Tamara Vorotyntseva – director de dezvoltare al companiei de formare „BUSINESS PARTNER” (Moscova). Practicant business coach, autor al cărții „Building a Personal Training System” și publicații în publicații de afaceri din Rusia, Kazahstan și Ucraina. Creatorul buletinului informativ pe internet: „Corespondențele prin e-mail în afaceri” pe serverul subscribe.ru! Cartea este ghid practic pentru oamenii de afaceri care desfășoară corespondență activă cu clienții și partenerii. Prezintă instrumente care vor ajuta comunicarea electronică să fie eficientă, optimă în timp și rezultate, și cea mai conformă cu normele și regulile acceptate în comunitatea modernă de afaceri. Autorul dă sfaturi practice, ilustrează observațiile sale cu cazuri din viața reală și oferă concluzii argumentate. Textul cărții este bogat în exemple recognoscibile de corespondență comercială reală. Autorul își împărtășește observațiile, tehnicile, „trucurile” care pot afecta semnificativ eficiența și eficacitatea afacerilor e-mail. Dacă ești un om de afaceri și este important pentru tine să scrii prompt, concis, competent, în conformitate cu regulile bunelor maniere în afaceri, această carte va deveni asistentul tău de încredere.

Carte:

Când lucrați cu câmpurile „Către” (“Către”), „Cc” (“CC”), „Bcc” (“Bcc”), rețineți că aceasta este o parte importantă a e-mailului care afectează acțiunile ulterioare ale participanților în corespondență.

„Către cine” („Acela”). Acest câmp conține adresa destinatarului căruia îi sunt adresate direct scrisoarea și informațiile conținute în aceasta. Autorul scrisorii așteaptă un răspuns de la destinatarul principal. Dacă în acest câmp sunt plasați doi destinatari, atunci autorul scrisorii așteaptă un răspuns din partea fiecăruia sau a unora dintre ei (rețineți acest lucru dacă numele dvs. se află pe lista destinatarilor). În același timp (dacă sunteți expeditorul), rețineți că nu este foarte indicat să includeți mai mult de un destinatar în câmpul „To” (“To”). Este posibil ca o scrisoare trimisă mai multor destinatari să nu primească un singur răspuns, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde.

Dacă scrisoarea vă este adresată, dar conține copii ale altor destinatari, asigurați-vă că utilizați butonul „Răspunde la TOȚI” când răspundeți! Acest lucru vă va permite să mențineți cercul de destinatari pe care inițiatorul corespondenței l-a desemnat.

„Copiere” („Cs”). ÎNÎn acest câmp, plasați adresele destinatarilor care, în opinia dvs., ar trebui să cunoască corespondența prin această problemă. Acești destinatari primesc informații doar „pentru informarea dumneavoastră”. Destinatarul CC de obicei nu trebuie să răspundă la scrisoare, dar poate face acest lucru dacă este necesar.

NOTĂ. ESTE IMPORTANT!

Dacă numele tău se află în câmpul „Cc” (“CC”), atunci când intri în corespondență, reține că există situații în care este extrem de important să fii politicos. Folosiți expresiile: „Permiteți-mă să mă alătur discuției” sau „Lasă-mă să mă alătur dialogului tău” sau „Lasă-mă să-mi exprim părerea”.

„Copie carbon oarbă” („Bcc”). Acest câmp este interzis pentru utilizare în unele companii, deoarece este un instrument care contrazice standarde etice comunicare. Scopul acestui câmp este de a invita destinatarul să devină un „martor secret”.

Dacă practica dvs. de afaceri este de a utiliza acest domeniu în munca dvs., luați în considerare următoarele. Destinatarul BCC rămâne invizibil pentru destinatarul principal și pentru destinatarii BCC. Uneori este util ca expeditorul și „destinatarul secret” să aibă un acord preliminar (sau o conștientizare ulterioară) cu privire la motivul și scopul acestei metode de informare.

NOTĂ. ESTE IMPORTANT!

Destinatarul „ascuns” nu ar trebui să intre în corespondență din acest câmp.

Cu o scrisoare de intentie e amabil scrisoare de afaceri, care este necesar pentru a descrie un pachet de documente trimis destinatarului dacă aceste documente nu conțin partea de adresă.

