1. Fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării cu un document contabil primar. Nu este permisă acceptarea pentru documente contabile documente care documentează fapte ale vieții economice care nu au avut loc, inclusiv cele care stau la baza tranzacțiilor imaginare și false.

2. Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;

2) data întocmirii documentului;

3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;

5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;

6) denumirea funcției persoanei (persoanelor) care au finalizat tranzacția, operațiunea și persoana (persoanele) responsabile cu executarea acesteia sau numele funcției persoanei (persoanelor) responsabile cu executarea evenimentului realizat. ;

(vezi textul din ediția anterioară)

7) semnăturile persoanelor prevăzute la alin. 6 din prezenta parte, cu indicarea prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

3. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul săvârșirii unui fapt de viață economică, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia. Persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de viață economică asigură transferul în timp util a documentelor contabile primare pentru înregistrarea în registre a datelor cuprinse în acestea. contabilitate, precum și fiabilitatea acestor date. Persoana însărcinată cu ținerea evidenței contabile și persoana cu care s-a încheiat un acord de prestare a serviciilor de contabilitate nu răspund de conformitatea documentelor contabile primare întocmite de alte persoane cu fapte realizate de viață economică.

(vezi textul din ediția anterioară)

4. Formele documentelor contabile primare se determină de către conducătorul entității economice la recomandarea funcționarului responsabil cu ținerea evidenței contabile. Formularele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public se stabilesc în conformitate cu legislația bugetară Federația Rusă.

(vezi textul din ediția anterioară)

5. Documentul contabil primar se întocmește pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

6. În cazul în care legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar unei alte persoane sau unui organism guvernamental pe hârtie, entitatea economică este obligată, la cererea altei persoane sau agenție guvernamentală pe cheltuiala dumneavoastră, faceți copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

7. Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin legile federale sau actele juridice de reglementare ale organismelor de reglementare contabilă de stat. Corecția din documentul contabil primar trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul în care s-a făcut rectificarea, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

8. Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, sunt confiscate documente contabile primare, inclusiv sub formă de document electronic, copii ale documentelor sechestrate, realizate în modul stabilit de legislația Federației Ruse, sunt incluse în documentele contabile.

Legea federală 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați suportat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, biroul fiscal le poate solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în litigiile cu contrapărțile.

Documentele contabile primare se intocmesc la momentul implementarii tranzacții de afaceriși să depună mărturie despre finalizarea lor. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție poate varia în funcție de tipul tranzacției. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare este de obicei efectuată de furnizor. Atentie speciala Trebuie să acordați atenție acelor documente care apar în timpul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera de lege decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii acordului

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură pentru plată.

Etapa 2. Are loc plata tranzacției

Confirma plata:

un extras din contul curent, dacă plata a fost efectuată prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• chitanțe de numerar, chitanțe pentru comenzi de primire numerar, formulare stricte de raportare - dacă plata s-a făcut în numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani în cont. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Este imperativ să confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, fiscul nu vă va permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• borderou - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă produsul este vândut de un antreprenor individual;
• certificat de munca prestata/servicii prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă de documente obligatorii care se întocmesc pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• certificat de munca prestata (servicii prestate).

Acord

La efectuarea unei tranzacții, se încheie un acord cu clientul, care specifică toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: proceduri de plată, expediere a mărfurilor, termene de finalizare a lucrărilor sau condiții de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un acord separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea unor operațiuni similare, se poate concluziona una acord general. Acordul se întocmește în două exemplare cu ștampile și semnăturile fiecărei părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. De exemplu, un contract de vânzare se încheie din momentul în care cumpărătorul primește un numerar sau o chitanță de vânzare.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma facturii de plată nu este strict reglementată, astfel încât fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți specifica termenii tranzacției: termeni, notificare de plată în avans, proceduri de plată și livrare etc.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul nu sunt necesare pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contrapărților și ale statului. Factura nu vă permite să solicitați furnizorului - doar fixează prețul produsului sau serviciului. În același timp, cumpărătorul își păstrează dreptul de a cere rambursarea în cazul îmbogățirii fără justă cauză a furnizorului.

