„Camila este un cal care a fost proiectat de un comitet”.
Proverb

Întâlnirile pot fi un schimb productiv de idei sau o gaură neagră în care timpul, efortul și energia dispar fără urmă. Cu toate acestea, o caracteristică comună a aproape tuturor întâlnirilor este că pot avea mult mai mult succes dacă toți cei prezenți sunt familiarizați cu regulile unei comunicări eficiente.

Unii participanți la întâlnire fac sugestii utile și ascultă cu atenție opiniile celorlalți, dar marea majoritate a oamenilor par mult mai interesați să urmeze anumite politici decât să își prezinte opiniile.

Iată șase moduri de a combate plictiseala și de a îmbunătăți eficiența comunicării în timpul întâlnirilor. Încercați-le data viitoare când participați sau prezidați o întâlnire. Aceste reguli se adaugă recomandărilor generale discutate mai devreme.

Regula 1: Cunoașteți subiectul conversației

Obstacolele pot apărea oricând: înainte de întâlnire, în timpul întâlnirii și chiar după aceasta. Eșecul de a stabili în mod clar o agendă duce la confuzie, timp pierdut, oportunități ratate și frustrare.

Dacă ideile și deciziile care apar în timpul unei întâlniri nu sunt comunicate în mod eficient tuturor celor implicați, rezultatul poate fi că se iau măsuri inutile și nu se iau măsurile necesare.

Prin urmare, înainte de a participa la orice întâlnire, trebuie să fii absolut sigur că înțelegi motivele convocarii acesteia și problemele care vor fi discutate. Dacă aveți nevoie de informații suplimentare, asigurați-vă că vă faceți timp pregătit în avans. Asigurați-vă că aveți toate documentele necesare și că aveți informații complete despre subiectul discuției.

Un discurs care nu corespunde ordinii de zi sau chiar se abate ușor de la subiect este o pierdere de timp pentru ascultători. În cuvintele lui Peter Ducker, „Eficiența nu înseamnă să faci un lucru corect, ci să faci ceea ce trebuie.” Singura modalitate de a vă asigura că „faceți ceea ce trebuie” este prin planificare și pregătire atentă.

Dacă ești responsabil pentru organizarea și desfășurarea unei întâlniri, stabilește-ți obiective clare. Începeți cu următoarea întrebare: Care este scopul acestei întâlniri?

Ar trebui:

• Decide?
• Analizați sau rezolvați problema?
• Introduceți informații noi?
• Colectați informații despre un anumit proiect?

Spuneți exact ce rezultat doriți să obțineți și comunicați acest obiectiv tuturor celor care vor fi prezenți la întâlnire. Pregătește un slogan scurt care să reflecte obiectivul final și postează-l în fața tuturor celor prezenți.

Regula 2: Insistați asupra unei ordini de zi scrise

Indiferent de scurtitatea întâlnirii, insistați ca ordinea de zi să fie scrisă și distribuită tuturor participanților în prealabil. Dacă conduceți întâlnirea, organizarea acesteia nu vă va fi dificilă. Dacă altcineva se ocupă de organizare, cereți-i agenda sau oferiți-vă să o redactați și să o distribuiți singur înainte de întâlnire. Acest lucru va asigura că toți cei implicați au timp suficient pentru a se pregăti și va reduce considerabil riscul de confuzie și erori.

Fără o agendă scrisă, întâlnirile se transformă adesea în dezbateri generale, vagi, în care punctele cheie sunt ratate.

Atunci când organizezi o întâlnire, întreabă-te ce vrei să iasă cei prezenți de la întâlnire. Cum credeți că ar trebui să se schimbe părerile și comportamentul lor?

Regula 3: Limitați participarea la întâlniri

Dacă este posibil, participați numai la acele întâlniri în care trebuie să fiți cu adevărat. Trebuie să știi exact de ce mergi acolo și – dacă vorbești singur – ce vrei să spui.

Atunci când organizați o întâlnire, invitați doar pe cei a căror prezență este absolut necesară. Cu cât numărul de participanți este mai mare, cu atât este mai dificil pentru dvs. sau pentru oricine altcineva să vă transmiteți cu succes gândurile ascultătorilor.

• De ce mi s-a cerut să particip la întâlnire?
• Ce pot lua din ea care mă va ajuta să-mi fac treaba mai eficient?

Regula 4: Păstrați participanții la întâlnire interesați

Oamenii acordă o atenție deosebită mesajelor care se referă la ei personal. Pentru a vă transmite cu succes ideile în timpul unei întâlniri, asigurați-vă că respectați pe deplin aceste condiții de comunicare.

Când țineți o întâlnire, variați formatul, ritmul și stilul prezentării. Nu lăsați vorbitorii principali să preia controlul asupra întâlnirii. Dacă două persoane se luptă și încep o ceartă fără să le acorde atenție celorlalți, schimbați formatul întâlnirii, transformându-l într-o întâlnire între doi adversari.

Se pierde mult timp atunci când oamenii nu reușesc să asculte cu atenție ceea ce li se spune. Drept urmare, sunt ridicate din nou subiecte discutate anterior și sunt puse întrebări la care s-a răspuns deja. Toate mesajele ar trebui să abordeze principalele probleme ale întâlnirii și să nu fie doar o scuză pentru a demonstra inteligența sau înțelepciunea personală a participanților.

Regula 5: Păstrați-vă discursurile scurte

Spune ce ai vrut și încetează. Rezistă tentației de a vorbi despre fleacuri.

