dată calendaristică, iar aprobarea lui are loc, de regulă, la 1 ianuarie a fiecărui an. Tabelul de personal se pune în aplicare prin ordin al managerului. Schimbări în personal sunt introduse, de asemenea, folosind o comandă. Dacă în cursul anului s-au făcut modificări minore la tabloul de personal sau deloc, nu este necesară reaprobarea tabloului de personal pentru anul următor. În acest caz, este suficient să faceți o listă cu modificările efectuate.

Formularul unificat T-3 al tabelului de personal nu trebuie redus, dar i se pot face unele completări necesare. De exemplu, dacă una dintre secțiunile tabelului de personal nu este solicitată (de exemplu, secțiunea „indemnizație”), atunci coloana formularului unificat este restrânsă și nu este completată în continuare. Aranjarea posturilor și unităților structurale în tabelul de personal este determinată direct de șeful organizației.

Fiecare divizie include posturi cu normă întreagă cu indicarea obligatorie a specialității personalului. Pozițiile sunt enumerate în ordine descrescătoare - începând cu conducerea superioară și terminând cu posturile junior. Diviziunile structurale și pozițiile sunt indicate numai în cazul nominativ. Posturile parțiale de personal (de exemplu, lucrători cu fracțiune de normă) sunt indicate în coloana 4 în cote: 0,5; 0,25.

Numărul maxim de erori se face la completarea coloanei „salariu”. Foarte des, managerii nu indică întregul salariu, ci intervalul acestuia (de exemplu, 3.000-5.000 de ruble), care este fundamental incorect. În acest caz, puteți să vă uitați la comanda de pe tabelul de personal (din care un eșantion a fost indicat mai sus) și să adăugați sumele salariale astfel încât acestea să coincidă cu suma totală specificată în comandă. Desigur, angajații din diferite poziții primesc salarii diferite, dar pentru a reflecta fluctuațiile salariilor lor, există o coloană specială „indemnizație”.

De ce ai nevoie de personal?

Scopul principal al tabloului de personal este capacitatea acestuia de a dovedi în instanță (în cazul unor situații controversate) că societatea nu a angajat salariatul din cauza absenței postului solicitat în tabloul de personal, iar concedierea acestuia a fost justificată. Trebuie amintit că o masă de personal bine concepută este cheia pentru a câștiga orice dispută în instanță. Astfel, tabelul de personal este cusut, numerotat, sigilat cu sigiliul organizației și semnat de manager și contabil.

Semnături și sigilii pe masa de personal

Tabelul de personal poate fi format din mai multe foi. Persoanele care semnează semnează numai pe ultima foaie din rândul corespunzător. Dacă este necesară semnarea fiecărei foi, formularul este completat cu rânduri pentru semnătură. Această procedură poate fi utilizată la semnarea tabelului de personal al unei sucursale înainte de aprobarea acesteia separat de organizația-mamă.
Formularul unificat N T-3 nu prevede tipărirea pe tabelul de personal aprobat.

Cum și când se fac modificări la tabelul de personal?

Modificările în tabloul de personal apar în cazurile în care componența angajaților se modifică, se formează noi departamente, se elimină posturi vechi și se introduc altele noi. Modificările se fac în două moduri principale: puteți înlocui complet tabelul de personal în sine sau puteți emite un ordin de a face modificări la tabelul de personal. În cazul în care modificările la tabloul de personal sunt efectuate pe baza unei comenzi, se indică următoarele motive:

• reorganizarea formei;
• optimizarea și îmbunătățirea activităților structurilor de conducere;
• tot felul de modificări ale legislației care necesită schimbări obligatorii în personal;
• eliminarea responsabilităților repetitive;
• reducerea sau extinderea producției unei companii.

Atunci când se fac modificări la tabelul de personal, trebuie făcute ajustări la documentele angajaților - carnetul de muncă și cardul personal (de exemplu, la redenumirea unui post). În acest caz, este necesar să obțineți acordul scris al angajatului.

La schimbarea salariilor (înregistrarea indemnizațiilor și sporurilor), angajatul trebuie anunțat în scris despre aceasta cu 2 luni înainte de eveniment. Modificări de acest fel se fac nu numai la tabloul de personal, ci și cu ajutorul unui acord suplimentar la contract. De asemenea, nu uitați că modificările și completările efectuate în modul prescris la tabelul de personal al organizației sunt aduse în atenția angajaților, după care aceștia cărți de muncă pe baza unui ordin (instrucțiune) sau a unei alte decizii a angajatorului, se fac modificările și completările corespunzătoare. Acest lucru este menționat în paragraful 3.1 al Instrucțiunii nr. 69.