Prin urmare, Scrisoarea de intenție nu are nicio încărcătură de informații, dar îndeplinește trei funcții importante:

• confirmă faptul trimiterii;
• furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;
• Datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați termenul limită.

La fel ca majoritatea scrisorilor de afaceri, scrisoarea de intenție este pe antet și primește numărul de referință al expeditorului. Am discutat în detaliu regulile pentru pregătirea scrisorilor oficiale de mai multe ori în revistă, așa că acum ne vom concentra asupra caracteristicilor scrisorii de intenție.

O analiză detaliată a unei scrisori de serviciu cu multe exemple ale compoziției sale este disponibilă în articolul „Elaboram o scrisoare de serviciu”

Modele de vorbire

Baza scrisorii de intenție este o listă de atașamente. Textul documentului este scurt și împărțit condiționat în două părți:

• mesaj despre trimiterea documentelor,
• solicitarea unui răspuns în timp util (citire, aprobare, returnare a unei copii semnate etc.).

Prima parte începe de obicei astfel:

• „În împlinire... vă îndreptăm...”,
• "Va trimitem..."
• „Vă prezentăm...”

În continuare, puteți indica scopul trimiterii documentelor: "pentru aprobare", "pentru informații", "pentru semnatura", "pentru umplere"(Dacă despre care vorbim despre formularul de sondaj sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeul „vă trimitem” sau „vă trimitem”, deoarece... Puteți trimite ceva doar pentru informare, dar nu pentru semnare sau aprobare.

A doua parte poate conține următoarele cuvinte:

• „Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”
• „Vă rugăm să luați în considerare și să ne trimiteți în termenul stabilit de lege...”,
• „Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră o copie a unui document executat corespunzător…”.

Cerințe „Marcați despre prezența aplicațiilor”

După cum am stabilit deja, principalul lucru într-o scrisoare de intenție pentru documente sunt atașamentele. De aceea Atentie speciala Ne vom concentra asupra problemei proiectării acestei elemente de recuzită. Indiferent de modul în care este formatată cererea, practica comercială necesită o listare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de copii și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Fără aceste informații, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.

Asa de, când documentele care se transmit sunt deja raportate în corpul scrisorii, nu are rost să le enumeram din nou numele. Este suficient să indicați numărul de coli și copii. Vezi Exemplul 1.

Exemplul 1

Un fragment de text și o notă despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)

Dacă cererea nu este indicată în corpul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să indicați denumirea acesteia. Dacă un pachet include mai multe documente, anexele sunt numerotate. Vezi Exemplul 2.

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Un fragment de text și un semn care indică prezența aplicației (numele aplicației este indicat în marca care indică disponibilitatea acesteia)

Restrângeți afișarea

Deși GOST R 6.30-2003 prevede că atunci când enumerați mai multe aplicații într-un semn despre prezența lor cuvântul generalizator dinaintea punctelor este la singular „Apendice:”, în astfel de cazuri, recomandăm totuși să-l scrieți plural„Aplicații:” așa cum am arătat în Exemplul 2.

În primul rând, acest lucru este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși s-au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea lui în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți oameni continuă să scrie cuvântul „Aplicație:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă de mai multe documente. Nu face asta și ți-am explicat de ce.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.21. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Instrucțiuni privind implementarea GOST R 6.30-2003

3.16. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe atașamente, acestea sunt numerotate:

Există, de asemenea, discrepanțe în ceea ce privește modul de a scrie cuvântul „atașament” în corpul scrisorii: cu literă mică sau majusculă, cu sau fără semnul „Nu”. Cert este că puteți indica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați singuri, uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz este indicat să indicați între paranteze că documentul este o aplicație, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să mențineți uniformitatea în scrisoare. Și este chiar mai bine să alegeți și să remediați o opțiune în instrucțiunile administrative ale organizației dvs. (sau alte reglementări locale pe probleme similare), atunci va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie pentru artiști.

Exemplul 3

Diferite căi precizând denumirea cererii în textul scrisorii

Restrângeți afișarea

Pentru o aplicație legată, nu este necesar să se specifice numărul de foi (Exemplul 4).

Exemplul 4

Descrierea aplicației legate

Restrângeți afișarea

Când există atât de multe atașamente încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea datată... Nu...”), va fi suficient să faceți referire la un astfel de inventar în scrisoare (Exemplul 5).

