O întâlnire este prezența comună a unui grup (colectiv) de cetățeni într-un anumit loc pentru discuții subiecte diferite sau soluții la anumite probleme.

Există un alt concept de întâlnire - aceasta este o adunare a întregii forțe de muncă a unei întreprinderi sau organizații pentru a rezolva orice probleme presante și a informa masele de decizii de management.

Una dintre cele mai opțiuni complexe interacțiunile de afaceri sunt întâlniri – mai ales dacă sunt ținute într-o situație de conflict sau criză în organizație. Pentru o serie de organizații, reuniunile sunt cel mai înalt organ de conducere. Prin urmare, documentele create ca urmare a muncii lor afectează întotdeauna planurile strategice ale organizației și influențează climatul psihologic din echipă.

Principalele linii directoare în pregătirea ședințelor sunt documentele de reglementare și administrative care reglementează activitățile organizației în sine ca întreg și ședința ca organ de conducere colegial. Astfel de documente includ: acordul constitutiv, carta organizației, acte legislative care joacă rolul de prevederi standard pentru astfel de instituții. Astfel de documente conțin adesea instrucțiuni cu privire la gama de probleme care pot fi supuse discuțiilor colegiale și incluse pe ordinea de zi a ședinței. În plus, documentele organizatorice și administrative conțin adesea o descriere a procedurii de pregătire pentru o întâlnire, reglementări pentru această activitate, care determină gradul de adecvare a anumitor tehnologii de interacțiune comercială.

Practica arată că în situații de conflict mare importanță depinde de cum exact este scrisă ordinea de zi a întâlnirii. Probabilitatea unei rezolvări constructive a conflictului crește dacă pe ordinea de zi sunt incluse doar probleme care afectează direct esența conflictului și subiectul contradicțiilor apărute. Dacă, pe lângă conflictul în sine, se încearcă rezolvarea unor probleme suplimentare în timpul întâlnirii, atunci o astfel de agendă creează condiția prealabilă pentru dezvoltarea conflictului ca avalanșă. Acest lucru se datorează atracției pentru interacțiunea directă în același timp un numar mare al oamenilor. Interesele lor divergente, combinate cu atitudinile competitive stabilite de situația conflictuală, pot provoca o extindere în continuare a zonei conflictuale, creșterea și complicarea contradicțiilor apărute.

Multe întâlniri de afaceri și conferințe au loc sub formă de discuții. Într-o discuție în masă, toți participanții, cu excepția președintelui, sunt într-o poziție egală. Nu sunt numiți vorbitori special pregătiți, dar, în același timp, toți sunt prezenți nu doar ca ascultători. O problemă specială este discutată într-un mod specific, de obicei conform unor reguli stricte și condusă de un funcționar.

Pentru a forma o întâlnire și a fi pregătiți pentru o comunicare semnificativă, cu câteva zile înainte de desfășurarea acesteia, li se pot furniza informații cu privire la substanța problemei discutate. Pentru a-l compila, este recomandabil să creați un grup de experți axat pe efectuarea unei analize cuprinzătoare a stării de fapt în organizație.

De regulă, materialele pentru reuniune (agenda, rezumate sau texte ale rapoartelor, proiecte de hotărâri etc.) sunt furnizate viitorilor participanți la întâlnire cu cel puțin trei-patru zile înainte de începerea acesteia. Acest lucru le permite să facă modificări documentelor care au fost deja elaborate și apoi să își prezinte rapid propunerile în timpul întâlnirii.

Din punct de vedere psihologic, lucrul cu documente deja în timpul întâlnirii în sine face posibilă reducerea probabilității de exacerbare a antipatiilor personale între părțile în conflict. Adresarea documentului fără interacțiune directă cu adversarul, introducerea documentului ca o legătură intermediară reduce probabilitatea unei izbucniri de reacții afective și a conflictului să se dezvolte într-un scenariu de explozie.