Ce este personalul?

Cifra de afaceri pentru multe companii este un lucru obișnuit, motiv pentru care multe organizații practică menținerea așa-numitei forme de personal „de lucru” - personal, altfel este o înlocuire a posturilor sau a unei liste de personal. Principala diferență dintre acest document și tabelul de personal este dinamismul acestuia. Spre deosebire de schimbarea tabelului de personal, aranjamentul de personal se poate schimba rapid în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) ale personalului întreprinderii și, cel mai important, nu necesită emiterea unui ordin pentru aprobarea și modificarea acestuia.

De la tabelul de personal, arătând total unități de personal (posturi) la întreprindere, nu face posibilă determinarea dacă un post este vacant sau ocupat și care dintre angajați îl ocupă; în tabelul de personal, de regulă, sunt indicate exact aceste informații - numele și inițialele a salariaților întreprinderii care ocupă posturile prevăzute în tabelul de personal, iar statutul postului este închis sau vacant.

Angajatorii ruși păstrează documentația referitoare la necesitatea sistematizării și înregistrării activităților de muncă ale angajaților angajați. Un exemplu de astfel de document este tabelul de personal (denumit în continuare SH). Documentul specificat este un act local al angajatorului. Aprobat de SHR prin ordin al angajatorului. Fiecare angajat trebuie să fie familiarizat cu acest document în momentul angajării. Există o formă unificată stabilită normativ pentru acest document, dar nu este obligatorie. Tabelul de personal pentru un SRL (exemplu 2017) poate fi descărcat de pe linkul de mai jos.

Conceptul de personal

Personalul este documentul solicitat pentru fiecare angajator, deoarece ar trebui să colecteze informații despre diviziunea existentă a muncii între lucrători.

Importanța tabloului de personal pentru angajator, în special, este evidențiată de funcția de departament specificată în Scrisoarea Rostrud din 21 ianuarie 2014 N PG/13229-6-1.

Din această scrisoare, în special, rezultă:

• ShR este un act de reglementare local obligatoriu pentru angajator;
• din punct de vedere legislativ regulile stabilite nu există întocmirea SHR;
• Poziția din contract trebuie să fie indicată în conformitate cu SHR.

Anterior, formularele de documentație primară obligatorie aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică includeau tabelul de personal. Până în 2013, nu era permisă utilizarea unor forme independente de astfel de documente. Cu toate acestea, în prezent, utilizarea obligatorie a formei unificate corespunzătoare pentru organizațiile comerciale și-a pierdut relevanța.

Astăzi, aceste organizații au dreptul de a determina în mod independent ce formă a acestui document să utilizeze:

• unificat (formular nr. T-3);
• dezvoltat și aprobat independent.

Ca exemplu de document în cauză, vă sugerăm să descărcați programul de personal al unei organizații de construcții (exemplu la linkul de mai jos).

Exemplu de program de personal

Termenul, perioadele și cazurile de aprobare a tabloului de personal nu sunt stabilite prin lege. Prin urmare, este prerogativa angajatorului să rezolve aceste probleme.

Tabloul de personal este recunoscut ca act de reglementare local al angajatorului, afectându-i direct activitatea muncii. Prin urmare, există obligația ca angajații să se familiarizeze cu acest document la semnare la angajare înainte de semnarea unui contract de muncă.

Înregistrarea tabloului de personal

Tabloul de personal, în special, ar trebui să includă:

• structura organizației care indică funcții, profesii și (sau) specialități, tipuri specifice de muncă;
• nivelurile de personal;
• salariile.

Contractele de munca cu salariatii se incheie in conformitate cu informatiile cuprinse in SR.

Pentru a reflecta corect în SHR un anumit tip de muncă, vă recomandăm să urmați Procedura, aprobată. Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20.

Programul în cauză este aprobat printr-un document administrativ, care este semnat de șeful organizației sau de o altă persoană cu autoritate corespunzătoare.

Formularul unificat conține detalii care indică necesitatea ca tabelul de personal să fie semnat de șeful departamentului de personal și de contabilul șef.