Documente de plată: chitanțe de numerar, formulare stricte de raportare (SSR)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ încasări de vânzări și numerar, situații financiare, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi comanda de la bancă prin plata prin transfer bancar. Cumpărătorul primește un bon de numerar sau de bunuri de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise la vânzarea mărfurilor către persoane fizice sau de către persoanele fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în primul rând de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de bunuri sau articole de inventar și primirea ulterioară a acestora de către client.

Factura trebuie intocmita in doua exemplare. Prima rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar a doua copie este transferată cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să își pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Partea care primește mărfurile este, de asemenea, obligată să o semneze și să certifice cu sigiliu pe bonul de livrare. Este permisă utilizarea unei semnături fax, dar aceasta trebuie consemnată în contract.

Certificat de servicii prestate (munca efectuata)

este un document primar față-verso care confirmă faptul unei tranzacții, costul și timpul de servicii sau lucrări.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirmă conformitatea serviciilor prestate (lucrări efectuate) cu termenii contractului încheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu bonurile sau actele de livrare. Există facturi pentru plăți în avans.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre sumele de fonduri;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Toate întreprinderile plătitoare de TVA sunt obligate să-l noteze.

ÎN În ultima vreme UPD este un document de transfer universal popular. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Desfășurați afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.

Documentele contabile primare sunt utilizate în fiecare întreprindere. Toate sunt importante în felul lor și ar trebui să fie obligatoriu luate în considerare în lucrare. Ele se întocmesc în conformitate cu formele documentelor contabile primare ale registrelor contabile. Lista lor completă și regulile de proiectare sunt prezentate în acest articol.

Caracteristici de design

Vorbind despre documentele primare, ne referim la acele documente care sunt responsabile pentru fiecare dintre evenimentele economice care au avut loc la intreprindere. La pregătirea acestui tip de documentație, fiecare contabil trebuie să rețină că nu există forme specifice și clar înregistrate de documente primare și registre contabile. Alegerea revine întreprinderii. Acesta este cel care decide care dintre formele posibile este convenabil să le folosească în activitățile sale. De asemenea, la pregătirea formularului documentelor contabile primare este important să se indice toate detaliile. Au doar o listă obligatorie, din care nimic nu poate fi exclus. Este de remarcat faptul că informațiile despre ce formă de documente contabile primare utilizează compania trebuie specificate în politica contabilă a companiei. Aceasta este foarte punct important.

Lista documentelor contabile primare

Lista principală include nouă lucrări importante:

1. Lista de ambalare.
2. Forme de calcul.
3. Înregistrarea acceptării.
4. Documente privind circulația mijloacelor fixe.
5. Ordine de plată.
6. Documente pentru tranzacții cu numerar.
7. Raport în avans.
8. Informații contabile.
9. Un act care prescrie compensarea.

Această listă de documente contabile primare este în general acceptată și utilizată în toate întreprinderile.

Lista de ambalare

Acest document contabil primar este destinat să reflecte toate mișcările articolelor de stoc. Factura trebuie sa contina si datele specificate in factura. Este de remarcat faptul că această lucrare trebuie pregătită în două exemplare. Semnătura șefului și sigiliul organizației sunt folosite pentru a certifica acest document. În ceea ce privește formularul de emitere a facturii, întreprinderile folosesc de obicei TORG-12. Este de obicei folosit de companiile angro. Formularul trebuie să conțină atât detaliile acordului pe baza căruia se efectuează tranzacția, cât și detaliile bonului de livrare. Include, de asemenea, informații despre participanții la tranzacție și despre bunurile care sunt transferate. Bonul de livrare trebuie să conțină informații despre lucrările atașate. Cât despre semnături, ambele părți le-au pus. Este important de știut că acele organizații a căror activitate nu implică utilizarea unui sigiliu au dreptul de a nu certifica acest tip de document cu acesta.

