Una dintre îndatoririle sacre ale secretarului este pregătirea ședințelor, conferințelor și sesiunilor care sunt inițiate de manageri. diferite niveluri. În cele mai multe cazuri, secretarul ține și procesele verbale ale unor astfel de evenimente. În acest articol vă vom spune cum să eficientizați aceste procese.

Pentru a începe să vorbim despre protocol, primul pas este să vorbim despre pregătirea întâlnirii. Înainte de un astfel de eveniment, este important să vă gândiți la ordinea de zi, să determinați componența participanților și să vă familiarizați cu rapoartele tuturor vorbitorilor și alte materiale. Toate acestea vor necesita efort suplimentar, dar ca urmare, menținerea protocolului va fi mult mai ușoară.

CUM SĂ ECONOMISI TIMP?

Potrivit diferitelor studii, între 10 și 50% din timpul de lucru al șefului organizației și al altor angajați poate fi cheltuit pe întâlniri. Pentru a reduce costurile de timp, inițiatorii, organizatorii și participanții la întâlniri trebuie să rețină următoarele reguli:

Discutați la întâlnire numai problemele care nu pot fi rezolvate la locul de muncă.

Limitați numărul de participanți la întâlniri. Este direct proporțională cu durata evenimentului. Dacă durata unei întâlniri cu 5 angajați este de 1 oră, atunci cu un număr de participanți de 10 sau mai mult, cel mai probabil va dura 2 ore sau mai mult.

Pregătiți în avans materiale informative pentru întâlnire. Calculele, rapoartele analitice, tabele, graficele, rapoartele, materialele foto și video, prezentările, mostrele de produse, opiniile experților trebuie să fie furnizate de specialiști de specialitate. Dar secretarul ședinței este responsabil pentru verificarea pregătirii materialelor. Prin urmare, cu o zi sau două înainte de eveniment ar trebui să:

a) cu ajutorul persoanelor responsabile care vor face prezentări, alcătuiește o listă cu toate materialele informative;

b) să primească de la persoanele responsabile materiale realizate în în format electronic(de exemplu, prezentări, note explicative etc.);

c) primesc rezumate tipărite și texte ale rapoartelor de la persoanele responsabile.

Pentru fiecare problemă, numiți un angajat responsabil, chiar și atunci când un grup de persoane trebuie să îndeplinească misiunea.

Nu pierde timpul expunând vinovații. Amintiți-vă că scopul principal al fiecărei întâlniri este de a discuta agenda și de a lua decizii cu privire la aceasta.

AGENDĂ

Aceasta este o listă de probleme care sunt planificate să fie discutate la întâlnire. Acestea sunt stabilite de către președintele ședinței. Cu toate acestea, secretarul poate participa și el la acest proces.

Utilizați următoarele îndrumări atunci când vă dezvoltați agenda:

• Împărțiți subiectele întâlnirii care sunt prea ample în mai multe subteme. Dacă este necesar, persoanele responsabile pot organiza întâlniri pregătitoare pentru fiecare subtemă.

De exemplu, o întâlnire programată pentru sfârșitul lunii pe tema „Cu privire la implementarea indicatorilor planificați de către principalele magazine de producție” ar trebui să fie precedată de o serie de mici întâlniri în magazine: „Cu privire la implementarea planului de către turnătorie”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de achiziții”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de mașini”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de asamblare.” Sau o întâlnire pe tema „Despre implementarea unui sistem ERP într-o întreprindere” ar trebui precedată de mai multe întâlniri: „Despre problemele implementării unui sistem ERP în producție”, „Cu privire la asigurarea comunicării între sistemul ERP și 1C în contabilitate. ”, „Cu privire la suportul tehnic al sistemului ERP și transferul de date”, etc.

• Plasați pe agendă probleme de egală importanță, unite printr-o temă comună.. De exemplu, asigurarea transportului, procedura de livrare la depozit, expedierea și scoaterea produse terminate de pe teritoriul întreprinderii.

O gamă mai largă de probleme interdependente poate fi, de asemenea, pusă pe ordinea de zi. De exemplu, acestea pot include:

Achiziționarea unei noi linii de producție;

Pregătirea tehnologică a producției;

Efectuarea de modificări în proiectarea și documentația tehnologică în legătură cu achiziția de noi echipamente;

Modernizarea clădirilor de producție și dezvoltarea racordurilor la mașini;

Suport logistic pentru productie.

În același timp, reconstrucția punctului de control al fabricii sau organizarea plăților electronice pentru permisele în cantina fabricii nu merită în mod clar discutată la această întâlnire.

Este clar că secretarul nu poate influența întotdeauna conținutul ordinii de zi. Întâlnirea este convocată de lider, care evidențiază și gama de probleme. Și dacă managerul include pe ordinea de zi a unei întâlniri achiziționarea unei noi linii de producție pentru producția de turnare și organizarea unei zile de curățare de primăvară pentru a curăța teritoriul, atunci s-ar putea să nu fie posibil să-l convingă. Dar, din partea ta, poți propune să aduci discuția despre organizarea unei curățări la o altă întâlnire, de exemplu, combinând-o cu problema pictării fațadei unei clădiri sau cu organizarea de sărbători cu ocazia zilei de naștere a organizației.

• Întocmește o agendă numai din acele probleme care sunt de competența și aria de responsabilitate a participanților la întâlnire. De exemplu, va fi inutil să discutăm problemele de aprovizionare în absența șefului serviciului de aprovizionare.
• Limitați numărul de subiecte și puncte de pe ordinea de zi. Ar trebui să existe cât mai multe dintre ele care pot fi discutate și rezolvate în mod eficient în perioada de timp alocată. De exemplu, în 1 oră de întâlnire, puteți discuta de la 1 la 5 probleme, în funcție de amploarea subiectelor discutate și de calitatea pregătirii întâlnirii.
• Includeți pe ordinea de zi un raport privind sarcinile și instrucțiunile date la ultima întâlnire, dacă întâlnirile sunt comasate temă comunăși componența participanților. Fiți pregătiți pentru faptul că, chiar dacă nu există un astfel de punct pe ordinea de zi, președintele îl poate introduce cu autoritatea sa. Prin urmare, este mai bine să tipăriți lista de instrucțiuni în avans - președintele, persoana responsabilă și secretarul ar trebui să o aibă.