Confruntarea cu conflictul în timpul unei întâlniri scenariu de joc devine adesea mai gestionabil dacă este posibil să se adopte reglementări generale. Pentru a facilita lucrul la proiectul de regulament, puteți utiliza următoarea schemă comună pentru organizarea întâlnirilor ca punct de plecare:

• · un discurs introductiv cu o durată totală de 3 până la 5 minute, care informează reguli generale activitatea întâlnirii, modul de desfășurare a acesteia, ora aproximativă de încheiere;
• · raportul principal cu o durată de la 25 la 30 de minute (dacă în cadrul reuniunii sunt prezentate poziții diametral opuse ale părților în conflict, atunci fiecare ar trebui să aibă timp egal pentru a-și exprima opiniile, dar este de dorit ca în total să nu depășească 30 de minute, altfel, ca urmare a oboselii naturale, cei adunați devin pur și simplu neatenți);
• · întrebări adresate vorbitorilor și răspunsurile acestora (fiecare întrebare și răspuns - nu mai mult de 2 minute);
• · discursuri ale co-vorbitorilor, mesaje suplimentare (nu mai mult de 10-15 minute pentru toți vorbitorii cu mesaje suplimentare din motivele menționate la paragraful 2);
• · întrebări pentru co-vorbitori (nu mai mult de 1 minut pentru fiecare întrebare și răspuns);
• · discursuri ale participanților la întâlnire (5-7 minute);
• · răspunsuri de la vorbitori (nu mai mult de 5 minute pentru fiecare);
• · răspunsuri de la co-vorbitori (nu mai mult de 3 minute pentru fiecare);
• · referințe în timpul întâlnirii (nu trebuie să fie mai mult de trei până la cinci, pentru a nu distrage atenția de la subiectul principal și pentru a nu crea un sentiment de slabă pregătire preliminară pentru întâlnire; nu trebuie alocate mai mult de 3 minute pentru o referință );
• · citirea proiectului de hotărâre a ședinței (nu mai mult de 5 minute);
• · propuneri pentru un proiect de soluție (nu mai mult de 1-3 minute pentru fiecare);
• · rezumatul întâlnirii (nu mai mult de 10 minute).

Dacă sunt 50-75 de participanți, se consideră optim să se facă pauze de 10 minute la fiecare oră. Cu un număr mai mare de participanți, este indicat să faceți o pauză după 1,5-2 ore de muncă și să o faceți să dureze 15-20 de minute.

Diagrama de mai sus pentru structurarea întâlnirii după conținut și timp este aproximativă. Dar oricât de nesigur ar părea ce se va întâmpla în timpul întâlnirii, organizatorii trebuie mai întâi să se gândească și să își dezvolte proiectele de regulament. Dacă, în condiții de conflict, în timpul întâlnirii începe o discuție despre reglementări complet nepregătite, atunci această problemă de lucru în sine poate deveni un alt motiv pentru intensificarea atitudinilor conflictuale și o „confruntare” inutilă.

Excitarea emoțională crescută, caracteristică oricărui discurs public, și cu atât mai mult vorbind la o întâlnire în legătură cu o situație conflictuală, impune fiecărui vorbitor să studieze cu seriozitate atât structura, cât și conținutul mesajului său. Orice discurs trebuie să conțină propuneri constructive pentru rezolvarea problemei discutate în ședință. Într-o situație de conflict la o întâlnire, remarcile emoționale care îi jignesc pe cei prezenți sunt deosebit de periculoase. Prin urmare din vorbitul în public atacurile emoționale ar trebui excluse.

Dacă prezentarea este de natura unui raport, aceasta trebuie să conţină:

• · scurtă definiție scopul mesajului;
• · expunerea faptelor de bază;
• · o declarație concisă și clară a soluțiilor propuse la problemă;
• · concluzie scurtă semnificativă.

Vorbitorii programați conform regulamentelor trebuie să pregătească în prealabil textul discursului lor. Materialul pentru prezentare poate fi date obținute ca urmare a unei analize a treburilor din organizație. În plus, raportul ar trebui să fie calibrat pe ordinea de zi și cu datele de raportare existente ale organizației. Raportul nu trebuie să fie supraîncărcat cu material digital: ar trebui folosiți doar indicatori cheie care îi ajută pe cei adunați să evalueze situația actuală și să înțeleagă sensul soluțiilor propuse.