Forme de plată

Declarația de plată se întocmește conform formularului T-49. Forma acestui document contabil primar este numerotată 0301009. Utilizarea sa este limitată doar la întreprinderile care desfășoară activități bugetare sau guvernamentale. Conform acestui document, se face un cont complet și o acumulare ulterioară salariile angajati. Datele principale ale acestui tip de formular sunt orarul, tariful, valoarea deducerilor și compensațiilor. Alte organizații, precum și antreprenori individuali emit salarii personalului lor în formularul 0504401. La baza calculelor aici se află și foaia de pontaj. Necesitatea acestei documentații este determinată de necesitatea de a reduce fluxul de documente în organizație. Acest document contabil primar este întocmit de angajații departamentului de contabilitate, care, după întocmirea actelor, le transferă la casierie. După ce toate fondurile specificate în document au fost eliberate personalului, acestea trebuie returnate departamentului de contabilitate. Formularul predat casieriei trebuie semnat de conducatorul intreprinderii.

Dosarul de acceptare

Motivul întocmirii acestui document contabil primar este transferul către client a lucrărilor sau serviciilor prestate de întreprindere. El confirmă că toate acordurile au fost respectate și clientul este mulțumit de rezultatele obținute. Forma actului nu are un format obligatoriu stabilit. Dar există o listă de date pe care trebuie să o conțină. Include mărci precum numele companiei, data la care a fost generat documentul, o reflectare a persoanei care a compilat documentul, formatul lucrării, pozițiile și semnăturile persoanelor responsabile. Există, de asemenea, o formă unificată KS-2. Nu se aplică tuturor tipurilor de lucrări sau servicii. poate fi utilizat numai dacă antreprenorul este angajat în construcții de capital. Dacă acest formular este finalizat, acesta poate fi utilizat în timpul lucrărilor de construcție și instalare la unități civile sau rezidențiale.

Documente privind circulația mijloacelor fixe

În acest caz, angajații întreprinderii folosesc următoarele tipuri de documente primare:

• Formularul OS-1 - un act care descrie faptul acceptării sau transferului de active fixe. Această formă de documente contabile primare este utilizată în cazul transferului de obiecte. Este de remarcat faptul că clădirile sau structurile nu sunt incluse în această categorie.
• OS-1a - acest formular se aplică clădirilor sau structurilor.
• OS-4 - se emite în cazul radierii mijloacelor fixe ale întreprinderii.
• INV-1 este o listă de inventar. Potrivit pentru înregistrarea faptului de inventariere.
• INV-1a - potrivit pentru inventarierea activelor necorporale.

Fiecare dintre aceste forme are o formă unificată. Utilizarea acestuia este obligatorie la intocmirea documentatiei contabile primare.

Ordine de plată

Această lucrare este întocmită în conformitate cu formularul OKUD 0401060. La crearea formularului, trebuie urmate mai multe etape de completare:

1. Introducerea numărului și a datei plății.
2. Indicați tipul de plată într-o coloană specială. În acest caz, puteți utiliza un marcaj precum „Urgent” sau „Mail”.
3. Înregistrați statutul de plătitor. Există 28 de coduri de la 01 la 28. Acestea pot fi contribuabili, bănci, organizații de credit și altele.
4. Introducerea sumei de plată. Trebuie să fie scris în cuvinte și cifre.
5. Detaliile expeditorului ar trebui să includă TIN, KPP, numele și detaliile bancare.
6. De asemenea, ar trebui să introduceți detalii similare ale destinatarului.
7. Această etapă presupune specificarea codurilor și cifrurilor suplimentare - tip, ordine și cod.
8. Introducerea informațiilor despre plata ulterioară.
9. Semnarea PP.

În funcție de tipul de plată, acest formular trebuie completat integral sau parțial.