ÎNTÂLNIREA PARTICIPANȚILOR

Cerințe generale pentru participanții la eveniment:

Competență și interes pentru problemele de pe ordinea de zi;

O poziție suficient de înaltă pentru a lua decizii și a oferi instrucțiuni subordonaților pe baza rezultatelor întâlnirii.

Compoziția participanților se poate modifica în timpul evenimentului. Dacă există subiecte pe ordinea de zi care afectează toți participanții la întâlnire și probleme care se aplică doar unora dintre ei, atunci ar trebui să le discutați mai întâi. probleme generale. La sfârșitul acestei părți a întâlnirii, angajații care nu sunt implicați în discuții ulterioare pot fi eliberați.

Cum să anunți pe toată lumea

Informați toți participanții la întâlnire despre data, ora, locația, tema evenimentului.

Puteți informa despre o întâlnire folosind un apel telefonic, un mesaj SMS, e-mail(cu notificare de livrare si citire), inspectie personala.

Dacă unul dintre participanți nu este la serviciu din diverse motive ( concediul de odihnă anual, invaliditate temporară, călătorie de afaceri etc.), este necesar să se afle motivul absenței și să se reamintească salariatului care înlocuiește absentul conform schemei de înlocuire că acesta trebuie să fie prezent la ședință.

De asemenea, poate fi util să introduceți o solicitare pop-up în calendarul computerului dvs., cum ar fi „amintiți-vă adjunctului să participe la întâlnire”.

Informațiile despre cine este anunțat despre întâlnire și când pot fi introduse într-un tabel (Exemplul 1).

EXEMPLUL 1

Notificarea participanților la întâlnire

Întâlnirea va avea loc în data de 24 iunie 2017 la ora 11:00 în biroul directorului de achiziții.

Subiect: Încheierea contractelor cu furnizorii pentru a doua jumătate a anului 2017.

Aranjarea locurilor pentru participanții la întâlnire

Asigurați-vă că pregătiți un plan de locuri pentru participanții la întâlnire dacă vor fi prezenți următoarele:

Înalți funcționari (oraș, regiune, teritoriu, republică, federație);

Proprietari de corporații și holdinguri transnaționale etc.;

Reprezentanți ai organizațiilor partenere.

Dacă este posibil, secretarului i se atribuie un loc la o masă separată de lângă masa președintelui (Exemplul 2).

Exemplul 2

Schema de locuri

Cărți de nume

Pe tabelele vizavi de locurile corespunzătoare, este necesar să plasați carduri cu numele cu poziția și (sau) numele complet. fiecare participant. Cea mai simplă opțiune este o foaie de hârtie pliată într-o „casă” (Fig. 1)

Orez. 1. Cartea de vizită pentru participantul la întâlnire

Ecusoane

În cazuri deosebit de critice, este necesar să pregătiți insigne (carduri de sân), pe care ar trebui să indicați:

NUMELE COMPLET. participanți;

Pozițiile lor;

Numele organizației pe care o reprezintă fiecare participant;

Localitatea în care se află organizația specificată.

Insigna poate include, de asemenea:

Logo-ul organizației pe care o reprezintă participantul;

Sigla (emblema) evenimentului (întâlniri, conferințe etc.).

Puteți folosi insigne cu șnur sau ac de haine. Ele sunt vândute în magazine de papetărie și articole de birou.

Puteți crea singur inserții cu text, apoi le puteți imprima pe o imprimantă, le puteți tăia cu foarfecele și le puteți pune în insigne (Fig. 2).

Orez. 2. Inserție de insignă proiectată intern

Dacă au fost alocate fonduri suficiente pentru pregătire, cardurile de inserare pot fi comandate de la o organizație care oferă servicii de imprimare. Și pentru întâlnirile interne regulate, insignele nu vor fi deloc necesare.

DURATA ȘEDUNII

Pe tipuri diferiteședințele sunt alocate cantități diferite timp. De exemplu, o întâlnire de planificare de dimineață poate dura aproximativ o jumătate de oră, dar o întâlnire interregională pe o anumită problemă poate dura întreaga zi.

Durata întâlnirii ar trebui să fie planificată în avans. Toți participanții trebuie să cunoască ora de începere și de sfârșit a evenimentului. Acest lucru vă va ajuta să lucrați rapid și eficient, astfel încât să nu fiți nevoit să rămâneți târziu.

Pauze

Dacă durata întâlnirii depășește o oră astronomică (60 de minute), atunci este necesar să se facă pauze după fiecare oră academică (45 de minute).

La evenimente deosebit de lungi, pot fi prevăzute pauze în care participanților li se oferă gustări (sandvișuri, fructe, dulciuri) și băuturi (ceai, cafea, sucuri, apă minerală etc.).

Când nivelul întâlnirii este scăzut, iar lângă camera în care are loc întâlnirea, există un frigider, un aparat de cafea și vesela de unică folosință pentru vizitatorii biroului, atunci participanții la întâlnire își vor putea turna ei înșiși cafea, ceai sau apă.

Sticlele de apă și pahare pot fi așezate în avans pe mesele la care stau participanții la întâlnire - apoi își pot potoli setea nu numai în timpul unei pauze, ci în orice moment. Este mai bine să nu puneți mâncare pe mese. Va fi incomod dacă unul dintre participanți scăpa un sandviș pe hârtii de afaceri sau vărsă cafea.

Este mai bine să puneți masa cu gustări și băuturi într-o cameră separată. Acest lucru este de obicei făcut de secretar, dar numai dacă nu ia minute. Atunci când secretarul nu poate părăsi sala în timpul unei întâlniri, un alt angajat desemnat ca responsabil pentru aceasta trebuie să organizeze o pauză. Sau, alternativ, secretara pregătește totul pentru pauzele de cafea înainte de începerea ședinței. De regulă, este imposibil să faci fără asistenți la întâlnirile extinse.

Interval de timp

Durata evenimentului trebuie reglementată. Președintele ședinței monitorizează respectarea acestei reguli.

Când vă planificați întâlnirea, asigurați-vă că luați în considerare timpul necesar fiecărui vorbitor pentru a vorbi și fiecare problemă de discutat.

Verificați cu președintele regulile pentru fiecare discurs.

Programează pauze dacă este necesar.