Nu întrerupeți niciodată un alt vorbitor, chiar dacă nu sunteți complet de acord cu el. Lasă-l să termine și abia apoi exprimă-ți punctul de vedere. Aceasta nu este doar o chestiune de politețe, ci și cea mai bună modalitate de a sublinia prioritatea opiniilor tale. Fără a-ți întrerupe adversarul, tu:

• Permiteți ca toate punctele forte și slăbiciunile poziției sale să fie auzite deschis. Dacă adversarul este întrerupt, poate pur și simplu să-și continue argumentul, însoțindu-l de o remarcă sarcastică: „Dacă mi-ar fi permis să termin, ar fi știut...”
• Îngreunează-i să răspundă la obiecțiile tale, deoarece a folosit deja cele mai multe - dacă nu toate - argumentele sale.
• Îți întărești poziția pentru că apari în ochii publicului ca cineva care ascultă cu atenție argumentele părții adverse și cântărește cu atenție argumentele pro și contra înainte de a-ți prezenta obiecțiile.

Evitați să vă personalizați - este distructiv și neproductiv. Aceasta este o pierdere de timp deoarece adversarul începe să se apere sau să facă contraatacuri.

Creșterea intensității emoționale nu face decât să distrage atenția celorlalți participanți la întâlnire de la a se gândi la ideile tale și reduce șansele de comunicare de succes.

Regula 6: Încheiați cu un plan de acțiune

Când participați sau conduceți o întâlnire, încurajați vorbitorii să formuleze un plan clar de acțiune care va rezulta în urma întâlnirii dvs. Dacă ești șeful, spune-le celor prezenți clar că intenționezi să susții decizia pe care ai luat-o. Dacă decizia luată vă privește, asigurați-vă că o duceți la îndeplinire.

Una dintre îndatoririle sacre ale secretarului este pregătirea ședințelor, conferințelor și sesiunilor inițiate de manageri de la diferite niveluri. În cele mai multe cazuri, secretarul ține și procesele verbale ale unor astfel de evenimente. În acest articol vă vom spune cum să eficientizați aceste procese.

Pentru a începe să vorbim despre protocol, primul pas este să vorbim despre pregătirea întâlnirii. Înainte de un astfel de eveniment, este important să vă gândiți la ordinea de zi, să determinați componența participanților și să vă familiarizați cu rapoartele tuturor vorbitorilor și alte materiale. Toate acestea vor necesita efort suplimentar, dar ca urmare, menținerea protocolului va fi mult mai ușoară.

CUM SĂ ECONOMISI TIMP?

Potrivit diferitelor studii, între 10 și 50% din timpul de lucru al șefului organizației și al altor angajați poate fi cheltuit pe întâlniri. Pentru a reduce costurile de timp, inițiatorii, organizatorii și participanții la întâlniri trebuie să rețină următoarele reguli:

Discutați la întâlnire numai problemele care nu pot fi rezolvate la locul de muncă.

Limitați numărul de participanți la întâlniri. Este direct proporțională cu durata evenimentului. Dacă durata unei întâlniri cu 5 angajați este de 1 oră, atunci cu un număr de participanți de 10 sau mai mult, cel mai probabil va dura 2 ore sau mai mult.

Pregătiți în avans materiale informative pentru întâlnire. Calculele, rapoartele analitice, tabele, graficele, rapoartele, materialele foto și video, prezentările, mostrele de produse, opiniile experților trebuie să fie furnizate de specialiști de specialitate. Dar secretarul ședinței este responsabil pentru verificarea pregătirii materialelor. Prin urmare, cu o zi sau două înainte de eveniment ar trebui să:

a) cu ajutorul persoanelor responsabile care vor face prezentări, alcătuiește o listă cu toate materialele informative;

b) să primească materiale în formă electronică de la persoanele responsabile (de exemplu, prezentări, note explicative etc.);

c) primesc rezumate tipărite și texte ale rapoartelor de la persoanele responsabile.

Pentru fiecare problemă, numiți un angajat responsabil, chiar și atunci când un grup de persoane trebuie să îndeplinească misiunea.

Nu pierde timpul expunând vinovații. Amintiți-vă că scopul principal al fiecărei întâlniri este de a discuta agenda și de a lua decizii cu privire la aceasta.

AGENDĂ

Aceasta este o listă de probleme care sunt planificate să fie discutate la întâlnire. Acestea sunt stabilite de către președintele ședinței. Cu toate acestea, secretarul poate participa și el la acest proces.

Utilizați următoarele îndrumări atunci când vă dezvoltați agenda:

• Împărțiți subiectele întâlnirii care sunt prea ample în mai multe subteme. Dacă este necesar, persoanele responsabile pot organiza întâlniri pregătitoare pentru fiecare subtemă.

De exemplu, o întâlnire programată pentru sfârșitul lunii pe tema „Cu privire la implementarea indicatorilor planificați de către principalele magazine de producție” ar trebui să fie precedată de o serie de mici întâlniri în magazine: „Cu privire la implementarea planului de către turnătorie”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de achiziții”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de mașini”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de asamblare.” Sau o întâlnire pe tema „Despre implementarea unui sistem ERP într-o întreprindere” ar trebui precedată de mai multe întâlniri: „Despre problemele implementării unui sistem ERP în producție”, „Cu privire la asigurarea comunicării între sistemul ERP și 1C în contabilitate. ”, „Cu privire la suportul tehnic al sistemului ERP și transferul de date”, etc.

• Plasați pe agendă probleme de egală importanță, unite printr-o temă comună.. De exemplu, asigurarea transportului, procedura de livrare la depozit, expedierea și scoaterea produselor finite de pe teritoriul întreprinderii.