Când se pregătește un vorbitor pentru o prezentare, se poate recomanda citirea cu voce tare a textului raportului în ritmul și modul în care urmează să o facă la întâlnire. Acest lucru, în primul rând, vă permite să determinați și să ajustați intervalul de timp pentru performanță. În al doilea rând, ajută la navigarea mai rapidă în text. O astfel de orientare se dovedește a fi foarte utilă într-o atmosferă încărcată emoțional a unei întâlniri, când vorbitorul poate fi întrerupt, el însuși se poate rătăci sau dacă are nevoie din nou să revină la un fragment din discurs. Întrucât întâlnirea este un corp colegial costisitor de management strategic, timpul petrecut de vorbitor pentru lucrările preliminare asupra discursului său este complet justificat.

Atunci când rezolvă problemele de conflict, organizatorii adunărilor generale ar trebui să acorde o mare atenție pregătirii proceselor-verbale, care este un document organizatoric și administrativ important. Acest protocol ar trebui să înregistreze progresul dezbaterii problemelor ridicate, procedura de luare a deciziilor și deciziile ședinței în sine.

ÎN conditii moderne Procesele-verbale sunt adesea întocmite nu în timpul ședinței, ci pe baza înregistrărilor video sau audio. În ceea ce privește viteza și ușurința procesării și documentării, este de preferat înregistrarea digitală a întâlnirii. Dar chiar dacă este folosit tehnologie digitala Pentru a nu rata momente semnificative ale întâlnirii, se recomandă totuși să însoțiți înregistrarea audio sau video a ceea ce se întâmplă prin întocmirea unui proiect de protocol scris de mână care să indice ora evenimentelor cheie. Un astfel de protocol ajută pe viitor să descifrem ceea ce este înregistrat pe bandă și să îl reflectăm calitativ în conținutul protocolului principal.

Mare importanta pentru protocol atat pentru document oficial respectă regulile de proiectare. Procesul-verbal este datat în ziua ședinței, și nu în momentul semnării acestuia. Dacă întâlnirea s-a desfășurat pe parcursul mai multor zile, atunci procesul-verbal este datat de ziua de început și ziua de încheiere, care sunt indicate cu o cratimă. În plus, procesul-verbal indică numărul său de ordine, care corespunde numărului de ordine al ședinței. Se indică și numele localității în care a avut loc ședința.

La întocmirea unui protocol, trebuie să se țină cont de faptul că, în funcție de caracterul complet al acoperirii problemelor discutate, astfel de documente sunt împărțite în complete și succinte. Scurtul protocol include numele vorbitorului, subiectul raportului și numele vorbitorilor. Conținutul discursurilor nu este reflectat în protocolul de sinteză. Dacă întâlnirea este dedicată soluționării unui conflict, atunci astfel de protocoale pot fi întocmite numai dacă există mijloace de înregistrare a conținutului rapoartelor și al discursurilor (transcrieri, texte certificate ale rapoartelor și discursurilor, înregistrări audio sau video de înaltă calitate). În acest caz, se face o înregistrare în protocol că înregistrările detaliate corespunzătoare ale discursurilor sunt atașate acestuia. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci trebuie pregătit un protocol detaliat, care să reflecte pe deplin cursul discuției, deciziile propuse și adoptate.

Este aproape imposibil să întocmești o versiune finală a procesului-verbal complet în timpul unei întâlniri. Prin urmare, se întocmește un proiect de protocol. La rezolvarea unor probleme sensibile de acest gen, procesele-verbale pot fi întocmite nu de unul, ci de mai mulți participanți la ședință, care apoi întocmesc și întocmesc versiunea finală a procesului-verbal în termen de cinci zile.

Procesul-verbal complet întocmit este semnat de președintele și secretarul ședinței. Deciziile finale ale ședinței sunt comunicate participanților săi sub formă de documente independente - rezoluții și decizii, care sunt elaborate pe baza materialului conținut în procesele-verbale.