Documente pentru tranzacții cu numerar

În acest caz, este posibil să se emită două formulare de bază. Primul este o comandă în numerar de intrare, al doilea este o comandă de ieșire. Astfel, PKO este emis în cazurile în care fonduri noi ajung la casierie. Formatul acestui document contabil primar este reglementat de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse. Completați-l pe hârtie folosind formularul KO-1 sau în în format electronic. Documentul este semnat de contabilul-șef și rămâne pentru păstrare în departamentul de contabilitate. În ceea ce privește comanda în numerar pentru cheltuieli, caracteristicile designului său sunt similare. Singura diferență este scopul. Se completează în cazurile de emitere de numerar. O altă caracteristică a acestuia este gama largă de opțiuni de umplere - poate fi Word și Excel. Documentația contabilă primară de acest tip se întocmește în formularul KO-2.

Raport în avans

Ca toate documentele primare și registrele contabile, acest formular este un raport privind activitățile întreprinderii. De fapt, se întocmește un raport în avans în cazurile în care un angajat trebuie să contabilizeze fondurile pe care le-a primit de la casa de marcat și le-a cheltuit pentru nevoile companiei. Principalele informații incluse în acest formular sunt:

• Suma fondurilor primite de un angajat al întreprinderii.
• Scopul pentru care au fost cheltuite fondurile.
• Cheltuieli efective.
• Resturi sau surplusuri pe care angajatul trebuia să le plătească din bugetul său.

Aceste poziții sunt cu siguranță foarte importante, dar sunt considerate invalide dacă documentele justificative nu sunt atașate la formularul de raportare în avans. În ceea ce privește pregătirea acestui tip de documentație primară, aceasta este simplificată datorită prezenței unui formular unificat. Se numește AO-1. Dacă o companie dorește să-și dezvolte propria formă, aceasta este de asemenea permisă. Cel mai important lucru este să includeți toate detaliile necesare în document. Cel mai adesea, întreprinderile folosesc o formă unificată. Formularul se eliberează într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data emiterii banilor. Documentul trebuie aprobat de supervizorul salariatului care a depus raportul. Puteți trimite un raport în avans fie în format hârtie, fie în format electronic.

Informații contabile

Acest tip de documentație primară se întocmește în trei condiții:

1. Dacă este necesar să se corecteze o eroare făcută în timpul formării tranzacțiilor contabile standard.
2. Pentru a efectua o operațiune care necesită distribuirea manuală a angajamentelor.
3. La înregistrarea tranzacţiilor care implică documente contabile nestandardizate.

Cel mai adesea, situațiile contabile sunt încă folosite pentru a indica erori. Acest document poate fi numit universal, deoarece este potrivit atât pentru perioada curentă, cât și pentru orice altele. Avantajul acestui formular pentru perioada curentă este capacitatea de a menține sume corecte pentru cifra de afaceri. Acest lucru este implementat prin introducerea unei reversări sau a unei înregistrări suplimentare a sumelor. O formă clar stabilită de certificat contabil se aplică numai agențiilor guvernamentale. Ceilalți contribuabili au dreptul de a utiliza propriul formular. Este important doar ca acesta să includă următoarele informații:

1. Numele companiei.
2. Titlul documentului și data la care a fost creat.
3. Esența operației.
4. Sumele și cantitățile necesare.
5. Semnăturile tuturor persoanelor responsabile.

Este de remarcat faptul că, dacă o întreprindere intenționează să folosească propria formă, atunci trebuie să indice acest fapt în politica sa contabilă.

Un act care prescrie compensarea

Esența acestui formular este de a reflecta rambursarea datoriilor reciproce dintre întreprindere și angajat. Pentru a efectua o compensare, este necesară completarea unui act și a unui acord pentru desfășurarea acestei operațiuni. Actul se intocmeste in stadiul in care societatea prezinta contradatorie angajatului sau si este convenabil ca partile sa o compenseze cu datoria. Dacă astfel de condiții sunt convenabile pentru ambii participanți, atunci se întocmește un acord special care confirmă dorința părților de a pleca.