Adunați toate perioadele de timp de pe calculator și adăugați la suma rezultată

Președintele ar trebui să fie informat cu privire la cât timp poate dura ședința. Dacă este de acord cu această cifră, regulamentul trebuie adus la cunoștința tuturor participanților; în caz contrar, ajustările vor trebui făcute și raportate din nou președintelui.

După acord, agenda cu restricții de timp este trimisă tuturor participanților la întâlnire (Exemplul 3).

EXEMPLUL 3

Ordinea de zi cu limite de timp

PROCES-VERBAL ȘEDINȚILOR: 5 PASI DE BAZĂ

Protocol documentează atât activitățile organelor colegiale permanente (comisii, comitete, consilii etc.) cât și ale organelor colegiale temporare - diverse întâlniri, conferințe, seminarii și conferințe.

A evidentia următoarele tipuri protocoale:

. Scurt protocol- un document în care este consemnat numele complet. și pozițiile participanților la întâlnire, tema sa, principalele probleme, rezumat rapoarte, decizii luate, o listă de sarcini pentru fiecare persoană responsabilă. Astfel de procese-verbale sunt de obicei păstrate la ședințele operaționale.

. Protocol complet, pe lângă toate cele de mai sus, include înregistrări detaliate ale tuturor discursurilor, opiniilor, amendamentelor și altor nuanțe ale discuției. Acest document vă permite să restaurați o imagine detaliată a întâlnirii.

Forma de întocmire a procesului-verbal este aleasă de către președintele ședinței sau șeful întreprinderii.

Textele discursurilor și alte materiale pregătite pentru întâlnire sunt pregătite sub formă de anexe. Acestea trebuie să fie menționate în textul protocolului.

Secretarul este responsabil pentru cât de exact și complet este înregistrat progresul întâlnirii. Această responsabilitate nu poate fi subestimată, întrucât protocolul este singurul document care reflectă toate discursurile, discuțiile, comentariile și deciziile luate care trebuie executate. În timpul întâlnirii, participanții pot să nu audă ceva sau să aibă timp să-l noteze. Acest lucru va fi ușor de restabilit prin referire la protocol.

Pasul 1: pregătirea locului de muncă

Pentru a face mai ușor să luați minute înainte de începerea întâlnirii:

. Alege-ți locul în hol unde va avea loc evenimentul. Ar trebui să fie vizibil pentru toți participanții în persoană, discursurile președintelui, ale vorbitorilor și „replicile din sală” ar trebui să fie clar audibile (vezi graficul de locuri din Exemplul 2).

. Puneți pe birou o listă de participanți la întâlnire, indicând numele lor complet. și poziții, precum și o diagramă de locuri. Înainte de a începe întâlnirea, ar fi o idee bună să studiați cu atenție cine stă unde, apoi să priviți diagrama după cum este necesar.

. Aprovizionați-vă cu rechizite de birou. Luați cu dvs. 2-3 pixuri, 2 creioane, 2 radiere.

. Verificați dacă echipamentele de birou și alte dispozitive funcționează: ceas, reportofon, cameră video (dacă este disponibil). Nu uitați de cablul de alimentare și bateriile de rezervă sau bateriile reîncărcabile.

Înainte de întâlnire, reîmprospătați-vă memoria cu privire la punctele principale ale tuturor rapoartelor.

Pasul 2: înregistrarea progresului întâlnirii

Pe lângă materialele pregătite pentru întâlnire (texte ale rapoartelor, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordinea de zi, liste de participanți etc.), procesele-verbale sunt întocmite pe baza de înregistrări sonore, înregistrări video, stenograme sau note scrise de mână. care sunt păstrate în timpul întâlnirii.

Cum să păstrezi notele brute?

1. Pregătiți foile pentru proiectul de protocol- numărul lor depinde de mărimea agendei. Pe prima foaie scrieți data întâlnirii, subiectul acesteia, numărul procesului-verbal, lista participanților, ordinea de zi (Exemplul 4).

EXEMPLUL 4

Proiect de proces-verbal al ședinței. Foaia nr. 1

Scrieți întrebările aduse în discuție separat cearsafuri curate, lăsând suficient spațiu pentru intrări:

Foaia nr. 2: „Cu privire la stadiul lucrărilor la încheierea contractelor de furnizare a metalelor neferoase și feroase.” Raport de Prokhorov P.D.;

Foaia nr. 3

Foaia nr. 4: „Cu privire la suportul de transport pentru bunuri.” Raport de Medvedev V.Yu.;

Foaia nr. 5: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 6: „Cu privire la starea decontărilor în temeiul contractelor încheiate și executate de achiziție de materii prime și bunuri.” Reportaj Fomina K.D.;

Foaia nr. 7: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 8: „Cu privire la încheierea de acorduri cu Amethyst LLC privind furnizarea de oțel și aliaje către ESPZ OJSC.” Sugestii de la Telegin I.I.;

Foaia nr. 9: ... (se completează în timpul ședinței).

2. Verificați dacă toți participanții la întâlnire sunt prezenți. Trimiteți-i cu un creion pe cei absenți din proiectul de protocol - poate că au întârziat. Aflați motivele absențelor și întârzierilor după întâlnire.

Înregistrați ora de sosire a celor care întârzie direct în textul protocolului între paranteze:

În acest caz, se va ști exact cine dintre cei prezenți și ce anume le-a ratat în timpul întâlnirii.

3. Completați elementul „ASCULTAT”.. Pe prima foaie a proiectului și pe foile cu titlurile corespunzătoare ale rapoartelor, înregistrați-vă în mod constant numele complet. și pozițiile vorbitorilor, subiectele discursurilor și rezumatul acestora. Trebuie doar să înregistrați informații de bază: date, numere, fapte. Ulterior, comparați notele cu textele de discurs furnizate (teză). Dacă găsiți discrepanțe, anunțați președintele ședinței.

4. Introduceți elementul „PERFORMED”(daca este necesar). Acest articol este completat atunci când progresul vorbitorilor este întrerupt de comentariile, întrebările și obiecțiile altor participanți. In plin protocol Fiecare astfel de remarcă trebuie înregistrată imediat, mai ales dacă este însoțită de fraza: „Vă rugăm să o introduceți în protocol.” De exemplu:

Cert este că orice declarație poate schimba cursul întâlnirii, iar ulterior poate fi necesar să evidențiem momentul în care și de ce s-a întâmplat acest lucru.