Exemplul 5

Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat

Restrângeți afișarea

Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplu 6).

Exemplul 6

Atașarea scrisorii are propriul atașament

Restrângeți afișarea

În fine, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul se adresează doar uneia dintre ele (alții primesc scrisoarea doar pentru revizuire), ar trebui spus și acest lucru (Exemplul 7).

Exemplul 7

Atașarea este trimisă unui singur destinatar de e-mail din mai mulți

Restrângeți afișarea

O notă despre prezența atașamentelor este plasată sub textul scrisorii și deasupra semnăturii. De obicei, aceste distanțe (indentări) sunt făcute identice și egale cu aproximativ 2-3 între linii (acest lucru este arătat clar în exemplul de proiectare a unei întregi litere din Exemplul 9).

De regula generala, dacă documentul are atașamente, atunci sub text și deasupra semnăturii se face un semn care indică prezența acestora, iar pe documentele anexate (fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris ce document sunt atașare la (cu desemnarea numărului atașării, dacă există). mai multe), ca în Exemplul 8.

Exemplul 8

Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 foaie de cerere

Restrângeți afișarea

Dar scrisoarea de intenție are funcția contabilă a documentelor trimise, acționând ca un fel de inventar al anexelor din plic; în realitate, documentele numite într-o astfel de scrisoare ca atașamente sunt transmise. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui acord și enumeră termenii cooperării propuse), atunci documentul „cheie” în sensul său ar fi scrisoarea și documentul atașat documentele ar ajuta doar să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim despre o scrisoare de intenție, iar în acest caz nu trebuie să „stricați” documentele care sunt trimise cu informații despre „inventarul conținutului în plic” - i.e. Nu este nevoie să le pui un astfel de semn!

Semnarea și înregistrarea cu expeditorul

Semnatarul unei scrisori de afaceri este același oficial ca într-o scrisoare obișnuită Corespondență de afaceri(de obicei fie șeful organizației, fie un manager de top autorizat). Daca vorbim despre trimiterea documentelor contabile primare, contabilul-sef poate semna si scrisoarea.

Pentru a împiedica destinatarul scrisorii să adreseze ulterior toate întrebările clarificatoare semnatarului său (indicat cu numărul 1 în Exemplul 9), executorul ar trebui să fie indicat și în acest document (ibid., vezi numărul 2).

Înainte de trimitere, scrisorii de intenție trebuie să i se aloce un număr de ieșire (indicat de numărul 3).

Iar destinatarul îi va atribui numărul său de intrare la înregistrarea faptului de primire a documentului, în timp ce data primirii și numărul de intrare pot fi indicate pe acesta (scris de mână sau cu ștampilă, ca în Exemplul 9 - vezi numărul 4).

Exemplul 9

Adresă însoțitoare

Restrângeți afișarea

Exemplul 11

Formular de scrisoare de intenție pentru solicitanți - persoane fizice

Restrângeți afișarea

Surpriză pentru solicitanți - persoane fizice

Necesitatea de a scrie o scrisoare de intenție pentru documente îi privește pe toată lumea, indiferent dacă este o organizație sau individual. Între timp, când vine la organizație o persoană comună, de regulă, nu se întocmește nicio scrisoare care să însoțească documentele acestuia. Păcat, pentru că ți-ar fi mai convenabil să nu-ți amintești și să o înregistrezi cumva singur, ci să ai informații scrise de vizitator: de la cine, ce documente, la care dintre angajații tăi și de ce să transferi. Dacă ai de-a face sistematic cu indivizi, în special cu privire la o serie de probleme standard, și în același timp primești de la aceștia documente cu care organizația ta trebuie apoi să facă ceva, atunci îți recomandăm să elaborezi un formular de scrisoare de intenție pentru astfel de cazuri și să întrebi fiecare dintre ele. persoană care să-l completeze vizitator. Vezi formularul exemplu din Exemplul 11.

Veți înregistra formularul completat și veți oferi solicitantului o copie a scrisorii cu numărul primit și veți trimite pachetul de documente primit de la acesta pe traseul corespunzător. Apoi, când suni pentru a te întreba despre documentele tale, persoana nu va mai întreba despre „dacha în Malinovka”, ci despre o anumită scrisoare cu un index unic.