Respectarea acestor proceduri, deși nu garantează o rezolvare completă a contradicțiilor apărute, creează totuși premisele pentru munca constructivă și eficientă a ședinței. Datorită numărului mare de participanți și situației nestandardizate în timpul întâlnirilor, capacitatea oamenilor de a se autocontrola scade și eficiența prognozării se deteriorează. Procedurile descrise servesc ca scheme de orientare pe hârtie într-o situație non-standard. Eliberând mințile oamenilor de astfel de scheme, organizatorii întâlnirii facilitează participanților săi să lucreze intens la esența problemei și nu la sarcina de a conduce întâlnirea în sine.

În general, munca de pregătire a întâlnirii ar trebui să vizeze maximizarea ușurinței de concentrare a participanților săi asupra esenței contradicțiilor care se rezolvă. Pentru a face acest lucru, trebuie organizată rezolvarea tuturor problemelor procedurale posibile și trebuie asigurat și controlul asupra pregătirii tuturor informațiilor necesare cu privire la fondul problemei aduse în discuție.

Atât în ​​etapa de pregătire a întâlnirii, cât și în timpul desfășurării acesteia, este necesar să se țină seama caracteristici individuale participanții la întâlnire. Organizatorii sunt obligați să se asigure că participanții înțeleg că eficiența întregii organizații în ansamblu depinde în mare măsură de voința și intențiile lor.

Un aspect important al managementului întreprinderii este organizarea de întâlniri și conferințe, în cadrul cărora se realizează comunicarea de afaceri. Pentru a se asigura că reuniunile și conferințele se desfășoară în mod eficient, este recomandabil ca liderii acestora (președinții) să urmeze următoarele recomandări. Înainte de întâlnire (întâlnire):

1. Pregătește o agendă adică o listă de probleme care trebuie rezolvate la întâlnire (întâlnire). Aceste întrebări se pot referi atât la implementare

atât deciziile luate anterior, cât și problemele noi care au apărut de la întâlnirea anterioară.

2. Decide cine ar trebui să participe la întâlnire,și anunță-i în prealabil. De regulă, toți membrii echipei de lucru sunt prezenți la întâlnirea de producție. La întâlnire sunt invitați doar acei angajați care sunt competenți să rezolve problemele apărute.

3. Alegeți un loc și un timp potrivit. Asigurați-vă că locul este dotat cu tot ce aveți nevoie. Stabiliți timpul necesar pentru a discuta aceste probleme. Vă rugăm să rețineți că durata ideală a întâlnirilor (întâlnirilor) nu este mai mare de o oră și jumătate. Dacă întâlnirea trebuie să dureze mai mult, permiteți pauze.

4. Distribuie ordinea de zi. Ordinea de zi ar trebui să fie în mâinile angajaților cu câteva zile înainte de întâlnire, astfel încât aceștia să se poată pregăti pentru întâlnire.

5. Determinați în avans difuzorul principal și co-difuzorii.

6. Discută înainte cu fiecare participant la întâlnire pentru a afla poziția lor. Acest lucru vă va ajuta să anticipați situatii conflictualeși să-și planifice rezoluția, menținând în același timp coeziunea echipei.

7. Alegerea camerei pentru desfășurarea unei întâlniri este importantă. Camera ar trebui să fie echipată cu mobilier confortabil, să aibă temperatura normala aer. Cel mai bine este să plasați participanții la întâlnire la o masă rotundă, cu fiecare dintre ei în fața tuturor. Pentru a îmbunătăți comunicarea, este recomandabil să instalați semne cu nume complete în fața participanților, vizibile clar pentru toți cei prezenți.

În timpul întâlnirii (întâlnirii):

1. Discutați agendași, dacă este necesar, modificați-l pentru a ține cont de noile circumstanțe apărute recent.

2. Ține evidența timpului, astfel încât regulile să fie respectate,întrucât discuția care a urmat ar putea să-l perturbe.