Dacă nu există posturi corespunzătoare în organizație, ambele funcții sunt îndeplinite de șeful acesteia.

Deși obligația de completare a tabelului de personal nu este stabilită legal, organele de inspecție consideră predominant absența acestuia drept o încălcare a legii. Pentru a evita neînțelegerile, managerii nu ar trebui să neglijeze acest document primar important. Numai pentru că este util pentru afaceri în multe feluri. Să ne dăm seama care dintre ele și, de asemenea, să ne uităm pe scurt la regulile de completare a formularului T-3.

Tabelul de personal este document normativ, corectitudinea completarii care este consacrata legislativ in Rezolutia „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentatie contabila primara de contabilizare a muncii si plata acesteia” din 5 ianuarie 2004.

Termenii utilizați în rezoluție sunt prevăzuți de Codul Muncii al Federației Ruse. Personalul este componența angajaților unei organizații date, care este planificat să fie disponibil pentru o anumită perioadă de timp.

Prin urmare, tabelul de personal reflectă următoarele puncte:

• structura întreprinderii (subordonarea ierarhică a departamentelor individuale sau interacțiunea orizontală);
• personal (lista posturilor necesare functionarii normale a intreprinderii);
• numar de angajati;
• cuantumul salariilor și bonusurilor acordate acestora.

De ce ai nevoie de personal?

Să notăm câteva puncte pozitive:

• tabelul de personal facilitează analiza personalului întreprinderii;
• vă permite să vedeți o imagine completă a remunerației angajaților;
• recrutarea sau concedierea salariaților se efectuează în conformitate cu tabloul de personal;
• sunt decise în instanță probleme controversate referitoare la reducerea numărului de angajați sau refuzul angajării;
• contractul de muncă este întocmit pe baza datelor privind personalul (Codul Muncii al Federației Ruse, articolele 15 și 57).

Un exemplu de tabel de personal în formularul T-3

Formularul T-3: cum se completează?

Cum se completează corect formularul T-3? „Placa” sau partea de sus a tabelului de personal include următoarele elemente:

• Numele companiei. Trebuie să se potrivească exact cu numele specificat în acte constitutive organizații;
• cod OKPO;
• Numarul documentului. Fiecare întreprindere poate utiliza propriul sistem de numerotare a documentelor. Iar personalul nu face excepție. Numărul poate conține o desemnare alfanumerică sau pur și simplu un număr numeric;
• data întocmirii (a nu se confunda cu data începerii - vezi paragraful următor);
• perioada de valabilitate (de obicei un an pentru personal);
• data și numărul ordinului de punere în aplicare a tabelului de personal.

Ordinea de completare a coloanelor (numărul articolului corespunde numărului coloanei din tabelul formularului T-3).

Coloanele 6 până la 8 sunt completate în ruble sau procente. Aceste coloane conțin date despre toate tipurile de creșteri salariale. Mărimea alocației depinde de mulți factori, de exemplu:

• anumite condiții (vătămătoare) de muncă;
• mod de operare non-standard;
• sisteme de bonus și stimulente la o anumită întreprindere;
• normele stabilite de legislația Federației Ruse.

Coloana 9 este calculată. Conține produsul datelor din coloana 4 și suma datelor din coloanele 5 până la 8 inclusiv.

Procedura de întocmire și aprobare a formularului T-3

Directorul de calificare al posturilor atribuie economistului muncii responsabilitatea întocmirii tabloului de personal. Din cauza absenței frecvente a unui astfel de post la întreprindere, acest document este uneori întocmit de un angajat al departamentului de resurse umane. La acele întreprinderi în care nu există angajați în resurse umane, formularul T-3 este de obicei completat de angajații contabili sau chiar de manager.

Indiferent de cine a completat și întocmit tabelul de personal, acesta trebuie să fie certificat și semnat de contabilul-șef și de șeful întreprinderii.

Documentul întocmit este aprobat de către conducătorul întreprinderii. Pentru a face acest lucru, este necesar să emitați o comandă. Numărul comenzii este introdus într-o coloană separată a formularului T-3. Această coloană este, de asemenea, totalul pentru numărul de unități de personal ale întreprinderii și statul de plată lunar. Ordinul indică data intrării în vigoare a tabloului de personal.