O gamă mai largă de probleme interdependente poate fi, de asemenea, pusă pe ordinea de zi. De exemplu, acestea pot include:

Achiziționarea unei noi linii de producție;

Pregătirea tehnologică a producției;

Efectuarea de modificări în proiectarea și documentația tehnologică în legătură cu achiziția de noi echipamente;

Modernizarea clădirilor de producție și dezvoltarea racordurilor la mașini;

Suport logistic pentru productie.

În același timp, reconstrucția punctului de control al fabricii sau organizarea plăților electronice pentru permisele în cantina fabricii nu merită în mod clar să fie discutată la această întâlnire.

Este clar că secretarul nu poate influența întotdeauna conținutul agendei. Întâlnirea este convocată de lider, care evidențiază și gama de probleme. Și dacă managerul include pe ordinea de zi a unei întâlniri achiziționarea unei noi linii de producție pentru producția de turnare și organizarea unei zile de curățare de primăvară pentru a curăța teritoriul, atunci s-ar putea să nu fie posibil să-l convingă. Dar, din partea dvs., vă puteți propune să aduceți discuția despre organizarea unei curățări la o altă întâlnire, de exemplu, combinând-o cu problema pictării fațadei unei clădiri sau cu organizarea de sărbători cu ocazia zilei de naștere a organizației.

• Întocmește o agendă numai din acele probleme care sunt de competența și aria de responsabilitate a participanților la întâlnire. De exemplu, va fi inutil să discutăm problemele de aprovizionare în absența șefului serviciului de aprovizionare.
• Limitați numărul de subiecte și puncte de pe ordinea de zi. Ar trebui să existe cât mai multe dintre ele care pot fi discutate și rezolvate în mod eficient în perioada de timp alocată. De exemplu, în 1 oră de întâlnire, puteți discuta de la 1 la 5 probleme, în funcție de amploarea subiectelor discutate și de calitatea pregătirii întâlnirii.
• Includeți pe ordinea de zi un raport privind sarcinile și instrucțiunile date la ultima întâlnire, dacă întâlnirile sunt unite printr-o temă comună și componența participanților. Fiți pregătiți pentru faptul că, chiar dacă nu există un astfel de punct pe ordinea de zi, președintele îl poate introduce cu autoritatea sa. Prin urmare, este mai bine să tipăriți lista de instrucțiuni în avans - președintele, persoana responsabilă și secretarul ar trebui să o aibă.

ÎNTÂLNIREA PARTICIPANȚILOR

Cerințe generale pentru participanții la eveniment:

Competență și interes pentru problemele de pe ordinea de zi;

O poziție suficient de înaltă pentru a lua decizii și a oferi instrucțiuni subordonaților pe baza rezultatelor întâlnirii.

Compoziția participanților se poate modifica în timpul evenimentului. Dacă agenda include subiecte care afectează toți participanții la întâlnire și probleme care se aplică doar unora dintre ei, atunci problemele generale ar trebui discutate mai întâi. La sfârșitul acestei părți a întâlnirii, angajații care nu sunt implicați în discuții ulterioare pot fi eliberați.

Cum să anunți pe toată lumea

Informați toți participanții la întâlnire despre data, ora, locația, tema evenimentului.

Puteți raporta o întâlnire folosind un apel telefonic, un mesaj SMS, un e-mail (cu notificare de livrare și citire) sau o vizită personală.

Dacă unul dintre participanți lipsește de la locul de muncă din diverse motive (concediu anual, invaliditate temporară, călătorie de afaceri etc.), este necesar să se afle motivul absenței și să se reamintească angajatului care îl înlocuiește pe absent conform prevederilor schema de inlocuire pe care trebuie sa fie prezent la sedinta.

De asemenea, poate fi util să introduceți o solicitare pop-up în calendarul computerului dvs., cum ar fi „amintiți-vă adjunctului să participe la întâlnire”.

Informațiile despre cine este anunțat despre întâlnire și când pot fi introduse într-un tabel (Exemplul 1).

EXEMPLUL 1

Notificarea participanților la întâlnire

Întâlnirea va avea loc în data de 24 iunie 2017 la ora 11:00 în biroul directorului de achiziții.

Subiect: Încheierea contractelor cu furnizorii pentru a doua jumătate a anului 2017.

Aranjarea locurilor pentru participanții la întâlnire

Asigurați-vă că pregătiți un plan de locuri pentru participanții la întâlnire dacă vor fi prezenți următoarele:

Înalți funcționari (oraș, regiune, teritoriu, republică, federație);

Proprietari de corporații și holdinguri transnaționale etc.;

Reprezentanți ai organizațiilor partenere.

Dacă este posibil, secretarului i se atribuie un loc la o masă separată de lângă masa președintelui (Exemplul 2).

Exemplul 2

Schema de locuri

Cărți de nume

Pe tabelele vizavi de locurile corespunzătoare, este necesar să plasați carduri cu numele cu poziția și (sau) numele complet. fiecare participant. Cea mai simplă opțiune este o foaie de hârtie pliată într-o „casă” (Fig. 1)

Orez. 1. Cartea de vizită pentru participantul la întâlnire

Ecusoane

În cazuri deosebit de critice, este necesar să pregătiți insigne (carduri de sân), pe care ar trebui să indicați:

NUMELE COMPLET. participanți;

Pozițiile lor;

Numele organizației pe care o reprezintă fiecare participant;

Localitatea în care se află organizația specificată.

Insigna poate include, de asemenea:

Logo-ul organizației pe care o reprezintă participantul;

Sigla (emblema) evenimentului (întâlniri, conferințe etc.).