Vă rugăm să răspundeți într-un anumit interval de timp

Multe organizații le place să stabilească imediat un termen limită pentru destinatar în scrisorile lor de intenție, iar metodele pot varia de la politicos „Vă rugăm să semnați documentele și să le returnați în termen de zece zile.” la imperativ „Timpul de răspuns la o scrisoare este de 5 zile lucrătoare”. Merită să scrii așa? Și cum să reacționăm la astfel de condiții?

Să ne amintim că în conformitate cu regulile de afaceri. Acest ghid trebuie reținut dacă nu există un alt termen limită în scrisoarea de intenție.

A pune perioada obligatorie execuția poate fi efectuată numai de o organizație superioară, de control sau oricare agenție guvernamentală, obligatoriu pentru tine document normativ. Părțile însele pot conveni și documenta obligațiile asumate în mod voluntar:

Exemplul 10

Termenul limită de răspuns la o scrisoare poate fi stabilit în contract

Restrângeți afișarea

Acordul prevede o procedură preliminară obligatorie pentru soluționarea litigiilor și a neînțelegerilor. O parte care consideră că drepturile sale în temeiul prezentului acord au fost încălcate este obligată să trimită o cerere motivată scrisă celeilalte părți. Partea care a primit o cerere motivată scrisă este obligată să o ia în considerare și să dea un răspuns motivat scris în termen de 10 (zece) zile calendaristice din momentul in care a fost primit...

Când comunică persoane egale în statutul companiei (dacă anterior nimeni nu este mai presus de ei sau nu și-au stabilit reguli de interacțiune pentru ei înșiși), puteți cere un răspuns mai rapid, dar aveți nevoie de un motiv întemeiat pentru aceasta. De exemplu: „Vă rugăm să trimiteți chestionarul completat în termen de paisprezece zile, deoarece trebuie să oferim un răspuns Ministerului Sănătății al Federației Ruse până la 1 octombrie 2013.”. Comenzile în astfel de cazuri sunt incorecte, inclusiv din punct de vedere al etichetei în afaceri.

Stocarea scrisorilor de intenție

O scrisoare de intenție devine inutilă de îndată ce interpretul își ridică cererile și se asigură că acestea sunt complete. De acum înainte se va lucra la ele, iar scrisoarea trebuie marcată ca finalizată și plasată în dosar.

Adesea apare întrebarea despre cum să stocați scrisorile de intenție și atașamentele la acestea: separat sau împreună? De obicei, un atașament la o scrisoare este plasat într-un fișier special rezervat special acestui tip de document. Nu există loc pentru scrisorile de intenție: certificatele de muncă efectuată, facturile, contractele și multe alte documente sunt stocate separat și adesea pentru perioade diferite de timp.

Acest punct ar trebui să fie luat în considerare la alcătuirea unei liste de cazuri. Unele companii (cu un volum mic de flux de documente) creează un singur fișier „Scrisori de intenție” și plasează în el toate scrisorile de acest fel, indiferent de ce le-a fost atașat. Alții trebuie să creeze mai multe cazuri folosind scrisori de intenție și să le plaseze în listele de cazuri ale diviziunilor structurale. Apoi, de exemplu, contractul trimis va intra în fișierul „Acorduri de servicii”, iar scrisoarea de intenție a acestuia va intra în fișierul „Scrisori de intenție pentru contracte pentru activitățile de bază”.

Se mai intampla ca scrisoarea sa ramana in depozit la firma, dar atasamentul nu. Acest lucru se aplică, de exemplu, proiectelor de documente (ca în Exemplul 9). Proiectul de regulament nu este încă un document și, cel mai probabil, va fi supus corecțiilor de mai multe ori; nu este necesară stocarea acestuia.

După cum puteți vedea, nu este nimic complicat în alcătuirea unei scrisori de intenție, dar ea în sine vă poate economisi nu numai documentele, ci și timp.

O ușoară dificultate, ca de obicei, poate apărea atunci când o companie implementează regula de întocmire și transmitere a unei scrisori de intenție executată corespunzător împreună cu un pachet de documente. Dar această problemă poate fi rezolvată destul de simplu prin stabilirea acestei reguli într-un act de reglementare local. Și beneficiile sale sunt greu de supraestimat.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Unii cetățeni naivi depun cereri foarte simplu, adică. le dau în mâinile destinatarului și pleacă cu un sentiment de împlinire. Iar când vine vorba de procedurile oficiale, inclusiv de procedurile judiciare, ei sunt surprinși să audă că nu au depus nimic, iar când instanța le cere să ofere dovezi de comunicare a cererii, ridică din umeri nedumeriți. Prin urmare, atunci când depuneți o cerere, trebuie să vă asigurați că aveți dovada livrării acesteia.