Formularul T-3 este de obicei întocmit pentru o perioadă de un an. Cu toate acestea, în întreprinderile mari această perioadă poate fi mai putin de un an. În plus, pentru a nu întocmi din nou tabelul de personal în cursul anului, societatea are dreptul să facă modificări documentului deja întocmit. Astfel de modificări sunt oficializate prin ordin al managerului. Comanda trebuie să indice rațiunea modificărilor, de exemplu, reorganizarea, reducerea sau extinderea producției.

Ce ar trebui să știe un manager și un contabil atunci când întocmesc un tabel de personal. Ce cerințe trebuie îndeplinite la completarea formularului unificat T-3.

Fluxul de documente este necesar pentru a urmări diverși indicatori de performanță ai companiei în timp. Fără el, organizarea proceselor este destul de haotică. Din moment ce în lumea modernă personalul este principalul atu al fiecărei companii; documentele legate de managementul resurselor umane trebuie păstrate cât mai exact și corect posibil.

Tabelul de personal - vă permite să stabiliți nivelul de personal al departamentelor organizației, să analizați structura organizatorică și sistemul de remunerare și, de asemenea, facilitează procesul de selectare a personalului pentru posturile vacante din companie.

Pentru ce este acest document?Este obligatoriu?

Tabloul de personal este necesar astfel încât să se poată justifica situații de concediere a salariaților ca urmare a reducerii personalului în cazul recursului acestora la instanță. Poate servi și ca justificare pentru refuzul de a angaja (din cauza lipsei unei anumite poziții). De aceea redactare competentă Acest document stă la baza apărării juridice a intereselor companiei.

În plus, companiile de inspecție (în special, inspectoratele de muncă) solicită adesea prezența acesteia în timpul inspecțiilor. Absența unui document se încadrează în încălcarea legii Federației Ruse privind protecția muncii. În consecință, conform Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse (articolul 5.27), o organizație care nu oferă un program se confruntă cu o amendă cuprinsă între 30 și 50 de mii de ruble. În plus, funcționarul va fi amendat (suma variază de la 1 la 5 mii de ruble).

În sfârșit, fără un tablou de personal, nu se poate dovedi că la momentul concedierii compania nu avea posibilitatea de a oferi angajaților posturi alternative vacante.

Astfel, prezența acestei lucrări nu este obligatorie din punctul de vedere al legislației Federației Ruse, iar teoretic, decizia inspectoratului fiscal sau de muncă de a percepe o amendă poate fi contestată în instanță. Cu toate acestea, în practică, documentul ar trebui să fie menținut de orice companie pentru a preveni posibil situatii conflictuale. Este important de înțeles că pentru organizațiile bugetare prezența acestuia este consacrată prin lege.

Cerințe pentru acesta

Deoarece tabelul de personal este un așa-numit act de reglementare local, nu există multe cerințe speciale pentru acesta:

• Una dintre principalele este faptul că societatea este obligată să întocmească acest document conform formularului unificat T-3 stabilit de legea federală. Nu poate fi scurtat (trebuie să fie prezente toate punctele necesare), dar se pot introduce date suplimentare
• Programul trebuie pus în vigoare din prima zi a lunii
• Este foarte important ca fiecare pagină să fie numerotată
• Documentul trebuie să fie legat, să aibă sigiliul organizației, semnătura managerului și a persoanei responsabile cu întocmirea

Cine face compilația?

Pe acest moment Legislația nu definește clar cine ar trebui să elaboreze documentul.

În companiile cu o structură organizatorică ramificată, responsabilitatea pentru compilare poate reveni angajaților din următoarele departamente:

• serviciul de personal
• contabilitate
• departament juridic (situația cea mai puțin obișnuită)

In firmele mici, acest lucru poate fi facut de catre manager sau orice alta persoana autorizata de acesta. În acest caz, se emite un ordin pe numele unui anumit angajat care va lucra cu acest document. O altă opțiune pentru a stabili cine este responsabil este de a indica acest fapt în fișa postului sau în contractul de muncă.

Pentru a simplifica procedura de compilare, este necesar să specificați nuanțele acesteia în instrucțiunile de lucru de birou:

• termeni și reguli de bază pentru dezvoltare/schimbări
• formular de comandă pentru aprobarea orarului și modificărilor
• persoane responsabile cu intocmirea documentelor si semnarea comenzilor
• angajații cu care trebuie să coordonați proiectul de program sau modificările acestuia
• alcătuirea reglementărilor care reglementează toate aspectele legate de acesta

Cum se pretinde?