Într-un scurt protocol

Un aspect important al managementului întreprinderii este organizarea de întâlniri și conferințe, în cadrul cărora se realizează comunicarea de afaceri. Pentru a se asigura că reuniunile și conferințele se desfășoară în mod eficient, este recomandabil ca liderii acestora (președinții) să urmeze următoarele recomandări. Înainte de întâlnire (întâlnire):

1. Pregătește o agendă adică o listă de probleme care trebuie rezolvate la întâlnire (întâlnire). Aceste întrebări se pot referi atât la implementare

mai devreme deciziile luate, precum și noilor probleme apărute de la ședința anterioară (ședința).

2. Decide cine ar trebui să participe la întâlnire,și anunță-i în prealabil. De regulă, toți membrii echipei de lucru sunt prezenți la întâlnirea de producție. La întâlnire sunt invitați doar acei angajați care sunt competenți să rezolve problemele apărute.

3. Alegeți un loc și un timp potrivit. Asigurați-vă că locul este dotat cu tot ce aveți nevoie. Stabiliți timpul necesar pentru a discuta aceste probleme. Vă rugăm să rețineți că durata ideală a întâlnirilor (întâlnirilor) nu este mai mare de o oră și jumătate. Dacă întâlnirea trebuie să dureze mai mult, permiteți pauze.

4. Distribuie ordinea de zi. Ordinea de zi ar trebui să fie în mâinile angajaților cu câteva zile înainte de întâlnire, astfel încât aceștia să se poată pregăti pentru întâlnire.

5. Determinați în avans difuzorul principal și co-difuzorii.

6. Discută înainte cu fiecare participant la întâlnire pentru a afla poziția lor. Acest lucru vă va ajuta să anticipați situatii conflictualeși să-și planifice rezoluția, menținând în același timp coeziunea echipei.

7. Alegerea camerei pentru desfășurarea unei întâlniri este importantă. Camera ar trebui să fie echipată cu mobilier confortabil, să aibă temperatura normala aer. Cel mai bine este să plasați participanții la întâlnire la o masă rotundă, cu fiecare dintre ei în fața tuturor. Pentru a îmbunătăți comunicarea, este recomandabil să instalați semne cu nume complete în fața participanților, vizibile clar pentru toți cei prezenți.

În timpul întâlnirii (întâlnirii):

1. Discutați agendași, dacă este necesar, modificați-l pentru a ține cont de noile circumstanțe apărute recent.

2. Ține evidența timpului, astfel încât regulile să fie respectate,întrucât discuția care a urmat ar putea să-l perturbe.

3. Asigurați-vă că participanții la întâlnire au libertate de exprimare, indiferent de poziția lor. Este necesar să reținem cu tact energia celor care sunt obișnuiți să ia inițiativa datorită naturii lor, oferind participanților mai puțin activi posibilitatea de a vorbi mai devreme.

4. În timpul discuției, luați o poziție neutră în raport cu opiniile exprimate.

5. Monitorizați conflictele care apar și interveniți dacă este necesar. Acționați ca un mediator pentru a dezamorsa situația.

6. Verificați periodic pentru a vedea dacă grupul este pregătit să ia o decizie. Nu trebuie să ratați momentul în care grupul a ajuns la un acord și o nouă discuție nu mai poate adăuga nimic semnificativ.

7. Respectați regulile de luare a deciziilor elaborate de grup.În cazul în care există dezacorduri, trebuie organizat un vot și o decizie trebuie luată cu majoritate de voturi.

8. Înainte de a încheia întâlnirea, rezumați munca. Aflați din grup dacă este nevoie să ne întâlnim din nou. Este important ca oamenii să părăsească întâlnirea cu o înțelegere clară a pașilor următori. Când o întâlnire se termină fără a fi luată nicio decizie, poate exista un sentiment de dezamăgire și frustrare.

Dupa intalnire:

1. Analizați progresul ultimei întâlniri (întâlnire). Este necesar să se analizeze dacă reuniunea și-a îndeplinit sarcinile și dacă coeziunea grupului a fost întărită după aceasta.

2. Pregătiți și distribuiți un rezumat al întâlnirii (întâlnirilor).Înregistrarea a ceea ce s-a convenit, a problemelor rezolvate și a pașilor următori ar trebui să le reamintească membrilor echipei de munca pe care trebuie să o facă.

3. Restabiliți relațiile rupte printr-o conversație informală. Dacă există o dezbatere aprinsă în timpul unei întâlniri, este posibil ca unii membri ai grupului să se fi rupt și să fi părăsit întâlnirea supărați sau jigniți. Vorbește cu ei și calmează-i.

4. Observați modul în care membrii grupului fac față sarcinilor care le sunt atribuite. Este necesar să se verifice dacă au apărut probleme atunci când angajații îndeplinesc sarcini specifice.

Dezavantajele tipice ale organizării întâlnirilor sunt:

Nejustificat un numar mare deîntâlniri;

Subiect vag al întâlnirii;

Pierderea de timp din cauza conversațiilor inutile;

Număr nerezonabil de mare de participanți;

Număr insuficient de participanți;

Lipsa protocolului, în ciuda necesității;

Formularea insuficientă a deciziilor.

§1. Întâlnirea ca tip de organizare a comunicării de afaceri a unui grup

Întâlnire de afaceri (întâlnire)- interacțiunea comunicativă orală a unui grup de oameni (echipă). Acest tip de comunicare combină diverse genuri: monolog oratoric (remarci introductive și de încheiere ale prezentatorului, discursuri ale participanților, raport), conversație (schimb de informații, prezentarea și discutarea ideilor în cadrul unei sesiuni de brainstorming), discuție.

Eficacitatea unei întâlniri depinde în mare măsură de talentul organizatorului - de abilitățile sale de vorbire și de abilitățile de management. Adesea, întâlnirea este condusă de managerul însuși.

Sunt identificate următoarele sarcini principale ale întâlnirilor de afaceri:

1) Aflați și analizați starea lucrurilor (cum se realizează planul, ce se întâmplă în echipă...); face schimb de informații cu privire la problema în discuție, coordonează eforturile și trag concluzii organizaționale. Aceste sarcini corespund tipului informativ al întâlnirii.