Banks Today Live

Articole marcate cu acest simbol întotdeauna relevante. Monitorizăm acest lucru

Și răspunsurile la comentariile la acest articol sunt date de avocat calificatși autorul însuși articole.

Documentele primare ale raportului contabil sunt cea mai importantă verigă în fluxul de documente al oricărei companii. Fără acestea, nu va fi posibil nu numai să se calculeze corect toate veniturile, cheltuielile și încasările, ci și să se calculeze corect (și chiar mai mult, să se confirme cu autoritățile fiscale) deducerile la oficiu fiscal. Ce este un „primar” și care sunt cerințele pentru acesta? Să ne dăm seama.

Este necesar să înțelegem ce se înțelege în general prin această definiție. Deci, documentele contabile primare sunt confirmarea tranzacțiilor comerciale efectuate la întreprindere care au adus un anumit efect economic. Acesta este un document justificativ - de exemplu, un fel de factură.

Aceste documente sunt importante nu numai în scopuri contabile. Ele sunt necesare pentru a se conforma legislatia fiscalași confirmarea tuturor operațiunilor în curs. Folosind documentele primare, puteți determina sfera obligațiilor companiei față de stat. Fiscul va solicita aceste certificate pentru a verifica acuratețea calculelor.

Documentele primare trebuie întocmite imediat în momentul efectuării operațiunii, sau imediat după finalizarea acesteia. Dar aceasta din urmă este posibilă numai dacă nu este posibil să se ocupe de documente în timpul procesului.

Și merită să ne amintim că astfel de întârzieri sunt foarte descurajate și sunt permise numai în situații excepționale.

Ce este „primar”

Acest tip de document este cel care confirmă acțiunile de afaceri deja finalizate. De exemplu, cumpărarea unui strung nou. Fără documentație primară capabilă să confirme cutare sau cutare acțiune, este imposibil să se înscrie cheltuieli/venituri sau primirea a ceva în cartea contabilă.

Documentele primare pot fi fie electronice, fie pe hârtie - nu există nicio diferență. Singura caracteristică a unei astfel de gestionări electronice a documentelor: confirmarea necesită semnatura electronica. Cu toate acestea, unele companii își pot limita utilizarea capabilităților digitale. În conformitate cu termenii contractului sau în unele cazuri reglementate de lege, este posibil să se solicite furnizarea doar a unui document „primar” pe hârtie.

Documentul contabil primar trebuie sa contina toate informatiile necesare contabilitatii activitate economică. În caz contrar, pot apărea probleme fiscale. Dacă nu puteți confirma nicio cheltuială sau venit, valoarea deducerilor poate crește.

Un astfel de document este dovada faptului că s-au întreprins anumite acțiuni în economia organizației care au afectat situația economică.

Lista documentelor contabile

Interesant este că legea nu reglementează anumite documente, așa că puteți alege dintre multe opțiuni acceptabile. Acest lucru vă va permite să ajustați confortul raportării. Dar ce fel de „primar” există oricum?

1. Acord. Conține termeni specifici unei tranzacții comerciale. Acesta enumeră toate nuanțele financiare și responsabilitatea tuturor părților implicate pentru implementare.
2. Lista de ambalare. Listarea tuturor serviciilor furnizate sau a bunurilor transferate. Este păstrat de fiecare participant la tranzacție - va trebui să faceți copii.
3. Certificat de transfer și acceptare. Confirmă că serviciul a fost efectuat în totalitate și că calitatea acestuia satisface cele convenite. Acest act confirmă acceptarea lucrării efectuate și, în consecință, aprobarea deplină a clientului.
4. Certificat de transfer și acceptare Nr. OS-1. Spre deosebire de documentul anterior, acesta este utilizat la înregistrarea activităților cu intrare și ieșire a mijloacelor fixe.
5. Verifica. Confirmarea dorinței de a plăti pentru un produs sau serviciu. Factura poate enumera condiții și prețuri suplimentare pentru serviciile furnizate. Acest document vă permite și să returnați bani.
6. buletinul de plată. Folosit pentru a rezolva probleme de afaceri legate de personal. Adică aceste declarații țin cont de toate situațiile salariale. Este necesar să includeți nu numai salariul în sine în fișa de salariu. Dar și toate bonusurile, orele suplimentare, stimulentele și alte „infuzii” în numerar către angajat.
7. Documente de numerar. Necesar pentru contabilizarea tranzacțiilor financiare de vânzare de bunuri sau servicii. Această categorie include nu numai cartea de numerar, dar și comenzi de primire și cheltuieli.