Puteți folosi insigne cu șnur sau ac de haine. Ele sunt vândute în magazine de papetărie și articole de birou.

Puteți crea singur inserții cu text, apoi le puteți imprima pe o imprimantă, le puteți tăia cu foarfecele și le puteți pune în insigne (Fig. 2).

Orez. 2. Inserție de insignă proiectată intern

Dacă au fost alocate fonduri suficiente pentru pregătire, cardurile de inserare pot fi comandate de la o organizație care oferă servicii de imprimare. Și pentru întâlnirile interne regulate, insignele nu vor fi deloc necesare.

DURATA ȘEDUNII

Diferite tipuri de întâlniri au durate diferite de timp. De exemplu, o întâlnire de planificare de dimineață poate dura aproximativ o jumătate de oră, dar o întâlnire interregională pe o anumită problemă poate dura întreaga zi.

Durata întâlnirii ar trebui să fie planificată în avans. Toți participanții trebuie să cunoască ora de începere și de sfârșit a evenimentului. Acest lucru vă va ajuta să lucrați rapid și eficient, astfel încât să nu fiți nevoit să rămâneți târziu.

Pauze

Dacă durata întâlnirii depășește o oră astronomică (60 de minute), atunci este necesar să se facă pauze după fiecare oră academică (45 de minute).

La evenimente deosebit de lungi, pot fi prevăzute pauze în care participanților li se oferă gustări (sandvișuri, fructe, dulciuri) și băuturi (ceai, cafea, sucuri, apă minerală etc.).

Când nivelul întâlnirii este scăzut, iar lângă camera în care are loc întâlnirea, există un frigider, un aparat de cafea și vesela de unică folosință pentru vizitatorii biroului, atunci participanții la întâlnire își vor putea turna ei înșiși cafea, ceai sau apă.

Sticlele de apă și pahare pot fi așezate în avans pe mesele la care stau participanții la întâlnire - apoi își pot potoli setea nu numai în timpul unei pauze, ci în orice moment. Este mai bine să nu puneți mâncare pe mese. Va fi incomod dacă unul dintre participanți scăpa un sandviș pe hârtii de afaceri sau vărsă cafea.

Este mai bine să puneți masa cu gustări și băuturi într-o cameră separată. Acest lucru este de obicei făcut de secretar, dar numai dacă nu ia minute. Atunci când secretarul nu poate părăsi sala în timpul unei întâlniri, un alt angajat desemnat ca responsabil pentru aceasta trebuie să organizeze o pauză. Sau, alternativ, secretara pregătește totul pentru pauzele de cafea înainte de începerea ședinței. De regulă, este imposibil să faci fără asistenți la întâlnirile extinse.

Interval de timp

Durata evenimentului trebuie reglementată. Președintele ședinței monitorizează respectarea acestei reguli.

Când vă planificați întâlnirea, asigurați-vă că luați în considerare timpul necesar fiecărui vorbitor pentru a vorbi și fiecare problemă de discutat.

Verificați cu președintele regulile pentru fiecare discurs.

Programează pauze dacă este necesar.

Adunați toate perioadele de timp de pe calculator și adăugați la suma rezultată

Președintele ar trebui să fie informat cu privire la cât timp poate dura ședința. Dacă este de acord cu această cifră, regulamentul trebuie adus la cunoștința tuturor participanților; în caz contrar, ajustările vor trebui făcute și raportate din nou președintelui.

După acord, agenda cu restricții de timp este trimisă tuturor participanților la întâlnire (Exemplul 3).

EXEMPLUL 3

Ordinea de zi cu limite de timp

PROCES-VERBAL ȘEDINȚILOR: 5 PASI DE BAZĂ

Protocol documentează atât activitățile organelor colegiale permanente (comisii, comitete, consilii etc.) cât și ale organelor colegiale temporare - diverse întâlniri, conferințe, seminarii și conferințe.

Se disting următoarele tipuri de protocoale:

. Scurt protocol- un document în care este consemnat numele complet. și pozițiile participanților la întâlnire, tema sa, principalele probleme, rezumatul rapoartelor, deciziile luate, lista sarcinilor pentru fiecare persoană responsabilă. Astfel de procese-verbale sunt de obicei păstrate la ședințele operaționale.

. Protocol complet, pe lângă toate cele de mai sus, include înregistrări detaliate ale tuturor discursurilor, opiniilor, amendamentelor și altor nuanțe ale discuției. Acest document vă permite să restaurați o imagine detaliată a întâlnirii.

Forma de întocmire a procesului-verbal este aleasă de către președintele ședinței sau șeful întreprinderii.

Textele discursurilor și alte materiale pregătite pentru întâlnire sunt pregătite sub formă de anexe. Acestea trebuie să fie menționate în textul protocolului.

Secretarul este responsabil pentru cât de exact și complet este înregistrat progresul întâlnirii. Această responsabilitate nu poate fi subestimată, întrucât protocolul este singurul document care reflectă toate discursurile, discuțiile, comentariile și deciziile luate care trebuie executate. În timpul întâlnirii, participanții pot să nu audă ceva sau să aibă timp să-l noteze. Acest lucru va fi ușor de restabilit prin referire la protocol.

Pasul 1: pregătirea locului de muncă

Pentru a face mai ușor să luați minute înainte de începerea întâlnirii:

. Alege-ți locul în hol unde va avea loc evenimentul. Ar trebui să fie vizibil pentru toți participanții în persoană, discursurile președintelui, ale vorbitorilor și „replicile din sală” ar trebui să fie clar audibile (vezi graficul de locuri din Exemplul 2).