2) Informarea echipei despre căutarea soluțiilor la probleme, despre experiența nouă și posibilitățile de implementare a acesteia și convingerea angajaților de corectitudinea politicii economice în curs. Pentru a rezolva aceste probleme, se intenționează o ședință explicativă sau o ședință de informare.

3) Găsiți o soluție colectivă a problemei, produceți, colectați idei. Acest tip de întâlnire este bazat pe probleme sau brainstorming.

4) Selectați și luați decizii constructive. Aceasta este sarcina reuniunii - decidentul.

5) Oferiți participanților cunoștințele necesare și îmbunătățiți-le abilitățile. Acest tip se numește conferință sau întâlnire de formare.

Dacă un manager este interesat de contactul constant cu echipa, el organizează întâlniri regulate. În funcție de frecvența de organizare a întâlnirilor, acestea pot fi, de asemenea, o singură dată sau periodice.

§2. Etapele pregătirii și desfășurării unei întâlniri

O întâlnire este o comunicare de grup care este gestionată și organizată. Succesul acestuia depinde în proporție de 90% de pregătire, gândirea la elementele structurale ale etapei comunicative și evaluarea și autoevaluarea ulterioară.

Etapa pre-comunicativă	Etapa de comunicare	Post-comunicativ
1. Clarificarea necesității unei întâlniri.	1. Cuvântul de deschidere al președintelui.	Analiza întâlnirii.
2.Formularea temei și a scopului.	2. Discutarea problemei (mesaje, conversație sau discuție).
3.Elaborarea agendei, proiectelor de hotărâri.	3.Luarea deciziilor (opțional).
4.Identificarea și pregătirea participanților.	4. Monologul final al președintelui.
5. Stabilirea orei și a locului.

Pregătirea pentru o întâlnire începe cu determinarea necesității acesteia. Acest tip de lucru complex este recomandabil să fie folosit dacă nu există alternative, cum ar fi o conversație, o decizie a conducerii superioare sau o combinație cu alte întâlniri. După decizia de a organiza un proces de discuție colectivă, tema și scopul acestuia sunt clarificate. Prin izolarea și gruparea problemelor, se dezvoltă o agendă. Atunci când alegeți secvența de examinare a întrebărilor, acestea pornesc din motive psihologice. Cele mai „dificile” puncte care necesită o discuție și o elaborare extinsă sunt cel mai bine plasate în a doua treime a întâlnirii, când performanța fizică și psihică a grupului atinge apogeul. Problemele actuale sau urgente care nu necesită mult timp pot fi tratate mai întâi, iar articolele „cele mai ușoare” sau cele mai interesante pot fi lăsate la sfârșit.

În termeni generali, este necesară pregătirea, poate prin convocarea unei comisii în acest scop, a unui proiect de hotărâre. Acesta ia adesea forma unui „chestionar”, pentru fiecare item al căruia participanții vor da răspunsuri specifice în timpul întâlnirii.

Următorul pas este determinarea compoziției cantitative și calitative a audienței și pregătirea participanților.

Nu este deloc necesar să invitați șefii tuturor departamentelor la fiecare întâlnire. De obicei sunt implicați acei oficiali care sunt cei mai competenți în problema în discuție. Este necesar să se stabilească dacă cei care comunică reprezintă o gamă largă de opinii sau formează un grup coeziv cu aceleași opinii. În funcție de numărul de participanți, întâlnirile pot fi restrânse (până la 5 persoane), extinse (până la 20 de persoane) și reprezentative (peste 20 de persoane). Grupurile mici sunt coezive și extrem de productive, dar fac dificilă începerea unei conversații și riscă să ia decizii nesigure. Cei mari, de regulă, iau decizii bine gândite, bazate pe multe puncte de vedere, dar este dificil să ajungi la un consens, este necesar un control sporit, există pericolul apariției grupărilor și presiunii asupra „sabotorilor”. Numărul ideal de participanți pentru o întâlnire de afaceri internă este de la 6 la 9. Toți angajații trebuie să fie familiarizați în prealabil cu subiectul, scopul, agenda și materialele și documentele necesare.

Cel mai bun moment pentru a organiza o întâlnire, conform cercetărilor ergonomice, este dimineața târziu (11 a.m. miercuri sau joi). O anumită zi a săptămânii este rezervată pentru întâlniri regulate.

Locul de desfășurare este de obicei biroul șefului organizației. Cu toate acestea, este mai bine să convocați întâlniri într-o sală special echipată. Trebuie să aibă o acustică bună, izolare fonică, ventilație, temperatură normală a aerului (+ 19 o C) și mobilier confortabil pentru lucru. Cea mai optimă locație pentru participanți este la distanță de braț unul de celălalt, la o masă trapezoidală.

Durata adecvată a activității mentale comune un numar mare oameni - 40 - 45 de minute. Dacă circumstanțele cazului necesită mai mult timp, atunci după 40 de minute se anunță o pauză de zece minute. Regulile sunt stabilite chiar de la începutul ședinței. De obicei, remarcile de deschidere și de încheiere ale prezentatorului, precum și toate discursurile, sunt programate pentru 10 minute. În discursul introductiv este necesar să se sublinieze în mod clar și extrem de specific, pe scurt problemele discutate și să atragă încă o dată atenția celor prezenți asupra scopului final al întâlnirii. Pentru a crea un stimul pentru discuții, puteți sublinia semnificația practică a întrebărilor și puteți stabili o serie de sarcini specifice pentru public. Una dintre cele mai importante cerințe pentru președintele de ședință este să nu-și impună poziția celorlalți participanți încă de la început. Poziția conferă cuvintelor managerului o greutate deosebită, iar acei angajați care au opinii opuse pot pur și simplu să nu îndrăznească să le exprime, pentru a nu-și contrazice superiorii. Trebuie să încercăm să luăm o poziție neutră, să ne exprimăm opinia la persoana a 3-a sau să o formulăm sub forma unei întrebări. Poate fi potrivit să începeți cea mai serioasă întâlnire cu o remarcă neașteptat de interesantă sau chiar cu o glumă. Este foarte eficient dacă fraza sau gândul cu care se deschide întâlnirea este folosită la încheierea acesteia. Când se adresează, prezentatorul cheamă participanții pe nume și patronimic și, dacă este posibil, subliniază experiența și competența lor în problema relevantă. Președintele trebuie să fie extrem de atent nu numai la esența discursului, ci și la modul în care fiecare dintre ele se încadrează în structura generală, la modul în care funcționează pentru a atinge scopul propus; Nu duce în lateral? Organizatorul respectă regulile și rezumă pe scurt prezentările în timpul și după examinarea fiecărei probleme. Acest lucru asigură că toți cei prezenți înțeleg clar ceea ce se spune. despre care vorbim că s-au făcut unele progrese în discuție. Dacă vorbitorul depășește domeniul de aplicare al întrebării, el ar trebui oprit diplomatic. Evaluarea critică a propunerilor este dată fie imediat după discurs, fie, dacă se folosește metoda brainstorming, după ce toate ideile au fost exprimate.