Citeste si:

Descrierea completă a serviciului Sberbank - „Afaceri online”

Desigur, toate aceste documente sunt întocmite diferit în funcție de regulile stabilite si comenzi. Regulile de bază sunt definite și trebuie urmate la crearea unui primar.

Clasificarea documentelor primare

Există mai multe moduri de a clasifica înregistrările contabile. Acest lucru simplifică semnificativ definiția și fluxul de documente în sine.Gruparea are loc în funcție de anumite principii și caracteristici.

Deci, documentele primare sunt împărțite:

1. După scop. Există cele administrative - împuterniciri și ordine de plată; executiv/exculpator – fișe de salariu și certificate de muncă prestată; documente contabile – extrase, calcule și certificate; combinate – comenzi de numerar, rapoarte anticipate și daune; și formulare stricte de raportare - abonamente, registre de chitanțe și așa mai departe.
2. După volumul conținutului de date. Sunt incluse documentele primare efective - ordine de numerar și cecuri; și documente primare consolidate - rapoarte de numerar pentru o anumită perioadă și situații.
3. După metoda de reflectare a tranzacţiilor comerciale. Există rapoarte unice - rapoarte de numerar; și extrase acumulate și carduri cu limită.
4. După locul de compilare. Împărțit în intern (totul formalizat de organizație) și extern (primit de la furnizori, externalizatori etc.).

Această clasificare cuprinzătoare reflectă aproape toate documentele primare pe care contabilitatea le poate întâlni la întocmirea rapoartelor.

Registre contabile pentru primar

Fiecare document primar primit de departamentul de contabilitate trebuie să fie înregistrat. Prin urmare, există registre contabile speciale. Acestea sunt tabele speciale de numărare realizate într-o formă specifică. Ele sunt necesare pentru a colecta informații despre tranzacțiile comerciale pe conturi și pentru a nu se confunda într-o grămadă de certificate, facturi și așa mai departe.

Registrele contabile sunt diferite. De regulă, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:

1. Prin programare. Aceasta include cronologic (documentele sunt înregistrate așa cum apar), sistematic (documentul primar este înregistrat ținând cont de caracteristicile sale de grupare). Combinația dintre aceste două tipuri se numește registre sincronice - în mod ideal, asta ar trebui să facă contabilitatea.
2. Prin rezumarea datelor.În această categorie intră registrele integrate (de la particular la general) și diferențiate (de la general la particular).
3. După aparență. Totul este foarte simplu - împărțit la starea fizică Inregistreaza-te. Poate fi sub formă de card, carte, suport electronic și așa mai departe.

Întreținerea corectă a registrelor contabile va simplifica semnificativ sarcina și va proteja împotriva multor probleme.

Cerințe pentru documentația primară

Deoarece documentul primar este o parte importantă a fluxului de documente contabile, este necesar să fiți foarte atenți în menținerea și completarea acestuia. Există anumite cerințe, norme și standarde care vor trebui respectate.

Citeste si:

Terorismul este încă o sabie a lui Damocles asupra Uniunii Europene

Ce ar trebui să fie în primar

Documentele contabile primare trebuie create după anumite standarde pentru ca organele fiscale să le accepte fără probleme, iar nimeni nu va avea probleme pe viitor. Prin urmare, este necesar să se indice următoarele informații în documentul principal:

1. Numele unui anumit document.
2. Data pregătirii.
3. Numele subiectului care (sau în numele căruia) se realizează această sau acea acțiune.
4. Care este esența unei tranzacții comerciale?
5. Contoare de tranzacții comerciale. Există numerar sau în natură. Dacă este natural, trebuie să indicați ceea ce se măsoară.
6. Persoane responsabile pentru desfășurarea corectă a operațiunii și pregătirea documentelor pentru aceasta. Asigurați-vă că indicați pozițiile.
7. Semnăturile persoanelor implicate, numele lor complete și alte informații care vor ajuta la identificarea acestora.