Livrare contra primire

În orice instituție care se respectă, angajatul responsabil cu primirea corespondenței pune o ștampilă pe o copie a fiecărei cereri, unde poate fi scris cuvântul „primit” sau pur și simplu numele instituției. El scrie și data primirii și își pune semnătura.

Prin urmare, pentru a livra cererea, ar trebui să veniți la organizația căreia i se adresează și să aduceți cu dvs. originalul și o copie a cererii, care pot fi făcute pe un fotocopiator, mașină de scris, manual etc. Originalul va ramane la institutie, iar o copie cu marca de acceptare va ramane la dumneavoastra si va servi drept dovada de livrare.

Scrisoare comandată

Se poate întâmpla ca aceștia să refuze să vă semneze numele pe o copie a cererii, deoarece... legislația, cu rare excepții, nu prevede o astfel de obligație.

Apoi va trebui să mergi pe cealaltă direcție și să-l trimiți prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire. Pentru a face acest lucru, trebuie să mergeți la oficiul poștal, să completați un formular de notificare și să plătiți livrarea, care va costa puțin mai mult decât trimiterea unei scrisori obișnuite.

Vi se va da o chitanță, iar poștașul va da scrisoarea destinatarului doar atunci când va semna avizul, care vă va fi apoi returnat și va servi drept dovadă de livrare.

Dar această metodă de livrare a cererilor are și inconveniente pentru că lucrătorii poștali nu certifică copii ale documentelor pe care le trimitem prin scrisoare recomandată, așa că în acest caz va fi greu să dovedești că au fost în scrisoare și nu altceva.

Profitând de acest lucru, un destinatar fără scrupule poate spune că chiar a primit scrisoarea, dar aceasta nu conținea o declarație, ci Foaie albă hârtie sau broșură publicitară.

Adevărat, foarte puțini oameni recurg la o astfel de fraudă flagrantă, motiv pentru care scrisorile recomandate cu confirmare de primire solicitată sunt cea mai comună modalitate de a trimite cereri.

Scrisoare valoroasă

Cererea și documentele anexate pot fi trimise printr-o scrisoare valoroasă, iar apoi veți avea în mâini un inventar al conținutului acesteia, care va indica numele documentelor pe care le-ați trimis.

Telegramă

Dacă problema este urgentă sau doriți să aveți o copie certificată a textului cererii și nu aveți lipsă de fonduri, atunci aceasta poate fi trimisă prin telegraf. După ceva timp, veți putea primi o copie a telegramei certificată cu ștampila calendaristică a oficiului poștal.

În plus, atât o scrisoare valoroasă, cât și o telegramă, precum și o scrisoare recomandată, pot fi trimise cu confirmare de livrare. În cazul în care destinatarul refuză să accepte scrisoarea sau telegrama, poștașul va scrie despre aceasta în notificare, iar cererea va fi considerată primită.

Servicii notariale

Cererea poate fi transmisă prin notarii, atât privați, cât și cei care lucrează în birourile notariale publice.

Notarul îl poate livra personal sau îl poate trimite prin poștă cu confirmare de livrare sau poate folosi în acest scop telefax, rețele de calculatoare și altele. mijloace tehnice. La cererea unui cetățean, acesta este obligat să elibereze un certificat de transfer al cererii, care trebuie să indice conținutul acesteia.

Această metodă nu este utilizată pe scară largă din cauza cost ridicat acest serviciu, care este jumătate din salariul minim și pentru că notarii sunt de obicei reticenți în a-l întreprinde.

Cu toate acestea, această metodă există și cu o oarecare perseverență poate fi folosită.

Utilizarea martorilor

Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți utiliza niciuna dintre aceste metode, atunci încercați să vă prezentați la destinatar cu martori care să confirme livrarea cererii sau refuzul de a o primi. Am vorbit despre lucrul cu martorii în capitolul 4.