. Puneți pe birou o listă de participanți la întâlnire, indicând numele lor complet. și poziții, precum și o diagramă de locuri. Înainte de a începe întâlnirea, ar fi o idee bună să studiați cu atenție cine stă unde, apoi să priviți diagrama după cum este necesar.

. Aprovizionați-vă cu rechizite de birou. Luați cu dvs. 2-3 pixuri, 2 creioane, 2 radiere.

. Verificați dacă echipamentele de birou și alte dispozitive funcționează: ceas, reportofon, cameră video (dacă este disponibil). Nu uitați de cablul de alimentare și bateriile de rezervă sau bateriile reîncărcabile.

Înainte de întâlnire, reîmprospătați-vă memoria cu privire la punctele principale ale tuturor rapoartelor.

Pasul 2: înregistrarea progresului întâlnirii

Pe lângă materialele pregătite pentru întâlnire (texte ale rapoartelor, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordinea de zi, liste de participanți etc.), procesele-verbale sunt întocmite pe baza de înregistrări sonore, înregistrări video, stenograme sau note scrise de mână. care sunt păstrate în timpul întâlnirii.

Cum să păstrezi notele brute?

1. Pregătiți foile pentru proiectul de protocol- numărul lor depinde de mărimea agendei. Pe prima foaie scrieți data întâlnirii, subiectul acesteia, numărul procesului-verbal, lista participanților, ordinea de zi (Exemplul 4).

EXEMPLUL 4

Proiect de proces-verbal al ședinței. Foaia nr. 1

Scrieți întrebările aduse pentru discuție pe coli albe de hârtie separate, lăsând suficient spațiu pentru note:

Foaia nr. 2: „Cu privire la stadiul lucrărilor la încheierea contractelor de furnizare a metalelor neferoase și feroase.” Raport de Prokhorov P.D.;

Foaia nr. 3

Foaia nr. 4: „Cu privire la suportul de transport pentru bunuri.” Raport de Medvedev V.Yu.;

Foaia nr. 5: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 6: „Cu privire la starea decontărilor în temeiul contractelor încheiate și executate de achiziție de materii prime și bunuri.” Reportaj Fomina K.D.;

Foaia nr. 7: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 8: „Cu privire la încheierea de acorduri cu Amethyst LLC privind furnizarea de oțel și aliaje către ESPZ OJSC.” Sugestii de la Telegin I.I.;

Foaia nr. 9: ... (se completează în timpul ședinței).

2. Verificați dacă toți participanții la întâlnire sunt prezenți. Trimiteți-i cu un creion pe cei absenți din proiectul de protocol - poate că au întârziat. Aflați motivele absențelor și întârzierilor după întâlnire.

Înregistrați ora de sosire a celor care întârzie direct în textul protocolului între paranteze:

În acest caz, se va ști exact cine dintre cei prezenți și ce anume le-a ratat în timpul întâlnirii.

3. Completați elementul „ASCULTAT”.. Pe prima foaie a proiectului și pe foile cu titlurile corespunzătoare ale rapoartelor, înregistrați-vă în mod constant numele complet. și pozițiile vorbitorilor, subiectele discursurilor și rezumatul acestora. Trebuie doar să înregistrați informații de bază: date, numere, fapte. Ulterior, comparați notele cu textele de discurs furnizate (teză). Dacă găsiți discrepanțe, anunțați președintele ședinței.

4. Introduceți elementul „PERFORMED”(daca este necesar). Acest articol este completat atunci când progresul vorbitorilor este întrerupt de comentariile, întrebările și obiecțiile altor participanți. In plin protocol Fiecare astfel de remarcă trebuie înregistrată imediat, mai ales dacă este însoțită de fraza: „Vă rugăm să o introduceți în protocol.” De exemplu:

Cert este că orice declarație poate schimba cursul întâlnirii, iar ulterior poate fi necesar să evidențiem momentul în care și de ce s-a întâmplat acest lucru.

Într-un scurt protocol

O oră de comunicare personală cu subalternii poate înlocui o săptămână de corespondență. Da, tehnic nu trebuie să întâlnești deloc. Dar este mult mai bine să aduni angajații la birou și, privindu-i în ochi, să vorbești despre sarcinile afacerii și, în același timp, să primești feedback. În acest articol vă vom spune cum să conduci în mod eficient întâlnirile de lucru, să le organizezi și să le oficializezi corect.

Desfășurarea întâlnirilor trebuie să fie un sistem

Dacă pentru angajați fiecare sarcină operativă este din senin, astfel de întâlniri vor fi de puțin folos. Angajații pur și simplu nu vor avea timp să se pregătească și vor fi puțin implicați în mișcare. Prin urmare, organizarea ședințelor trebuie sistematizată cât mai mult posibil.

Ideal astfel de lucruri se desfășoară după un program elaborat în prealabil. Dacă există multe sesiuni de planificare și agenți și toți sunt diferiți, atunci este nevoie de un program detaliat. De exemplu: în fiecare miercuri are loc o întâlnire cu directorul, în data de 25 a fiecărei luni - cu șeful departamentului de vânzări și așa mai departe. Acest lucru este ideal și atunci când personalul este mare. Pentru o afacere mică, vă puteți întâlni la o frecvență convenabilă. Principalul lucru este că participanții la întâlnire ar trebui să știe: în fiecare săptămână sunt chemați la camera de urgență.