3. Asigurați-vă că participanții la întâlnire au libertate de exprimare, indiferent de poziția lor. Este necesar să reținem cu tact energia celor care sunt obișnuiți să ia inițiativa datorită naturii lor, oferind participanților mai puțin activi posibilitatea de a vorbi mai devreme.

4. În timpul discuției, luați o poziție neutră în raport cu opiniile exprimate.

5. Monitorizați conflictele care apar și interveniți dacă este necesar. Acționați ca un mediator pentru a dezamorsa situația.

6. Verificați periodic pentru a vedea dacă grupul este pregătit să ia o decizie. Nu trebuie să ratați momentul în care grupul a ajuns la un acord și o nouă discuție nu mai poate adăuga nimic semnificativ.

7. Respectați regulile de luare a deciziilor elaborate de grup.În cazul în care există dezacorduri, trebuie organizat un vot și o decizie trebuie luată cu majoritate de voturi.

8. Înainte de a încheia întâlnirea, rezumați munca. Aflați din grup dacă este nevoie să ne întâlnim din nou. Este important ca oamenii să părăsească întâlnirea cu o înțelegere clară a pașilor următori. Când o întâlnire se termină fără a fi luată nicio decizie, poate exista un sentiment de dezamăgire și frustrare.

Dupa intalnire:

1. Analizați progresul ultimei întâlniri (întâlnire). Este necesar să se analizeze dacă reuniunea și-a îndeplinit sarcinile și dacă coeziunea grupului a fost întărită după aceasta.

2. Pregătiți și distribuiți un rezumat al întâlnirii (întâlnirilor).Înregistrarea a ceea ce s-a convenit, a problemelor rezolvate și a pașilor următori ar trebui să le reamintească membrilor echipei de munca pe care trebuie să o facă.

3. Restabiliți relațiile rupte printr-o conversație informală. Dacă există o dezbatere aprinsă în timpul unei întâlniri, este posibil ca unii membri ai grupului să se fi rupt și să fi părăsit întâlnirea supărați sau jigniți. Vorbește cu ei și calmează-i.

4. Observați modul în care membrii grupului fac față sarcinilor care le sunt atribuite. Este necesar să se verifice dacă au apărut probleme atunci când angajații îndeplinesc sarcini specifice.

Dezavantajele tipice ale organizării întâlnirilor sunt:

Număr nerezonabil de mare de întâlniri;

Subiect vag al întâlnirii;

Pierderea de timp din cauza conversațiilor inutile;

Număr nerezonabil de mare de participanți;

Număr insuficient de participanți;

Lipsa protocolului, în ciuda necesității;

Formularea insuficientă a deciziilor.

O întâlnire este un eveniment obligatoriu la care participă toți membrii unei organizații, de exemplu, întâlnire anuală acţionari sau intalnire generala membri ai cooperativei. Procedura de desfășurare a unei ședințe este reglementată de statutul organizației relevante, de cursul ședinței și deciziile luate consemnate într-un document special – procesul-verbal al ședinței.

Spre deosebire de o întâlnire, la o întâlnire participă un anumit cerc fix de oameni, de obicei reprezentanți ai diferitelor companii sau divizii ale întreprinderii. Întâlnirile sunt de obicei regulate și au loc într-un interval strict definit

timp împărțit, cel mai adesea o dată pe săptămână, și au scopul de a discuta probleme curente, deși pot exista întâlniri neprogramate cauzate de necesitatea de productie. Procesul-verbal al ședinței nu este necesar, dar o decizie este de obicei luată la sfârșitul ședinței.

Întâlnirile de afaceri sunt împărțite în conversații de afaceri și negocieri. Conversațiile de afaceri sunt purtate într-o formă liberă, au scopul de a discuta orice probleme care apar și nu se termină neapărat cu o decizie. Negocierile au scopul de a rezolva probleme serioase ale activităților comune ale întreprinderilor, delimitarea domeniilor de activitate, dezvoltarea politicilor de prețuri etc. Acestea se încheie cu adoptarea documentelor finale sau declarațiilor orale.