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Abordare.
• Numerele de telefon de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Etichetă.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie scrise într-un stil oficial de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea unui limbaj formal relații de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți în relațiile de afaceri sunt entitati legale, în numele cărora sunt scrise scrisori manageri și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl constituie activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanți la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completa(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulțumiri. Au început să fie folosite mai ales des în În ultima vreme. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun de parteneriat. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Se întocmește un eșantion din soiul de mulțumire în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu ornament, poate atârna pe perete în camera companiei la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale; trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția și, cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate managerului sau oficial, dar se poate adresa și întregii echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniu de aplicare și aspecte de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

O scrisoare cu întrebări este unul dintre cele mai comune tipuri de corespondență oficială prin e-mail. În ciuda simplității lor, scrisorile de întrebare sunt cele care creează o mulțime de dificultăți atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

Greșeli la scrierea scrisorilor cu întrebări

1. O întrebare atârnând în aer.

Problema cu această întrebare este că este adresată cuiva necunoscut, în ce scop și în legătură cu ce.

De exemplu: „Veți accepta o familie de trei?” Aceasta a fost prima scrisoare. Nici măcar destinatarul acestei scrisori nu a putut răspunde în mod adecvat acestei scrisori cu întrebări. Cert este că în urmă cu ceva timp destinatarul a postat o reclamă pe mai multe resurse că angajatorul era pregătit să asigure muncă în specialitatea sa cu asigurarea de locuințe. Pentru diferite posturi vacante au existat conditii diferite. Când o lună mai târziu sosește o scrisoare cu o astfel de întrebare fără niciun preambul, nici nu vrei să-i răspunzi. De ce un astfel de angajat? Chiar dacă este un geniu în domeniul său, în scrisoarea sa s-a arătat cel mai rău.

2. O întrebare încărcată cu detalii inutile.

Dacă puneți o întrebare în contextul corespondenței anterioare, atunci în corpul scrisorii este suficient să vă referiți la scrisoarea anterioară și să nu o încărcați cu detalii inutile.

De exemplu: „Ați spus că puteți face o traducere de la distanță. De asemenea, puteți trimite o copie electronică. Și mi-au spus că... Cât costă o traducere legalizată a unui certificat de naștere sau a certificatului de căsătorie din ucraineană în rusă?” În acest caz, a fost posibil să te descurci cu o singură propoziție sau expresie: „Ai spus că se poate face o traducere de la distanță. Cât costă o traducere legalizată a unui certificat de naștere sau a certificatului de căsătorie din ucraineană în rusă?”

3.O întrebare scoasă din contextul corespondenței anterioare.

Foarte des, procesul de lucru necesită diverse clarificări, clarificări și soluții la problemele care apar pe parcurs. În astfel de cazuri, se folosesc întrebări de clarificare. Dar se întâmplă ca unii oameni să pună astfel de întrebări de fiecare dată într-o scrisoare nouă, fără a salva istoricul corespondenței. Acest lucru complică foarte mult procesul de răspuns și viața destinatarului. De fiecare dată când este forțat să scormonească cutie poștalăși căutați scrisorile anterioare și răspunsurile dvs. la ele. Păstrați corespondența anterioară pentru fiecare proiect sau problemă.

Cum să scrii corect o scrisoare de întrebare?

1. Adresați-vă destinatarului după nume. Dacă scrisoarea este adresată unei echipe, contactați persoana responsabilă.

Dragă Serghei Anatolevici!

2. Setați contextul. Care a fost motivul scrisului și de ce vă adresați în mod specific destinatarului?

La întâlnire personală Tu și cu mine am discutat posibile subiecte pentru problema de Ziua Victoriei și am stabilit povești de viață veterani.

3. Prezentați problema. Formulați pe scurt esența problemei.

Cu toate acestea, prin comunicare personală, am putut colecta material interesant din amintirile copiilor de război.

4. Pune o întrebare. Formulați-l cât mai scurt și clar posibil. Cu cât întrebarea este mai bine formulată, cu atât răspunsul va fi mai precis.

Putem include în ediție un articol despre copiii războiului?

5. Vă mulțumim pentru ajutor.

V-as fi recunoscator pentru raspunsul dumneavoastra rapid.

	-
	-	Trimit sute oferte comerciale, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu reușiți cu mesajul dvs rezultatul dorit? Nu știți cum să reamintiți discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță „Abilități de scriere în afaceri”! Îl puteți lua la orice oră convenabilă