Următoarea etapă posibilă a întâlnirii este luarea deciziilor. Se citește un proiect de decizie pregătit în prealabil, iar participanții la întâlnire își fac propriile ajustări și îl acceptă pe baza rezultatelor votului. După luarea deciziilor, se determină persoanele responsabile pentru executarea și controlul acesteia.

La sfârșitul întâlnirii, prezentatorul poate chema pe toată lumea să implementeze acele planuri, programe și să atingă obiectivele pe care le-au atins în cele din urmă; rezumați pe scurt discuția; lauda cele mai de succes idei si discursuri de afaceri; multumesc tuturor pentru munca lor productiva.

Cercetatorul englez de întâlniri, Alan Barker, crede pe bună dreptate că analiza constantă a discuțiilor colective în curs duce la profit. Evaluarea trebuie să fie obiectivă, formulată de întreg grupul într-o ședință separată, în afara ședinței. Puteți invita participanții să completeze chestionarul utilizând așa-numita scală glisantă pentru răspunsuri: (nu) 1 2 3 4 5 6 (Da):

A fost necesară o întâlnire?

Este clar scopul lui?

A fost potrivit scopului?

Sunteți de acord că durata și momentul au fost convenabile?

Ați fost mulțumit de locație?

Ați primit agenda și documentele la timp?

Au fost abordate toate punctele de pe ordinea de zi?

Au avut cei prezenți competența corespunzătoare?

Președintele a exercitat un control adecvat?

Sunteți mulțumit de procedura decizională?

Analiza întâlnirii poate fi efectuată mai eficient dacă este implicat un expert independent. El va avea ocazia să evalueze imparțial ce merge bine și ce trebuie schimbat.

Un manager începător poate analiza comunicarea colectivă în mod independent, conform următoarei scheme:

1.Care este tipul de întâlnire în funcție de scop?

2.Sunt subiectul și subtemele (agenda) bine formulate?

3. Când sunt programate să fie revizuite cele mai complexe probleme?

4.Locația, ora, numărul și componența participanților sunt adecvate?

5.Ce spune prezentatorul în cuvântul de deschidere?

6.Ce reglementări au fost adoptate?

7.Care sunt acțiunile de organizare a discursului prezentatorului în timpul dialogului?

8.Toți cei prezenți participă la discuție?

9.Ce decizii au fost luate?

10.Cum a încheiat organizatorul întâlnirea?

11.Protocolul este intocmit corect?

Agenția Federală pentru Educație

Magnitogorsk Universitate de stat lor. G.I.Nosova

Catedra de Psihologie

Rezumat despre comunicarea de afaceri

Pe tema: „Întâlniri și întâlniri de afaceri”

Completat de: elev al grupei FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Verificat de: Orinina L.V.

Pe lângă conversațiile de afaceri și negocierile comerciale, în practica de afaceri sunt larg răspândite forme speciale de conversații de afaceri - întâlnirile, care reprezintă o modalitate de discuție colectivă deschisă a anumitor probleme. Formele unei astfel de discuții sunt foarte diverse. Acestea sunt congrese, conferințe, simpozioane, întâlniri, sesiuni, seminarii. Deciziile luate la aceste evenimente sunt de obicei mai eficiente decât cele luate de un cerc restrâns de manageri.

Scopul unei întâlniri de afaceri este de a asigura o discuție liberă și de a dezvolta decizie comună pe baza luării în considerare a unei varietăţi de opinii.

Am ales subiectul „Organizarea întâlnirilor” deoarece discuția colectivă ca formă de conversație de afaceri are multe aspecte pozitive:

În primul rând, crește eficiența gândirii. Proverbul rus „o minte este bună, dar doi este mai bine” nu a apărut din neant; are un înțeles profund. Într-adevăr, unicitatea gândirii umane este că este eficientă mai ales în condițiile activității intelectuale comune, deoarece rezultatele intelectuale nu se adună, ci se înmulțesc. Se știe că ideile cele mai fructuoase s-au născut printr-un schimb colectiv de gânduri.

În al doilea rând, în timpul întâlnirii comunitatea creativă a lucrătorilor este întărită, sunt incluse interese lucrători individualiîntr-un sistem unificat de sarcini colective și, de asemenea, crește calificările de afaceri ale participanților săi.

În al treilea rând, în munca mentală comună se dezvăluie potențialul creativ al fiecăruia dintre ei.

Întâlnirile insuficient de bine pregătite și prost conduse, convocate cu fiecare ocazie, provoacă un mare rău, deoarece „devorează” timp prețios, îndepărtând oamenii de munca lor principală.

ÎN vedere generala pregătirea pentru întâlnire include următoarele acțiuni: stabilirea temei, formarea agendei, stabilirea obiectivelor întâlnirii și a duratei totale a acesteia, data și ora începerii, componența participanților, programul aproximativ de lucru.

Atunci când stabiliți ora de începere a unei întâlniri, ar trebui să țineți cont de ritmul de lucru. Pentru a nu-i obliga pe oameni să treacă la nesfârșit de la un tip de muncă la altul pe parcursul zilei, este indicat să se țină întâlniri la începutul sau la sfârșitul zilei de lucru sau după o pauză de masă. Luând în considerare timpul total petrecut (nu doar direct pentru întâlnire, ci și pentru pregătirea, mutarea, întoarcerea și reîntoarcerea la muncă), începutul și sfârșitul întâlnirii trebuie planificate astfel încât să nu existe perioade de timp libere. : dacă se încheie cu 15 minute înainte de pauza de masă, atunci aceste minute pot fi considerate pierdute.