Datorită specificului muncii lor, orice om de afaceri trebuie să participe destul de des la diferite întâlniri, conferințe și întâlniri de afaceri, precum și să organizeze el însuși aceste evenimente. Este necesar să se urmeze procedura stabilită pentru organizarea și desfășurarea acestora, deoarece adesea succesul întregului depinde de el munca comerciala.

Când pregătiți o întâlnire, o întâlnire sau o negociere, trebuie să:

1. Selectați și formulați clar o agendă. Ordinea de zi poate avea două sau trei probleme principale și trei sau patru probleme minore. Dacă există puține probleme principale, atunci întâlnirea se va desfășura pe îndelete și va dura același timp ca și cum ar fi un număr suficient de ele și dacă cantitati mari discutarea problemelor va deveni superficială.

2. Determinați componența participanților (pentru întâlniri, negocieri). Excepție fac întâlnirile de producție, care au loc în mod regulat (de obicei o dată pe săptămână) cu o componență constantă a participanților.

3. Selectați ziua și ora evenimentului. La desfășurarea negocierilor, ziua și ora sunt convenite în prealabil cu toți participanții.

4. Notificați participanții despre ziua și ora evenimentului. Când țineți o întâlnire, este recomandabil să faceți acest lucru cu 5-7 zile înainte. Numai persoanele invitate la aceasta și care nu sunt participanți obișnuiți la întâlnire sunt notificate despre ziua și ora întâlnirii de producție.

5. Setați durata estimată a evenimentului și avertizați participanții despre aceasta. Experiența arată că anunțarea orei de încheiere a unei întâlniri sau întâlniri reduce durata acesteia cu 10-15%.

6. Pregătiți un discurs principal sau un mesaj și identificați participanții necesari la discuție. Raportul trebuie să fie specific, să reflecte esența problemei luate în considerare, iar concluziile trebuie să fie fundamentate. Verbositatea și neclaritatea unui raport sau mesaj provoacă indiferență în rândul ascultătorilor.

7. Selectați și pregătiți localul. Trebuie avut grijă să vă asigurați că camera este suficient de confortabilă pentru a găzdui toți participanții. Nu ar trebui să lipsească scaunele. Atunci când se organizează negocieri pe mesele în fața fiecărui participant, este indicat să se plaseze un card în care să se indice numele de familie, prenumele, patronimul și denumirea companiei pe care o reprezintă. Pe mese ar trebui să existe și hârtie și ustensile de scris, iar băuturi răcoritoare pot fi oferite. Este considerată o formă bună de a servi ceai sau cafea cu o cantitate mică de produse de patiserie în timpul negocierilor.

Trebuie să începeți munca exact la ora stabilită. Întârzierea începerii unei întâlniri sau a unei întâlniri are ca rezultat, de obicei, ca următoarea întâlnire să aibă loc foarte târziu. Se obișnuiește să se respecte cu strictețe ora de începere a negocierilor de către toate părțile; întârzierea la negocieri este considerată o lipsă de respect extremă față de parteneri și poate duce la consecințe nedorite.

Atmosfera din timpul unei întâlniri (întâlniri) sau întâlniri de afaceri ar trebui să fie prietenoasă. Atacurile personale la adresa participanților și confruntările sunt inacceptabile.

Este ales un președinte care să conducă ședința. Principalele responsabilități ale președintelui sunt:

respectați reglementările;

anunță numele și funcția vorbitorului, numele organizației al cărei reprezentant este.

Președintele de ședință trebuie să îndeplinească anumite cerințe, dintre care principalele sunt: ​​competența, imparțialitatea, capacitatea de a se exprima clar și clar și toleranța față de opiniile altora. Președintele nu are dreptul de a-și manifesta preferința pentru una sau alta opinie sau participant la ședință sau de a-și impune opinia. El trebuie să-și prezinte propunerile după toți ceilalți.

