Σήμερα, σχεδόν κάθε άτομο έχει ένα email, ή ακόμα και πολλά. Ωστόσο, αρκετά συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο περιέχει μεγάλο όγκο σημαντικών πληροφοριών. Και το να το χάσεις μπορεί να είναι χειρότερο από το να το πάρεις και να το μορφοποιήσεις HDDο υπολογιστής σου. Επομένως, η φροντίδα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, τα λεγόμενα αντίγραφα ασφαλείας, της αλληλογραφίας σας δεν είναι λιγότερο σημαντικό έργοπαρά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων σας. Αλλά η λύση της δεν είναι τόσο ασήμαντη όσο η αντιγραφή αρχείων από τη μια τοποθεσία στην άλλη. Ακόμα κι αν βρείτε τα αρχεία προγράμματος email που περιέχουν όλα τα email σας, θα σας είναι δύσκολο να κάνετε οτιδήποτε με αυτά. Προσπαθήστε να απαντήσετε σε μερικές ερωτήσεις: "πώς θα επαναφέρετε γράμματα;", "πώς θα δείτε ένα από τα γράμματα;", "πώς θα αναζητήσετε το γράμμα που χρειάζεστε στο αντίγραφο ασφαλείας;" και τα λοιπά. Δεν υπάρχει ξεκάθαρη απάντηση σε όλες σχεδόν τις ερωτήσεις, διαφορετικά θα είναι τόσο περίπλοκο που γρήγορα θα τα παρατήσετε.
Η κατηγορία των βοηθητικών προγραμμάτων που συζητούνται σε αυτήν την ανασκόπηση θα σας επιτρέψει όχι μόνο να αποθηκεύσετε τα πολύτιμα γράμματά σας ασφαλές μέρος, αλλά και να εκτελέσετε απλές λειτουργίες με αυτά, όπως προβολή, αναζήτηση κ.λπ.
Ανασκόπηση δωρεάν προγραμμάτων για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Το MaiStore Home είναι ένα ισχυρό εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Σας επιτρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας όλων των μηνυμάτων email από διάφορες εφαρμογές και ηλεκτρονικές υπηρεσίες και να τα αποθηκεύετε σε ένα ασφαλές αρχείο. Το βοηθητικό πρόγραμμα ξέρει πραγματικά πώς να λειτουργεί με τεράστια μεγέθη. Αυτό είναι εύκολο να το νιώσεις· απλώς προσπαθήστε να ψάξετε για κάτι και θα δείτε ότι η ταχύτητα είναι απλά εκπληκτική. Εμπίπτει στην κατηγορία "ρυθμίστε το μία φορά και χρησιμοποιήστε το". Το βοηθητικό πρόγραμμα έχει μια αρκετά ευέλικτη διεπαφή για τη διαμόρφωση της ανάκτησης από ένα αντίγραφο ασφαλείας. Έτσι, μπορείτε πάντα να επαναφέρετε γρήγορα όλα όσα χρειάζεστε. Να θυμάστε πάντα ότι το βοηθητικό πρόγραμμα δεν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των ρυθμίσεων λογαριασμού και επαφών, αν και μπορείτε πάντα να επαναφέρετε τις τελευταίες από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail και Windows Live Mail
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
- Mozilla Thunderbird και SeaMonkey
- POP3 και IMAP (συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών webmail όπως το Gmail και το Yahoo)
- Microsoft Office 365 (Exchange Online)
- .eml και άλλα αρχεία
Για προϊόντα αυτού του είδους, το MailStore ενημερώνεται αρκετά συχνά. Αυτό σας δίνει τη σιγουριά ότι σε ένα χρόνο δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε ξανά ένα κατάλληλο βοηθητικό πρόγραμμα και να ρυθμίσετε τα πάντα ξανά. Η διεπαφή χρήστη είναι λίγο γωνιακή σε ορισμένες περιοχές. Ωστόσο, το βοηθητικό πρόγραμμα είναι αρκετά εύκολο και απλό στη χρήση. Μπορείτε να διαβάσετε email απευθείας από το αντίγραφο ασφαλείας και θα είναι τόσο εύκολο σαν να τα διαβάζετε από προγράμματα-πελάτες email. Μπορείτε ακόμη και να απαντάτε σε μηνύματα απευθείας από το MailStore. Μπορούμε να πούμε ότι αυτό το πρόγραμμα είναι κατάλληλο για χρήστες οποιουδήποτε επιπέδου.