De ce să ținem întâlniri

De acord: Este mai bine să rezolvați problemele de muncă în persoană, uitându-vă unul în ochii celuilalt. Da, contactarea într-un milion de moduri precum Skype sau prin corespondență pe rețelele de socializare nu este o problemă. Dar asta nu este la fel. este întotdeauna mai convingător decât o voce impersonală la telefon, ca să nu mai vorbim de liniile uscate ale unui mesaj.

La întâlniri puteți ghici și starea de spirit a angajaților. Ei stau și dau bucuroși din cap - înseamnă că totul este în ordine și atmosfera din echipă este normală. Chiar și privindu-și ochii, un șef cu experiență va înțelege imediat dacă mesajele lui ajung sau nu la subalternii săi.

Mai mult intalnirile disciplina angajatii. Dacă un angajat știe sigur că o dată pe săptămână i se va cere toate sarcinile atribuite, el este mult mai responsabil pentru implementarea acestora. Iar a primi o certare în fața tuturor, pe covorul șefului, este mult mai jignitor decât la telefon. Stai acolo, respectabil și în costum de la Brioni, și te certa ca pe un elev de clasa întâi. Nu, este mai bine să ridicați toate cozile înainte de întâlnire și să raportați cu mândrie despre sarcinile finalizate.

Un alt scop important al întâlnirilor este. Când toată lumea se tocănește în propriul suc și nu are o platformă pentru exprimare, acest lucru este rău.

Tipuri de întâlniri

Întâlnirile pot fi programate sau neprogramate:

• Problemele curente de lucru sunt discutate în cadrul întâlnirilor programate. Ele se desfășoară conform unui program planificat în prealabil - de unde și numele. Acestea ar putea fi sesiuni zilnice de planificare de cinci minute, întâlniri săptămânale și lunare;
• se țin întâlniri neprogramate pentru a rezolva rapid o problemă specifică care a apărut aici și acum. Poate avea loc oricand.

Pregătirea corectă pentru întâlnire

Declarațiile operaționale nu ar trebui să devină o formalitate de genul „Ei bine, astăzi este luni, ar trebui să ne întâlnim și să discutăm”. Pentru ca întâlnirea să fie utilă, trebuie să vă pregătiți. Iată algoritmul de pregătire:

• planifica intalnirea. În acest fel, nu vei uita nimic și vei evita confuzia atunci când prezinți sarcini. Fără plan - nicio structură clară. Vei înota, vei sări de la unul la altul. Te vei încurca singur și vei încurca echipa;
• faceți o listă cu angajații care trebuie invitați. Totul depinde de subiect și de sarcinile atribuite. Dacă intenționați să discutați cu șefii de departament despre creșterea vânzărilor, nu trebuie să sunați;
• a determina . Timpul optim de întâlnire este de la 30 de minute la o oră. Dacă comunici mai puțin, este puțin probabil să poți acoperi toate problemele de lucru și să lași pe toți să-și spună cuvântul. Dacă te joci mai mult de o oră, angajații vor începe să căscă dulce și vor pierde firul conversației. Dacă nu o puteți încadra într-o oră, împărțiți întâlnirea în 2 părți cu o scurtă pauză - 5-7 minute;
• amintiți-vă de ultima întâlnire. Vă recomandăm să începeți conversația trecând peste sarcinile stabilite în ultima sesiune. Lăsați cei responsabili pentru implementarea lor să raporteze despre cum merg lucrurile;
• Luați în considerare structura întâlnirii. Pune sarcinile importante și prioritare pe primul plan și discută la final tot felul de evenimente corporative și excursii în natură;
• Avertizați în avans angajații pe care doriți să îi sunați. Mai bine personal sau telefonic. Veți trimite un buletin informativ?- vor spune că nu au avut timp să citească scrisoarea;
• pregăti documentele. Dacă aveți nevoie de materiale, imprimați-le din timp pentru a nu vă enerva în ultimul moment sau, mai rău, întrerupeți întâlnirea pentru asta. Faceți copii pentru toți angajații care ar putea avea nevoie;
• cereți angajaților să aducă blocnote și pixuri. 90% din ceea ce se spune la întâlnire va fi imediat uitat. Și ceea ce este scris cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Lăsați-i să stea și să-și noteze - atunci le va fi mai convenabil să-și amintească ceea ce s-a spus.

Reguli pentru atelier

Nu există rețete secrete aici. Există un set de reguli de bază care vă vor ajuta să conduceți o întâlnire cu cel mai mare efect.

Nu faceți întâlnirea unilaterală

Dacă o întâlnire, în loc să discute probleme de muncă și lucruri utile, se transformă, de exemplu, într-o biciuire publică a vinovaților sau într-un monolog de către manager, nu va mai avea sens. Este necesar să se structureze întâlnirea în așa fel încât să se rezolve cât mai multe probleme diferite. Împărțiți întâlnirea în părți:

1. Anunțul planului de întâlnire. Mai întâi, enumerați punctele de pe ordinea de zi. Foarte pe scurt - detaliile vor începe în timpul discuției asupra problemelor în sine.
2. Treci peste ultima întâlnire. Ce sarcini au fost stabilite, cum sunt îndeplinite, ce dificultăți apar.
3. Începeți discuția cu sarcini importante și urgente, trecând treptat la cele mai puțin importante.
4. Dacă este necesar, efectuați brainstorming.
5. Rugați-i pe cei adunați să pună întrebări. Uneori, aceasta este singura lor șansă de a face asta. Poate că nu toți cei adunați se văd în afara biroului tău, dar aici, în timp ce toată lumea este adunată, trebuie să profiti de oportunitate.
6. Încheiați întâlnirea. La final, așa cum am spus deja, puteți discuta probleme care nu au legătură directă cu afacerile: viața în afara biroului, zilele de naștere ale angajaților și așa mai departe.