Prezența tuturor acestor date este necesară nu numai pentru a confirma că operațiunea a fost efectiv efectuată. Informațiile specificate în document vor permite, dacă este necesar, verificarea tuturor indicatorilor, contactarea actorilor și clarificarea unor puncte.

Reguli de pregătire a documentației primare

Este important să rețineți că atunci când creați astfel de documente, nu este suficient să luați în considerare pur și simplu datele pe care ar trebui să le conțină. Standardele sunt stabilite anumite reguliîntreţinerea şi realizarea unor astfel de lucrări. Dacă acestea sunt încălcate, sau inspectorii fiscali au îndoieli, nu numai că va trebui să refaceți documentul, ci și să plătiți o amendă mare. Mai ales dacă încălcarea nu este prima.

1. Scrieți strict fără erori (inclusiv semne de punctuație) și pete. Evitați greșelile de scriere în documentele electronice.
2. Puteți folosi orice stilouri. Dar este recomandabil să le alegeți pe cele care nu se vor murda atunci când scrieți - acest lucru va împrăștia murdărie pe hârtie, ceea ce este inacceptabil.
3. Este necesar să se întocmească documente în cazul în care se presupune că se va efectua un fel de tranzacție comercială. În ultimă instanță (ceea ce nu este deloc recomandat), puteți întocmi și transmite un raport primar imediat după operație.
4. Absolut toate datele calculate prezentate în formă digitală trebuie să fie duplicate în cuvinte.
5. Dacă nu există date pentru a completa detaliile în formularul inițial, trebuie să puneți o liniuță acolo. Lăsarea liniilor goale este strict interzisă.

Este important de reținut că, cu cât contabilul este mai responsabil în completarea documentelor primare, cu atât organizația va avea mai puține probleme în viitor.

Ce să faci dacă a fost deja făcută o greșeală?

Într-o situație în care este necesar să corectați unul sau altul document primar, trebuie să știți ce se poate și ce nu se poate face. Deci, atunci când corectați erorile puteți:

1. Tăiați informațiile incorecte și indicați informațiile corecte lângă acestea. Este necesar să se pună semnătura persoanei care a corectat informația, precum și instrucțiunea „Crede corectat” și data concretă la care a fost efectuată corectarea.
2. Faceți note suplimentare. Este folosit dacă valorile totale ale tranzacțiilor au fost executate, dar, ca urmare, acestea s-au dovedit a fi ușor mai mari. În acest caz, este necesară înregistrarea soldurilor într-un nou document și luarea în considerare a acestora în perioada de raportare curentă sau următoare.
3. Efectuați inversarea. Adică, corectați intrarea folosind valori negative: notați datele incorecte în pastă roșie, apoi indicați datele corecte lângă ea.

Documentele sunt punctul de plecare al contabilității.

Documentația contabilă face parte din sistemul de documentație de management al organizației în conformitate cu Clasificarea integrală a documentației de management (OKUD), aprobată prin Decretul Standardului de stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299.

Documentele contabile pot fi împărțite pe trei niveluri: documentație contabilă primară, registre contabile și documentație contabilă de raportare.

Să ne concentrăm asupra documentației contabile primare. Acestea sunt documente care înregistrează faptele unei tranzacții comerciale. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul efectuării tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.

Exemple de formulare de documente sunt aprobate de agențiile guvernamentale. Astfel de forme de documente sunt numite standard sau unificate.

Documentele contabile sunt clasificate după mai multe criterii:

După scop:

Administrativ. De exemplu: Ordine privind politicile contabile, privind acordarea concediului, inventarierea etc.