Το KLS Mail Backup είναι ένα απλό και υψηλής ποιότητας πρόγραμμα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Αυτό είναι ένα απλό και υψηλής ποιότητας βοηθητικό πρόγραμμα που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email πολλών δημοφιλών προγραμμάτων-πελατών email. Σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των προφίλ διαφόρων προγραμμάτων του Διαδικτύου. Το βοηθητικό πρόγραμμα χρησιμοποιεί τη γνωστή μορφή Zip για τη συμπίεση και αποθήκευση ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Έτσι, μπορείτε πάντα να έχετε απευθείας πρόσβαση στα μηνύματά σας. Οι διαδικασίες δημιουργίας και επαναφοράς αντιγράφων ασφαλείας παρουσιάζονται με ειδικούς οδηγούς εγκατάστασης. Ακόμη και ο πιο άπειρος χρήστης μπορεί γρήγορα να καταλάβει τι είναι και να αρχίσει να το χρησιμοποιεί. Το KLS Mail Backup είναι δωρεάν μόνο για προσωπική χρήση.
Το KLS Mail Backup δεν μπορεί να λειτουργήσει με τα πρωτόκολλα POP και IMAP. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της αλληλογραφίας σας απευθείας από τον διακομιστή.
Διάφορα προϊόντα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας...
Το MozBackup είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των ακόλουθων προγραμμάτων: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox και Wyzo. Αποθηκεύει αλληλογραφία, σελιδοδείκτες, βιβλία διευθύνσεων, κωδικούς πρόσβασης κ.λπ.
Το Comodo Backup είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας γενικού σκοπού που σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας email. Σας προσφέρονται επίσης 5 GB διαδικτυακού αποθηκευτικού χώρου δωρεάν. Η Comodo λειτουργεί από πελάτες που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό χώρο αποθήκευσης σε εμπορική βάση. Υποστηρίζει Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail και OutLook Express. Σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας αρχείων και φακέλων.
Το MailBrowserBackup είναι ένα απλό φορητό πρόγραμμα που εντοπίζει και προτείνει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας Internet Explorer, Mozilla Firefox (προφίλ), Flock, Windows Mail, Windows Επαφές (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (πρόγραμμα περιήγησης και αλληλογραφία), Apple Safari , Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP client και Windows Live Messenger Plus.
Στα Windows 7, θα χρειαστεί να εκτελέσετε το πρόγραμμα ως διαχειριστής ή τον λογαριασμό που σχετίζεται με τις Επαφές των Windows, διαφορετικά το βοηθητικό πρόγραμμα δεν θα μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας για αυτό.
Η Microsoft παρέχει ένα δωρεάν πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για το Outlook που δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας pst. Λειτουργεί με το Outlook 2002 και μεταγενέστερα.
Το Gmail Backup (ο ιστότοπος δεν είναι πλέον διαθέσιμος) είναι μια λύση ανοιχτού κώδικα που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των email σας χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο IMAP.
Οδηγός γρήγορης επιλογής (σύνδεσμοι για λήψη δωρεάν προγραμμάτων για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας)
Αρχική σελίδα MailStore
| Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλές εφαρμογές και λογαριασμούς. Γρήγορη αναζήτηση. Ευκολία στην εργασία με αντίγραφα ασφαλείας. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μέσω πρωτοκόλλων POP3 και IMAP (συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail και το Yahoo! Mail). Πολύ εύκολο στη χρήση. | ||
| Απαιτείται Microsoft .NET. | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5,5 MB 8,1 Δωρεάν μόνο για ιδιωτική χρήση Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας KLS
| Πολλοί δημοφιλείς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα σαφές και απλό εργαλείο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Χρησιμοποιεί αρχεία zip για την αποθήκευση της αλληλογραφίας σας, ώστε να έχετε πάντα άμεση πρόσβαση στα email σας. | ||
| Δεν υποστηρίζει πρωτόκολλα POP και IMAP. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας απευθείας από τον διακομιστή αλληλογραφίας. | ||
Και άδειες.
Πιθανότατα έχετε ήδη παρατηρήσει ότι όταν λαμβάνετε επιστολές από ορισμένους συγγραφείς, στην ενότητα "προς" υπάρχει μια λίστα με πολλές δεκάδες email από διαφορετικούς ανθρώπους. Επιπλέον, ούτε εσείς ούτε αυτά τα άτομα δώσατε τη συγκατάθεσή τους για να «εκτεθούν» αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φυσικά, ορισμένοι από τους παραλήπτες θα διαγραφούν από αυτήν τη λίστα αλληλογραφίας (είμαστε όλοι κουρασμένοι από τη ροή ανεπιθύμητων μηνυμάτων στα email μας). Αλλά ένα πράγμα είναι σίγουρο - όλοι οι παραλήπτες θα αντιμετωπίζουν τον συγγραφέα του ενημερωτικού δελτίου ως αντιεπαγγελματικό άτομο. Και είναι απίθανο να συμφωνήσουν να αποδεχτούν την προσφορά του.