Nu transforma memoria RAM într-un set de formalități

Păstrați întâlnirea cât mai simplă posibil. Evitați protocolul și formalitățile excesive. Dacă petreceți o jumătate de oră alegând o secretară, anunțând ordinea de zi și votând-o, ținând procese verbale detaliate și toate astea, atunci până la mijlocul întâlnirii veți auzi sforăit prietenesc. Nu pierde timpul și începe imediat. Lăsați formalitățile la ședințele consiliilor municipale și congresele comitetelor sindicale.

Fii puțin mai strict decât de obicei. Pune o mică barieră între tine și subalternii tăi. Dacă în situația actuală uită adesea de subordonare, atunci acest lucru nu se poate face la o întâlnire. Dar nu merge prea departe. Când un șef comunică cu subalternii săi pe bază de prenume, dar trece la „tu” în situații operaționale, acest lucru este, cel puțin, amuzant.

Lăudați-vă subordonații

În timpul întâlnirii nu uitați să etichetați pe cei care au făcut o treabă bună. Funcționează mai bine - de data aceasta. O persoană vede că meritele sale nu au trecut neobservate - sunt două. Și un bun exemplu pentru alții.

Știți ce plângere este cea mai frecventă în rândul subordonaților? Nimănui nu-i place când șeful observă doar neajunsurile. O dată în viață nu ai livrat un proiect la timp - vor observa imediat. Și arăți din zori până în amurg - nimeni nu observă acest lucru și o consideră de la sine înțeles.

Nu merge pe acea cale. Fii corect - ce ar putea fi mai simplu. Dacă ai făcut-o bine și la timp, lăudă-l; dacă ai greșit, certa-o. Doar nu faceți excepții. Pedepsiți pe toată lumea, fără favoriți sau atitudini părtinitoare. Dacă pentru aceeași abatere unul este lipsit de bonus, în timp ce altul nici măcar nu este observat, înseamnă că ceva nu este în regulă aici. Angajații sunt foarte sensibili la discriminare și prejudecăți - și nu este departe.

Oferă tuturor dreptul la vot

Întâlnirea nu ar trebui să fie un monolog al liderului, oricât de bun este un orator. Prin urmare, lăsați întotdeauna toți cei prezenți să își spună cuvântul. Este ușor să faci asta: După fiecare punct de întâlnire, întrebați-i pe cei prezenți dacă au întrebări sau comentarii. În general, implicați oamenii în proces cât mai mult posibil. Învață-i că întrebările pot și trebuie puse.

Dacă sunt noi veniți la întâlnire, acordați-le puțin mai multă atenție decât restul. pot fi pur și simplu jenați să-și exprime părerea. Și poate fi foarte valoros - astfel de angajați au o privire nouă asupra lucrurilor care nu sunt disponibile pentru cei care sunt în afaceri de mulți ani. Contactați-i direct, spun ei, ce părere aveți despre asta, Ivan Ivanovici?

Faceți digresiuni lirice

Dacă întâlnirea durează mai mult de jumătate de oră, este logic să-ți distragi atenția de câteva ori pe parcurs. Gândiți-vă la cursurile de la universitate sau la lecțiile de la școală. Dacă un profesor scrie integrale pe tablă timp de 45 de minute fără a se opri, lecția devine plictisitoare și neinteresantă. Dar de îndată ce spune o poveste din viața lui sau pur și simplu face câteva glume, prelegerea se dovedește a fi fascinantă și incitantă. Oamenii sunt mai dispuși să participe la astfel de cursuri și chiar și materialul cel mai complex este absorbit mai bine.

La fel este și cu întâlnirile operaționale. Nu vă fie teamă să vă distras puțin și să spuneți publicului ceva despre subiecte abstracte. Unul sau două minute de timp nu vor schimba vremea, dar vor reduce gradul de formalitate și tensiune cu o bubuitură.

Protocolul întâlnirii

Felicitări, ați încheiat întâlnirea. Am vorbit, am rezolvat problemele, am dat din cap. Totul este grozav, totul este super. Nu chiar grozav sau grozav. Acum cel mai important lucru este să consolidezi rezultatele. Dacă totul rămâne în cuvinte, fiți siguri: angajații vor uita pur și simplu jumătate din instrucțiuni. Sau se vor preface că uită. Și apoi vor alerga unul după altul pentru a clarifica câteva întrebări. Și la ce folosește o astfel de întâlnire?

Rezultatul ședinței ar trebui să fie procesul-verbal al ședinței operaționale. Acesta este un document mega-important în care sunt înregistrate toate mișcările. Iată ce trebuie reflectat în protocol:

1. Data întâlnirii. Privind documentul, angajații ar trebui să înțeleagă când a avut loc întâlnirea și pot naviga în termenele limită. Mai bine, lăsați-le să aibă foldere și păstrați toate protocoalele în ele. Posibil în formă electronică.
2. Lista sarcinilor. Cel mai important punct. Toate instrucțiunile trebuie formulate clar și, cel mai important, fără ambiguitate. Amintiți-vă: o comandă care poate fi înțeleasă greșit va fi înțeleasă greșit.
3. Lista persoanelor responsabile. Este mai bine să întocmești un protocol sub formă de plăcuță, în care vizavi de fiecare sarcină vor fi indicate numele sau numele angajaților responsabili de implementarea lor.
4. Termenul limită al sarcinii.În același tabel, vizavi de numele de familie al angajatului, indicați data la care trebuie finalizată comanda. Nu stabiliți niciodată un termen limită. Dacă se acordă o lună pentru finalizarea lucrării, indicați 3 săptămâni în protocol. În felul acesta îi disciplinezi pe angajat și îi lași pe tine și pe el timp să manevrezi.
5. Semnăturile participanților la întâlnire. O semnătură este o garanție că o persoană este familiarizată cu documentul. Asigurați-vă că colectați autografe de la toți cei prezenți și care i-au atribuit sarcini.