Este necesar să se informeze în prealabil participanții la întâlnire despre desfășurarea acesteia și să-i familiarizeze cu ordinea de zi și cu toate materialele necesare, astfel încât discursurile lor să fie gândite în prealabil.

Trebuie să începeți întâlnirea la timp și să conveniți imediat cu participanții săi asupra regulilor de colaborare, de exemplu, limitarea timpului discursurilor sau a procedurii de luare a deciziilor. După care unul dintre participanți ar trebui să fie desemnat să păstreze procesele-verbale.

Să luăm în considerare mai detaliat acestea și alte aspecte ale organizării generale a întâlnirilor și întâlnirilor de afaceri.

O întâlnire de afaceri (întâlnire) este o interacțiune comunicativă orală a unui grup de oameni (echipă). Acest tip de comunicare combină diverse genuri: monolog oratoric (remarci introductive și de încheiere ale prezentatorului, discursuri ale participanților, raport), conversație (schimb de informații, prezentarea și discutarea ideilor în cadrul unei sesiuni de brainstorming), discuție.

Eficacitatea unei întâlniri depinde în mare măsură de talentul organizatorului - de abilitățile sale de vorbire și de abilitățile de management, precum și de alegerea corecta tipul de întâlnire și cunoașterea caracteristicilor sale.

Întâlnirile de afaceri sunt:

1. După forma:

1.1. conferințe

1.2. întâlniri

1.3. întâlniri

1.4. seminarii, simpozioane

2. După forma întâlnirii de către conducător:

2.1. dictatorial

2.2. autocratic

2.3. agregativ - mai întâi un raport, o dezbatere, la care participă doar acele persoane

care au fost numite de director.

2.4. discuţie

2.5. gratuit

3. Prin apartenența la sfera vieții publice:

3.1. parte

3.2. sindicat

3.3. afaceri (administrativ)

3.4. științific

3.5. Unit

4. După scară:

4.1. internaţional

4.2. Toată rusă

4.3. republican

4.4. industrie

4.5. regional

4.6. regional

4.7. urban

4.8. district

4.9. intern

5. La locul de desfășurare:

5.1. local

5.2. in vizita

6. După frecvență:

6.1. regulat

6.2. permanent

6.3. o dată

6.4. periodic

7. După numărul de participanți:

7.1. într-un grup restrâns (până la 5 persoane)

7.2. într-o compoziție extinsă (până la 20 de persoane)

7.3. reprezentant (peste 20 de persoane)

8. În ceea ce privește stabilitatea participanților:

8.1. cu compoziție fixă

8.2. cu distribuție invitată

8.3. cu o listă specifică pentru întâlnire

8.4. combinate

9. Pe subiectul întrebărilor:

9.1 administrativ

9.2 tehnic

9.3 personal

9.4 financiar

9.5 tehnologic

10. După sarcină:

10.1 problematic

10.2 instructiv

10.3 operațional

11. După scop:

11.1 luarea deciziilor

11.2 clarificarea sarcinilor

11.3 rezumat

Una dintre sarcinile principale ale conducătorului unei întâlniri de afaceri este să atragă cât mai multe fapte pentru a evalua mai pe deplin complexitatea problemei discutate, precum și pentru a-i implica pe cei prezenți în procesul de rezolvare a problemei. Desigur, prezentatorul trebuie să aibă propriul punct de vedere asupra situației actuale, dar este necesar să cunoască și punctul de vedere al celorlalți pentru a înțelege dacă au dreptate sau greșite în înțelegerea problemei. Dacă punctul de vedere al altcuiva este corect, conducătorul întâlnirii își poate schimba punctul de vedere asupra situației. Dacă colegii greșesc sau le lipsește ceva important, el poate furniza faptele lipsă. Întrebările potrivite sunt un instrument excelent pentru a conduce o întâlnire în direcția corectă.

Eficacitatea unei întâlniri depinde în mare măsură de talentul organizatorului - de abilitățile sale de vorbire și de abilitățile de management. Adesea, întâlnirea este condusă de managerul însuși.

Sunt identificate următoarele sarcini principale ale întâlnirilor de afaceri:

1) Aflați și analizați starea lucrurilor (cum se realizează planul, ce se întâmplă în echipă...); face schimb de informații cu privire la problema în discuție, coordonează eforturile și trag concluzii organizaționale. Aceste sarcini corespund tipului informativ al întâlnirii.

2) Informarea echipei despre căutările de rezolvare a problemelor, despre experiența nouă și oportunitățile de implementare a acesteia și convingerea angajaților de corectitudinea politicii economice în curs. Pentru a rezolva aceste probleme, se intenționează o ședință explicativă sau o ședință de informare.

3) Găsiți o soluție colectivă a problemei, produceți, colectați idei. Acest tip de întâlnire este bazat pe probleme sau brainstorming.

4) Selectați și luați decizii constructive. Aceasta este sarcina reuniunii - decidentul.

5) Oferiți participanților cunoștințele necesare și îmbunătățiți-le abilitățile. Acest tip se numește conferință sau întâlnire de formare.

Dacă un manager este interesat de contactul constant cu echipa, el organizează întâlniri regulate. În funcție de frecvența de organizare a întâlnirilor, acestea pot fi, de asemenea, o singură dată sau periodice.

Dacă unul dintre participanții la întâlnire simte un impuls irezistibil de a argumenta, liderul ar trebui, menținând equanimitatea, să permită grupului să infirme afirmațiile argumentatorului. Discuțiile prea vorbărețe trebuie întrerupte cu tact, fără a-și asculta discursul până la sfârșit; de regulă, există puține beneficii de pe urma unor astfel de discursuri. Dacă trebuie să ai de-a face cu un negativist (adică cu o persoană căreia îi place să contrazică), trebuie să-i recunoști și să-i apreciezi cunoștințele și experiența. Participanții timizi sunt încurajați să pună întrebări simple pentru a le consolida încrederea în abilitățile lor. Dacă un disputant pune întrebări în mod continuu în loc să facă sugestii, întrebările sale trebuie adresate grupului.