Un pas important în orice întâlnire sau întâlnire este luarea unei decizii. În astfel de momente, întâlnirea devine adesea neputincioasă, de parcă și-ar pierde energie. Acest lucru se întâmplă deoarece participanții sunt incapabili să recunoască că este timpul să ia o decizie sau ezită, ezită să facă o alegere. În astfel de cazuri, cel mai bine este să alegeți o singură ofertă și să continuați să o luați în considerare. Este important să nu ratați momentul în care dezbaterea ar trebui să fie închisă - acest lucru necesită experiența și priceperea președintelui. Mod bun- votul interimar. Acesta rezumă următoarea etapă a discuției. Cu toate acestea, nu trebuie să fii prea grăbit cu votul final, pentru că Este posibil să se ia o decizie care să fie respinsă de minoritate. În acest caz, membrii minorității pot începe să acționeze pentru a dovedi că majoritatea greșit, ceea ce poate duce la reluarea discuției și la pierderea rezultatelor deja obținute.

Un tip special de întâlnire este așa-numitul „brainstorming”. O astfel de întâlnire are loc atunci când este necesar să se rezolve o problemă complexă, să se găsească o cale de ieșire dintr-o situație confuză sau să se ia o decizie responsabilă.

Pentru a conduce o astfel de întâlnire, în primul rând, este necesar să se formuleze clar sarcina - doar una, cea mai dificilă sau cea mai importantă. Este recomandabil ca la discuție să participe nu mai mult de 7-12 persoane. Este recomandabil să aranjați scaunele în cerc, astfel încât să nu existe „galerie” și „prezidiu”. Este necesar să se determine cu strictețe momentul discuției. Lipsa timpului creează stres, care stimulează activitatea creierului. Timpul optim pentru o astfel de întâlnire este de aproximativ 30 de minute. Nimeni nu ar trebui să critice propunerile înaintate. Majoritatea oamenilor nu pot lucra creativ în condiții de amenințare morală; dacă cineva este retras, alții se vor gândi doar cum să nu pară mai proști decât toți ceilalți. La începutul unei discuții, de regulă, sunt prezentate idei banale, goale. Interzicerea criticilor facilitează prezentarea oricăror idei, dintre care unele pot fi foarte valoroase. Este recomandabil să selectați cele mai bune idei, mai degrabă decât să aruncăm ce e mai rău, ceea ce părea nepotrivit acum poate fi util mai târziu. Nu este nevoie să se stabilească paternitatea ideilor - cele mai bune idei sunt întotdeauna produsul creativității colective.

Când pare că s-a găsit o cale de ieșire situatie dificila, este recomandabil să vă împărțiți în două grupuri - „susținători” și „oponenți” și să încercați să găsiți punctele slabe în soluția dezvoltată. Decizia finală trebuie să fie clar formulată și scrisă.

O întâlnire este o modalitate de schimb colectiv de informații de afaceri cu adoptarea (comunicarea) unor decizii specifice. Întâlnirea este de obicei organizată de conducere pentru a informa forța de muncă.

Conducerea unei întâlniri. Conflicte în întâlniri

Metodele general acceptate de comunicare cu subordonații și în același timp formele de organizare a muncii unui manager sunt întâlnirile și întâlnirile de producție.

Întâlnirile și conferințele sunt o modalitate de schimb colectiv de informații de afaceri sub conducerea unui șef cu adoptarea unor decizii specifice.

Următoarele tipuri de întâlniri și întâlniri se disting după scop:

Introducere (prezentare de noi proiecte, pregătire avansată);

Informațional (rezumarea informațiilor, studierea punctelor de vedere);

· explicativ (convingerea angajaților de ceva);

· problematică (căutarea colectivă a unei soluții la problema);

· instructiv (aducerea la cunoştinţă a informaţiilor necesare şi explicarea modului de acţiune);

Operațional („operativ”) (obținerea de informații actuale despre starea de fapt și identificarea „gâturilor de sticlă”);

Întâlnire de planificare (stabilirea sarcinilor și planurilor pentru următoarea perioadă scurtă de timp)

Coordonare (asigurarea interacțiunii

diviziuni);

Final (rezumarea rezultatelor pentru o perioadă de timp sau ciclu de producție);

Solemnitate (rezumat ceremonial,

date sau evenimente importante pentru companie, recompensarea celor mai buni angajați);

„Întâlnirea Colectivului Muncii” (pentru toate celelalte

se colectează și întâlniri colectiv de muncă, dar această denumire subliniază că la ședință se discută câteva aspecte importante, mai mult pentru colectivul de muncă decât pentru management - condiții de muncă, pregătiri pentru

sărbători, alte subiecte informale care nu au legătură directă cu producția; din aceeași serie – ședința sindicală).