Pentru a nu fi distras, să ia minute invitați un asistent - lăsați-l să îndeplinească sarcinile de secretar. Notează sarcinile, indică responsabilii și înregistrează tot ce au spus participanții la mișcare. Asta dacă întâlnirea este mare și există multe sarcini. Dacă vin 3-5 persoane pentru 10 minute, te poți descurca singur și nu ai nevoie de asistent. Luați o bucată de hârtie sau un blocnotes și luați notițe. Apoi aranjați totul așa cum vă așteptați. Puteți deschide laptopul și face totul într-o foaie de calcul Excel - orice vi se potrivește.

Distribuiți copii ale protocoalelor tuturor subordonaților, de preferință pe hârtie. Lasă-i să-l atârne în biroul lor și să fie inspirați. Nu lăsa misiunile la voia întâmplării. Uneori intrați și verificați cum sunt executate comenzile dvs. și dacă există dificultăți. Se întâmplă ca munca, din anumite motive, să blocheze, dar angajații nu raportează acest lucru.

Să rezumam

O întâlnire de lucru este un instrument de comunicare foarte eficient dacă este utilizat corect. Fă din el un sistem și foarte curând vei simți rezultatul.Și, în același timp, învață arta oratoriei. Vă dorim succes!

Toată lumea știe care sunt reglementările, dar nu toată lumea le respectă. Dacă regulile întâlnirii nu sunt stabilite înainte de începerea întâlnirii, atunci apar condiții prealabile pentru un mediu non-business pentru întâlnire. Un rol special în respectarea regulilor îi revine președintelui de ședință. Cu toate acestea, fiecare participant la întâlnire trebuie să demonstreze respect față de reguli, indiferent de poziția pe care o ocupă. Procesul-verbal al ședinței este documentul oficial principal, în baza căruia managerul are dreptul de a cere angajaților să îndeplinească sarcinile care le sunt atribuite. Secretarul ședinței consemnează cele mai importante puncte în procesul-verbal: realizarea scopului ședinței; soluții; interpreți și termene limită.

Etapa finală a organizării și desfășurării unei întâlniri este luarea unei decizii și convenirea asupra condițiilor de implementare a acesteia. Deciziile la ședință sunt luate de fiecare împreună și de fiecare în parte. Eficacitatea întâlnirii depinde de măsura în care participantul la întâlnire a fost capabil să includă ideile și comentariile sale în decizia generală. Formularea deciziei explică: de către cine și în ce interval de timp trebuie finalizată o anumită cantitate de muncă. Se stabilește sub ce formă vor fi însumate rezultatele (distribuirea protocolului sau a unei părți a acestuia (extrase din protocol), se ia o decizie cu privire la amploarea informațiilor (întreaga echipă sau o parte a acesteia).

Deciziile pot fi luate în două moduri: 1) o comisie special aleasă pentru pregătirea deciziei întocmește în prealabil un proiect. Proiectul este citit. Participanții la ședință își fac propriile ajustări și le acceptă pe baza rezultatelor votului; 2) președintele de ședință rezumă discuția și formulează o decizie. După ce se ia o decizie, o persoană (grup de persoane) este determinată să efectueze implementarea acesteia și să controleze implementarea acesteia.

Organizațiile care obțin succes diferă de omologii lor în principal pentru că au un leadership mai dinamic și mai eficient. Aceasta înseamnă că succesul oricărei afaceri este determinat de cât de activ și conștient participă oamenii la ea. De aceea, metodele de management socio-psihologic care vizează atingerea scopului stabilit, influențând rezultatul final al activităților întreprinderii, sunt esențiale și fundamentale pentru manager.

O întâlnire de afaceri este una dintre cele mai responsabile activități ale unui manager și un factor important care influențează organizarea programului de lucru al întregii echipe. Necesitatea întâlnirilor este evidentă. Acestea sunt necesare pentru a accelera procesul de adopție și pentru a le crește valabilitatea, pentru schimbul eficient de opinii și experiențe, pentru livrarea mai rapidă a sarcinilor specifice către executant, dar, cel mai important, pentru impactul emoțional asupra participanților la întâlnire și, ca urmare, , pe întreaga echipă.

O întâlnire este un proces complex și atunci când o desfășurăm, este necesar să se țină cont de un număr mare de modele și reguli psihologice. Realitatea obiectivă îi obligă în prezent pe toți liderii organizaționali să se confrunte cu problema creșterii eficienței muncii lor, a utilizării productive a fiecărui minut de timp de lucru.

Pentru a rezuma toate cele de mai sus, aș dori să atrag din nou atenția asupra relevanței repartizării timpului de lucru a fiecărui șef al organizației, asupra capacității sale de a transmite în mod precis, clar și rapid informații subordonaților săi, de a primi toate cele necesare. informații de la ei și luați decizii corecte în timp util.

O întâlnire de afaceri este unul dintre tipurile populare de comunicare de afaceri, inclusiv pentru rezolvarea problemelor din domeniul economiei, finanțelor și managementului. O întâlnire de afaceri este relevantă oricând și oriunde.