După întocmirea tabelului de personal, acesta trebuie aprobat. Înainte ca formularul final să fie gata pentru semnare, acesta trebuie convenit cu angajații specificati în instrucțiuni.

După aceasta, aprobarea trebuie făcută folosind o comandă sau instrucțiune specială, care trebuie să fie semnată fie de șeful companiei, fie de o persoană autorizată. Ordinul trebuie să indice datele de pregătire, aprobare și intrare în vigoare - acestea pot coincide sau diferi unele de altele, dar data intrării în vigoare nu poate fi anterioară datei pregătirii sau aprobării.

Structura și ordinea umplerii

În primul rând, formularul unificat trebuie să conțină o serie de detalii (sunt necesare pentru fiecare document contabil):

• numele și numărul documentului
• data compunerii sale
• Numele companiei
• confirmarea faptului desfășurării activităților și exprimarea valorii măsurării naturale sau monetare
• numele și semnătura persoanei responsabile de pregătirea corectă

Tabelul trebuie să includă următoarele informații (de la stânga la dreapta):

• subdiviziune structurală
• cod de departament
• poziție, rang, clasă de calificare (de exemplu, inginer categoria 1)
• numărul de unități de personal
• salariu (indicat în ruble, unitățile de măsură sunt doar în antetul tabelului - de exemplu, 20.000,00)
• indemnizații (în ruble) – de exemplu, pt grad academic. Le sunt alocate 3 coloane
• total, frecare. – această coloană indică suma totală a salariilor
• Notă

După ce ați completat toate coloanele din tabel, trebuie să completați linia „Total”. În acesta, trebuie să însumați toate valorile din coloane (sume salariale, câte unități de personal vor exista etc.). După aceasta, se pun semnăturile și sigiliul necesare.

Cum fac o schimbare?

Începând cu 2017, există 2 modalități principale de a face modificări în tabelul de personal:

1. Deci, puteți modifica direct acest document prin crearea unuia nou, care va avea următorul număr de înregistrare. În acest caz, noua opțiune trebuie aprobată prin ordin pentru activitatea principală.
2. Cu toate acestea, cel mai adesea modificările efectuate sunt destul de minore. În acest caz, este suficient să formalizați modificările cu ordinea corespunzătoare. Ordinul poate fi apelat după cum urmează: „La schimbarea tabelului de personal” sau „La efectuarea de modificări la tabelul de personal”.

Cu toate acestea, această procedură trebuie să aibă o justificare. Acestea pot fi următoarele motive:

• necesitatea optimizarii activitatilor administrative
• îmbunătățirea structurii organizatorice a companiei
• efectuarea reorganizarii
• eliminarea dublării funcţiilor şi crearea centrelor de responsabilitate
• modificări ale legislației ruse
• nevoia de a organiza evenimente pentru a îmbunătăți activitățile unui anumit departament din companie
• reducerea activităților de bază, extinderea sau diversificarea

Dacă funcția unui angajat este redenumită, trebuie obținut consimțământul scris al acestuia înainte de a face modificări.

Perioada de stocare și frecvența de compilare

Nu există reguli în legislația Federației Ruse care să reglementeze frecvența întocmirii tabloului de personal. Dacă în companie nivel inalt fluctuatia personalului, este indicat sa o intocmesti o data pe luna. Cu toate acestea, cel mai adesea este compilat o dată la 6 sau 12 luni, făcând modificări doar dacă este necesar. Acest lucru se datorează faptului că un astfel de program este un așa-numit document de planificare.

De asemenea, este posibil să se întocmească un formular T-3 pentru câțiva ani - dar acest lucru poate fi făcut doar de acele firme care nu intenționează să ajusteze personalul, să introducă noi posturi sau să înlăture unele dintre cele existente.

Prin urmare, această opțiune nu poate fi considerată ca fiind adecvată la momentul anului 2017 - condițiile de criză obligă organizațiile să se schimbe în mod constant Aspecte variate a activitatilor sale.

În ceea ce privește perioada de păstrare, momentan documentul trebuie păstrat în firmă timp de 3 ani. În acest caz, această perioadă se calculează începând cu anul următor după anul în care programul și-a pierdut puterea. Aranjamentele de personal (care pot servi ca o alternativă ușoară la hârtia în cauză) trebuie păstrate timp de 75 de ani.