Termenii „întâlnire” și „întâlnire” sunt adesea percepuți ca sinonimi. Cu toate acestea, strict vorbind, o întâlnire și o conferință diferă atât prin scop, cât și prin metode de conduită.

specialiştii necesari şi le ascultă opiniile (organizează o discuţie) pentru a lua decizii. De obicei, întâlnirile au loc cu participarea managerului, a șefilor de departamente, a specialiștilor de frunte - adică a celor a căror opinie este semnificativă și poate influența adoptarea

Deci, sarcina întâlnirii este de a informa forța de muncă, sarcina întâlnirii este de a dezvolta un comun

soluție într-un cerc mai restrâns al celor implicați în problemă

specialişti. Diferența dintre aceste formate comunicare de afaceri ușor de înțeles prin analiza etimologică

(originea) numelor lor: se adună pentru o întâlnire pentru

cu orice scop, se adună pentru o întâlnire pentru a conferi. Fiecare întâlnire este o întâlnire, dar nu fiecare întâlnire este o întâlnire. O întâlnire implică de obicei un format mai restrâns, așa că în continuare vom lua în considerare principiile de bază ale organizării și desfășurării unei întâlniri pentru a acoperi o gamă mai largă de aspecte.

Pregătirea întâlniriiîncepe cu stabilirea unui obiectiv, definirea unui subiect, agendei și componența participanților.

Eficacitatea unei întâlniri este în mare măsură determinată

timpul și locul deținerii sale, precum și compoziția sa

participanții. Ar trebui să fii invitat la întâlnire cantitate minimă oameni - numai cei fără de care va fi ineficient. (Uneori este înțelept să concediezi înainte de sfârșitul ședinței acei lucrători a căror prezență nu mai este necesară.)

Baza unei întâlniri de succes este o agendă bine structurată. De obicei, este comunicat participanților la întâlnire cu mult înainte, astfel încât aceștia să știe deja ce probleme vor fi discutate la întâlnire și să se poată pregăti. În orice caz, ordinea de zi trebuie anunțată chiar de la începutul ședinței.

Ordinea de zi este adesea completată ca document separat. Acest document este ambele

anunțul unei ședințe și un ordin prin care se dispune ținerea unei ședințe pe un astfel de subiect cu

asa si asa intrebari si asa si asa participanti. Prin urmare, este logic să-l postați pe panoul de comenzi.

Ordinea de zi a ședinței trebuie să conțină:

· titlul (tema) întâlnirii;

informatii despre locul, ora si durata intalnirii; .

· informații despre participanții la întâlnire (care ar trebui să participe);

·lista de întrebări pentru discuție (dacă este necesar, cu numele vorbitorilor);

Reguli – distribuirea timpului pe punctele de pe ordinea de zi. Dacă statutul întâlnirii este nesemnificativ, este suficient să se indice pe ordinea de zi subiectul, ora și locul, lista de probleme și

Unele întâlniri nu necesită o agendă detaliată. De exemplu, pentru o întâlnire mică uneori

este suficient să anunțați verbal locul și ora, componența participanților și

subiect. Lista problemelor care vor fi discutate va fi elaborată chiar în cadrul ședinței.

Începutul întâlnirii.Întâlnirea este condusă întotdeauna de o singură persoană -

Președintele este cel mai adesea liderul însuși. În prima fază inițială a ședinței, președintele, în primul rând, aduce în atenția principalelor probleme procedurale: tema și scopul ședinței, conținutul ordinii de zi, regulile.

Conducerea unei întâlniri pentru un manager, acesta este întotdeauna împărțit în două linii paralele: menținerea procedurii și menținerea conținutului.

Conducerea unei întâlniri