Exculpator (executiv). De exemplu: încasări și cheltuieli comenzi în numerar, mărfuri și transport, facturi, facturi, acte, bonuri de livrare etc. O factură este o anexă la un conosament. Întocmit în interesul fiscului

Documente contabile. De exemplu: fișe de salariu, calculul indemnizației de concediu de odihnă, calculul indemnizațiilor de invaliditate temporară, calculul amortizarii și altele.

Documente combinate – conțin ambele elemente. De exemplu, încasări în numerar.

După locul de compilare:

intern. De exemplu: factură pentru mișcare internă, PKO, RKO, acte.

extern. De exemplu: TTN, factură

După gradul de generalizare a tranzacţiilor comerciale;

primar. De exemplu: PKO, RKO, TTN, acte, facturi.

rezumat. De exemplu: raport de numerar, raport de mărfuri, raport de avans, raport de material.

După ordinea de utilizare;

o dată De exemplu: PKO, RKO, acțiuni.

cumulativ. De exemplu: foaia de ridicare zilnică, cardul de ridicare limită.

2.2. Detalii documente contabile

Documentele constau din indicatori individuali, care se numesc detalii (de la cuvântul latin „necesar, necesar”).

Setul de detalii ale unui document determină forma acestuia.

Pentru ca un document să-și servească scopului, acesta trebuie să fie întocmit conform formei acceptate pentru această categorie de documente.

Dar, în orice caz, documentul trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

Denumirea documentului (formular)

Cod formular

Data pregătirii

Numele organizației care a întocmit documentul

Contoare de tranzacții comerciale

Numele și funcțiile persoanelor responsabile, semnăturile lor personale.

Dacă documentul este un document extern, atunci, pe lângă semnăturile personale, pe document trebuie aplicat sigiliul rotund al organizației.

Un document electronic conține aceleași informații ca un document pe hârtie.Conținutul unui document electronic poate fi vizualizat pe ecranul unui computer. Un document electronic poate fi tipărit pe hârtie. Un document electronic poate fi reprodus într-un număr mare de copii complet identice și poate fi trimis instantaneu către un alt computer oriunde în lume, prin e-mail.

Dar un document electronic este mai ușor de falsificat decât unul pe hârtie, dacă, bineînțeles, nu se iau măsuri speciale de securitate.

Problemele de protecție împotriva falsificării documentelor electronice pot fi rezolvate. În Rusia, ca și în multe alte țări ale lumii, a fost adoptată Legea cu privire la semnăturile electronice, menită să rezolve această problemă.

Documentele electronice sunt deja utilizate pe scară largă în comunicarea întreprinderilor cu băncile și autoritățile fiscale.

Toate documentele din departamentul de contabilitate sunt verificate cu atenție din trei părți: juridică, din punct de vedere al înregistrării și aritmetic.

Documentele verificate sunt înregistrate în jurnalul de înregistrare a documentelor.

Nu sunt permise corecții la numerar și la documentele bancare. La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai cu acordul participanților la tranzacții comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat documentele, indicând data corectărilor.

În prezent, o atenție deosebită este acordată unificării și standardizării documentelor. Unificarea documentelor este dezvoltarea unei forme unificate de documente rusești pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale omogene în diferite organizații. În Rusia, au fost unificate formele documentelor de numerar, ale documentelor bancare etc.

Sunt obligatorii pentru toate domeniile de activitate. Odată cu unificarea important are standardizarea documentelor. Standardizarea este stabilirea de dimensiuni standard identice ale formularelor standard de documente. La menținerea înregistrărilor contabile, este important să se stabilească un flux documentar rațional, adică. un sistem optim pentru generarea documentelor contabile, acceptarea lor în contabilitate, mutarea lor în întreprindere, stocarea lor curentă și transferul în arhivă. Acest lucru asigură un grad ridicat de fiabilitate contabilă cu investiții minime de timp și bani.