Antreprenorii trebuie să aibă un tablou de personal?

Tabelul de personal este un act local obligatoriu care este utilizat pentru a oficializa structura, personalul și nivelurile de personal ale organizației (articolul 8). Codul Muncii RF). Un antreprenor individual trebuie să aibă un tabel de personal, cum să îl întocmească, să îl aprobe și să îl completeze.

A avea sau a nu avea

Tabelul de personal este menționat doar la articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia contractul de muncă precizează funcția, specialitatea, profesia (cu calificări) în conformitate cu tabloul de personal al organizației sau cu funcția specifică de muncă a salariatului.

Rezultă că, dacă contractul de muncă definește o funcție, specialitate sau profesie (cum este de obicei cazul), atunci angajatorul care a încheiat un astfel de contract de muncă cu salariatul este obligat să aibă un tablou de personal.

Și invers, dacă toate contractele de muncă încheiate cu angajații descriu funcția de muncă (adică descriu munca specifică pe care angajatul trebuie să o efectueze), atunci nu este nevoie de un tabel de personal.

În plus, articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse vorbește fără ambiguitate despre „programul de personal al organizației”, și nu despre programul de personal al antreprenorului. Cu toate acestea, oficialii Inspectoratului Federal de Muncă pot considera lipsa nivelurilor de personal pentru întreprinzătorii individuali ca o încălcare a legislației muncii și îi pot amenda în conformitate cu articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

• numarul angajatilor dumneavoastra depaseste 3-4 persoane
• responsabilitățile angajaților se referă la funcțiile standard ale unei anumite poziții, specialități sau profesii
• Trebuie să vă structurați clar personalul, repartizând responsabilitățile între angajați

Uneori, contractele de muncă cu angajații indică faptul că aceștia sunt angajați pentru anumite posturi, specialități sau profesii, dar nu există un tablou de personal care să confirme prezența acestor posturi, specialități și profesii.

În acest caz, lipsa personalului nu poate împiedica salariatul să-și exercite drepturile de muncă. Iar un contract de munca nu poate fi considerat neincheiat doar pe motiv ca angajatorul nu are un tablou de personal.

Uneori, lucrătorii sunt angajați pentru posturi care nu sunt acoperite de tabelul de personal existent. Contradicția dintre tabloul de personal și contractul de muncă trebuie rezolvată în favoarea acestuia din urmă (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Salariatul se considera angajat pentru functia, specialitatea sau profesia stabilita in contractul de munca.

Lipsa personalului poate cauza unele probleme. Un angajator care nu are un tablou de personal este privat de posibilitatea de a reduce numărul sau personalul angajaților. Mai exact, angajatorul poate reduce numărul sau personalul angajaților, dar nu va putea documenta legalitatea acțiunilor sale în cazul unui litigiu.

Cum se aplică

Formularul de personal a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (UF T-3). Angajatorii folosesc de obicei acest formular. Dar, în principiu, pot folosi și o altă formă, dezvoltată independent. De ce?

Puțină istorie.În conformitate cu articolul 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, s-a afirmat că documentele contabile primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele de formulare unificate. a documentaţiei contabile primare. Și numai documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume pot fi întocmite sub orice formă, dar trebuie să conțină în mod necesar toate detaliile specificate la art. 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”. Și dezvoltarea și aprobarea albumelor de forme unificate de documentație contabilă primară a fost încredințată de către Guvern Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei. Prin urmare, s-a tras concluzia că, dacă Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a aprobat orice formular unificat, atunci acesta este supus aplicării obligatorii.

Dar tabelul de personal nu era atunci și nu este acum documentul contabil primar. La urma urmei, nu întocmește niciuna tranzacție de afaceri să se reflecte în contabilitate. Nu se fac înregistrări contabile pe baza tabelului de personal (chiar salariile lucrătorilor temporari se calculează nu pe baza tabelului de personal, ci pe baza fișei de timp de lucru).

Și din 2013, organizațiile neguvernamentale au posibilitatea de a folosi formulare dezvoltate independent chiar și pentru documentele contabile primare. Dar utilizarea acestor formulare în conformitate cu partea 4 a art. 9 din Legea N 402-FZ trebuie aprobat fie prin ordin al conducatorului organizatiei, fie printr-o anexa la politica contabila.

Deci, angajatorii au dreptul să nu folosească o formă unificată de personal, ci să-și dezvolte propria lor.