La intalnire de afaceri a fost fructuoasă, președintele trebuie să stăpânească tehnica conducerii discuțiilor. În primul rând, trebuie să ne străduim să conducem o discuție de grup într-o manieră civilizată. Aceasta presupune prezența delicateții în relațiile disputanților și, prin urmare, exclude utilizarea unor astfel de mijloace de a-și argumenta punctul de vedere ca ridicul, întreruperea adversarilor și atacurile ascuțite împotriva lor. O atenție deosebită trebuie acordată pentru a se asigura că disputa de afaceri dintre participanți este certă și are limite de timp, precum și pentru a evita ciocnirile personale. Terminologia disputei ar trebui să fie clară pentru toți cei prezenți.

Când vă pregătiți pentru o discuție, ar trebui să elaborați cel puțin cel mai general plan pentru lupta pentru adevăr și să selectați argumentele cele mai importante. Deosebit de impresionante sunt datele digitale precise, care nu pot fi infirmate.

O întâlnire este o modalitate de schimb colectiv de informații de afaceri cu adoptarea (comunicarea) unor decizii specifice. Întâlnirea este de obicei organizată de conducere pentru a informa forța de muncă.

Conducerea unei întâlniri. Conflicte în întâlniri

Metodele general acceptate de comunicare cu subordonații și în același timp formele de organizare a muncii unui manager sunt întâlnirile și întâlnirile de producție.

Întâlnirile și conferințele sunt o modalitate de schimb colectiv de informații de afaceri sub conducerea unui șef cu adoptarea unor decizii specifice.

Următoarele tipuri de întâlniri și întâlniri se disting după scop:

Introducere (prezentare de noi proiecte, pregătire avansată);

Informațional (rezumarea informațiilor, studierea punctelor de vedere);

· explicativ (convingerea angajaților de ceva);

· problematică (căutarea colectivă a unei soluții la problema);

· instructiv (aducerea la cunoştinţă a informaţiilor necesare şi explicarea modului de acţiune);

Operațional („operativ”) (obținerea de informații actuale despre starea de fapt și identificarea „gâturilor de sticlă”);

Întâlnire de planificare (stabilirea sarcinilor și planurilor pentru următoarea perioadă scurtă de timp)

Coordonare (asigurarea interacțiunii

diviziuni);

Final (rezumarea rezultatelor pentru o perioadă de timp sau ciclu de producție);

Solemnitate (rezumat ceremonial,

date sau evenimente importante pentru companie, recompensarea celor mai buni angajați);

„Întâlnirea Colectivului Muncii” (pentru toate celelalte

se colectează și întâlniri colectiv de muncă, dar această denumire subliniază că la ședință se discută câteva aspecte importante, mai mult pentru colectivul de muncă decât pentru management - condiții de muncă, pregătiri pentru

sărbători, alte subiecte informale care nu au legătură directă cu producția; din aceeași serie – ședința sindicală).

Termenii „întâlnire” și „întâlnire” sunt adesea percepuți ca sinonimi. Cu toate acestea, strict vorbind, o întâlnire și o conferință diferă atât prin scop, cât și prin metode de conduită.

specialiştii necesari şi le ascultă opiniile (organizează o discuţie) pentru a lua decizii. De obicei, întâlnirile au loc cu participarea managerului, a șefilor de departamente, a specialiștilor de frunte - adică a celor a căror opinie este semnificativă și poate influența adoptarea

Deci, sarcina întâlnirii este de a informa forța de muncă, sarcina întâlnirii este de a dezvolta un comun

soluție într-un cerc mai restrâns al celor implicați în problemă

specialişti. Diferența dintre aceste formate comunicare de afaceri ușor de înțeles prin analiza etimologică

(originea) numelor lor: se adună pentru o întâlnire pentru

cu orice scop, se adună pentru o întâlnire pentru a conferi. Fiecare întâlnire este o întâlnire, dar nu fiecare întâlnire este o întâlnire. O întâlnire implică de obicei un format mai restrâns, așa că în continuare vom lua în considerare principiile de bază ale organizării și desfășurării unei întâlniri pentru a acoperi o gamă mai largă de aspecte.

Pregătirea întâlniriiîncepe cu stabilirea unui obiectiv, definirea unui subiect, agendei și componența participanților.

Eficacitatea unei întâlniri este în mare măsură determinată

timpul și locul deținerii sale, precum și compoziția sa

participanții. Ar trebui să fii invitat la întâlnire cantitate minimă oameni - numai cei fără de care va fi ineficient. (Uneori este înțelept să concediezi înainte de sfârșitul ședinței acei lucrători a căror prezență nu mai este necesară.)

Baza unei întâlniri de succes este o agendă bine structurată. De obicei, este comunicat participanților la întâlnire cu mult înainte, astfel încât aceștia să știe deja ce probleme vor fi discutate la întâlnire și să se poată pregăti. În orice caz, ordinea de zi trebuie anunțată chiar de la începutul ședinței.

Ordinea de zi este adesea completată ca document separat. Acest document este ambele

anunțul unei ședințe și un ordin prin care se dispune ținerea unei ședințe pe un astfel de subiect cu

asa si asa intrebari si asa si asa participanti. Prin urmare, este logic să-l postați pe panoul de comenzi.

Ordinea de zi a ședinței trebuie să conțină:

· titlul (tema) întâlnirii;

informatii despre locul, ora si durata intalnirii; .

· informații despre participanții la întâlnire (care ar trebui să participe);

·lista de întrebări pentru discuție (dacă este necesar, cu numele vorbitorilor);

Reguli – distribuirea timpului pe punctele de pe ordinea de zi. Dacă statutul întâlnirii este nesemnificativ, este suficient să se indice pe ordinea de zi subiectul, ora și locul, lista de probleme și

Unele întâlniri nu necesită o agendă detaliată. De exemplu, pentru o întâlnire mică uneori

este suficient să anunțați verbal locul și ora, componența participanților și

subiect. Lista problemelor care vor fi discutate va fi elaborată chiar în cadrul ședinței.

Începutul întâlnirii.Întâlnirea este condusă întotdeauna de o singură persoană -

Președintele este cel mai adesea liderul însuși. În prima fază inițială a ședinței, președintele, în primul rând, aduce în atenția principalelor probleme procedurale: tema și scopul ședinței, conținutul ordinii de zi, regulile.

Conducerea unei întâlniri pentru un manager, acesta este întotdeauna împărțit în două linii paralele: menținerea procedurii și menținerea conținutului.

Conducerea unei întâlniri