Denumirile posturilor, profesiilor și specialităților care apar în tabelul de personal sunt stabilite de către angajator în mod independent.

Dacă prestarea muncii în anumite funcții, specialități sau profesii este asociată cu acordarea oricăror beneficii sau prezența unor restricții, atunci aceste posturi, specialități și profesii și cerințe de calificare trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărțile de referință de calificare (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Următoarele directoare există în prezent:

• ETKS - Registru unificat de tarifare și calificare a lucrărilor și profesiilor muncitorilor
• EKS - Directorul unificat de calificare al posturilor de manageri, specialiști și angajați
• OKPDTR - Clasificator rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare

Dacă în În directoarele indicate, astfel de profesii și posturi lipsesc, apoi în tabelul de personal (și în contractele de muncă) trebuie indicate numele profesiilor și posturilor în conformitate cu actul juridic de reglementare care oferă beneficii sau impune restricții. Legislația muncii a Federației Ruse conține destul un numar mare de acte juridice de reglementare care oferă beneficii și restricții pentru diferite categorii de lucrători. Prin urmare, atunci când întocmește tabelul de personal, este mai bine ca angajatorul să adere la directoarele de calificare relevante.

Să vedem cum să completați corect SHR folosind exemplul de completare a formularului unificat T-3.

Coloana 4 (numărul de unități de personal)

În cazul în care se preconizează menținerea unei unități de personal incomplete, numărul de unități de personal incomplete este indicat în proporții adecvate, de exemplu 0,25 (vezi Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară, aprobate prin Hotărâre a statului). Comitetul de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Coloanele 6-8 (taxe suplimentare)

Dacă angajatorul nu poate completa aceste coloane în ruble, de exemplu, din cauza faptului că bonusurile sunt stabilite pentru angajat în procente sau coeficienți, atunci este permisă indicarea procentelor sau coeficienților în coloanele corespunzătoare.

Dacă se modifică cantitatea de procente și coeficienți, atunci, în opinia noastră, nu ar fi o greșeală să punem liniuțe în coloanele corespunzătoare, iar în coloana 10 să facem un link către documentul care reglementează modificarea acestor procente și coeficienți. De exemplu, bonusul procentual pentru lucrătorii din nordul îndepărtat variază în funcție de durata experienței lor de muncă „nordice”. Prin urmare, atunci când completați coloanele 6 - 8, puteți pune liniuțe (în absența altor indemnizații), iar în coloana 10 faceți o referire la actul juridic de reglementare relevant care reglementează stabilirea creșterilor salariale procentuale pentru angajații din Nordul Îndepărtat. .

Plățile de stimulare, altele decât bonusurile, nu sunt afișate. Adică, nu este necesar să se reflecte bonusurile și alte plăți de stimulare care nu sunt indemnizații în formularul unificat de personal. Nu este clar ce anume au făcut bonusurile pentru a câștiga dreptul de a fi incluse în forma unificată de personal. Mai mult, nu există o definiție oficială a unei indemnizații în legislația muncii.

Coloana 9. (total)

Calcularea salariului total este posibilă numai atunci când tarifele și indemnizațiile sunt stabilite în aceleași unități pentru aceeași perioadă de timp. Dacă în coloanele corespunzătoare, pe lângă ruble, se folosesc procente și coeficienți, iar organizația folosește nu numai un sistem de salarizare bazat pe timp, ci și un sistem de salariu la bucată, atunci nu este posibil să se obțină totalul din coloanele 5 - 9 din formularul tabel unificat de personal.

Cum să aprobi

Angajatorul aprobă în mod independent programul de personal. Legislația muncii nu este prevăzută luarea în considerare a avizului organului reprezentativ al salariaţilor la aprobarea tabloului de personal.

Tabloul de personal se aprobă prin ordin al conducătorului organizației sau al antreprenorului individual. În această ordine, spre deosebire de formularul standard al unei comenzi pentru activitatea principală, nu există o parte de declarare, iar comanda poate începe imediat cu cuvintele „COMAND”, deoarece nu sunt necesare explicații suplimentare pentru a pune în aplicare ShR. Deși puteți indica motivele (dacă există) pentru care noul tabel de personal este aprobat.

Problema punerii ștampilei pe masa de personal nu a fost rezolvată de legiuitor. Formularul unificat de personal nu prevede ștampilarea obligatorie.

De asemenea, angajatorul decide în mod independent asupra modificărilor și completărilor la SR. Modificările la tabelul de personal pot fi făcute de către angajator ori de câte ori dorește. În cazul unui litigiu privind concedierea salariaților din cauza reducerii personalului, oportunitatea schimbării tabloului de personal nu este luată în considerare de către instanțele de judecată.

Umplerea probei

Cum să compun?

Tabelul de personal trebuie să includă următoarele informații:

• Numele complet al organizației, în conformitate cu actele constitutive
• Organizațiile OKPO
• Număr de personal (puteți folosi orice metodă de numerotare)
• Data compilării efective
• Trebuie să indicați perioada de valabilitate a tabelului de personal (de obicei, această dată este de 1 an)
• În colțul din dreapta sus este plasată ștampila „Aprobat” și sunt indicate detaliile ordinului de aprobare și implementarea tabelului de personal
• Denumirea funcției angajatului în conformitate cu ECSD
• Numărul de angajați pentru fiecare post
• Tarife (salarii) pentru angajati
• Bonusuri constante și plăți suplimentare
• În cazul în care lista de posturi, numărul de angajați, salariile și bonusurile se modifică la întreprindere, atunci aceste modificări trebuie făcute în tabelul de personal.

Dacă acest lucru nu se face, pot apărea probleme cu autoritățile de inspecție.

Ordin de aprobare

Tabloul de personal trebuie să fie aprobat de șefii tuturor diviziilor structurale sau de angajații individuali în funcții de conducere. După aceasta, tabelul de personal este trimis spre revizuire contabilului șef și șefului departamentului de personal. După ce tabelul de personal este aprobat de contabil și de șeful departamentului de personal, managerul emite un ordin de aprobare a noului grafic. La eliberarea ordinului, data și numărul sunt indicate în tabelul de personal.

Cine este responsabil?

De obicei, tabelul de personal este întocmit de un angajat al resurselor umane sau de un contabil. Dar pregătirea acestuia poate fi încredințată oricărui angajat al întreprinderii. Familiarizare Tabelul de personal nu este un act de reglementare local al organizației, astfel încât angajatorul nu este obligat să familiarizeze angajații cu acesta.

Ordin pentru modificări

Ordinul de efectuare a modificărilor este întocmit în formă liberă și trebuie indicate în acesta următoarele detalii:

• Numele organizației
• Tipul documentului
• Data și numărul de înregistrare
• Ștampila cu inscripția „Aprobat”
• Vize executive
• Ordinul este convenit cu contabilul-șef și managerul

Modificare din cauza eliminării posturilor

Este posibilă excluderea unui post din tabelul de personal numai dacă există o reducere a personalului. Pentru a face acest lucru, se emite un ordin de efectuare a modificărilor, postul este șters și un nou tabel de personal este aprobat.

Puteți exclude o anumită poziție numai dacă apar anumite condiții, cum ar fi:

• O criză
• Schimbarea condițiilor de muncă și nu numai

La reducerea personalului, salariatul concediat primește un preaviz cu două luni înainte de reducere.

Procedura de reducere a personalului și schimbare a tabloului de personal:

• Întocmirea unui ordin (indică motivul emiterii acestuia și precizează numele postului care este exclus)
• Documentul este certificat
• Se fac modificări în tabelul actual de personal fără a șterge codurile de post și unitățile structurale
• Se întocmește un ordin privind măsurile de reducere a personalului. Comanda este certificată și angajații disponibilizați sunt familiarizați cu aceasta

A intra Pozitie noua Tabloul de personal necesită:

• Întocmește o comandă pentru modificări ale programului
• Faceți modificări în tabelul de personal
• Compune Descrierea postului pentru un nou angajat

Perioada de valabilitate a mesei de personal

Tabloul de personal trebuie păstrat la întreprindere timp de trei ani, începând cu anul în care prevederea a încetat să mai fie în vigoare.

Amenzi pentru personal incorect

Potrivit art. 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, un funcționar poate fi amendat cu o amendă de la 2.000 la 5.000 de ruble; asupra persoanelor care efectuează activitate antreprenorială fără a forma o entitate juridică - de la 2.000 la 5.000 de ruble; pe entitati legale- de la 50.000 la 80.000 de ruble.

Pe baza materialelor: znaydelo.ru, slob-expert.ru