Πώς μπορείτε να το κάνετε για να μην στείλετε γράμμα σε κάθε παραλήπτη ξεχωριστά και ταυτόχρονα «να μην λάμπετε πριν από όλους»;
Σχεδόν οποιαδήποτε υπηρεσία email σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό.
Ας εξετάσουμε αυτήν την ευκαιρία χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της πιο δημοφιλής διεύθυνσης email για επαγγελματικές αποστολές: gmail.com
Συνήθως, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Σύνταξη για να στείλετε ένα email. Κάνοντας κλικ σε αυτό, βλέπετε ένα νέο παράθυρο "Νέο μήνυμα", στο οποίο εισάγετε όλα όσα είναι απαραίτητα για τη δημιουργία και αποστολή της ίδιας της επιστολής.
Συνήθως εισάγουμε τα email των παραληπτών μας στο παράθυρο «Παραλήπτες».
Τι να κάνετε εάν υπάρχουν πολλά από αυτά; Όταν τοποθετείτε τον κέρσορα σας σε αυτό το παράθυρο, εμφανίζονται αυτόματα δύο ακόμη επιλογές: αποστολή αντιγράφου και τυφλό αντίγραφο.
Αντιγραφή σημαίνει «ακριβές αντίγραφο». Αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται όταν θέλετε απλώς να στείλετε ένα email σε κάποιον που δεν είναι ο κύριος παραλήπτης.
BCC σημαίνει "ένα ακριβές κρυφό αντίγραφο". Λειτουργεί το ίδιο όπως Κοιν., αλλά αυτό το πεδίο κρύβει όλες τις διευθύνσεις παραληπτών.
Επομένως, η χρήση αυτού του πεδίου είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να στείλετε ένα email σε μεγάλο αριθμό ατόμων και να διατηρήσετε το απόρρητο. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα καταστρέψετε τη σχέση σας μαζί τους. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να εισαγάγετε έως και 30 email. Αυτό σημαίνει ότι με ένα κλικ ενός κουμπιού μπορείτε να στείλετε αυτό το γράμμα σε 30 παραλήπτες ταυτόχρονα, χωρίς να εμφανίσετε τα email τους.
Και στη συνέχεια στο παράθυρο "Θέμα" πρέπει να γράψετε το θέμα της επιστολής ( 1
). Θα πρέπει να είναι σύντομο, αλλά ταυτόχρονα να ενημερώνει με ακρίβεια τον παραλήπτη για την ουσία του μηνύματος.
Στο επόμενο παράθυρο, επικολλήστε το ίδιο το κείμενο της επιστολής ( 2
). Εδώ μπορείτε να το επεξεργαστείτε, να το μορφοποιήσετε, να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος γραμματοσειράς, την εμφάνιση, το χρώμα, να χρησιμοποιήσετε αριθμημένες λίστες ή κουκκίδες, να επισημάνετε εισαγωγικά και ούτω καθεξής ( 3
).
Και, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα στο σώμα του γράμματος ( 4
) ή επισυνάψτε ένα αρχείο ( 5
).
Είναι αυτό το mail που δίνει μέγιστο ποσόδυνατότητες επεξεργασίας.
Ομοίως, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα μέσω του ταχυδρομείου yandex.ru.
Μόνο που υπάρχουν λιγότερες επιλογές για την επεξεργασία του κειμένου της επιστολής σε αυτό το μήνυμα. Επομένως, θα δείξω μόνο τη διαδικασία που απαιτείται για την αποστολή επιστολών.
Κάντε κλικ στο "Write" και μετά στο παράθυρο "To" ( 1
) εισάγετε το email του πρώτου παραλήπτη και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία «Αντιγραφή» ( 2
) ή "Κρυφή κοινοποίηση" ( 3
). Ανάλογα με το αν θέλετε όλοι οι παραλήπτες της επιστολής σας να βλέπουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διατηρούν το δικαίωμά τους στην εμπιστευτικότητα των διευθύνσεων, επιλέξτε μία από τις λειτουργίες. Για να προσθέσετε κάθε επόμενο email στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί με την εικόνα ενός άνδρα με το σύμβολο συν μπροστά ( 4
). Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τους τακτικούς σας παραλήπτες από την αναπτυσσόμενη λίστα ή να εισαγάγετε τα email τους με μη αυτόματο τρόπο.
Και στη συνέχεια, ως συνήθως: γράψτε το θέμα της επιστολής στο παράθυρο "Θέμα" και εισαγάγετε το ίδιο το κείμενο της επιστολής.
Μπορείτε να λάβετε φωτογραφίες από το Yandex Disk και να επισυνάψετε αρχεία ως συνήθως.
Σχεδόν το ίδιο πράγμα σας προσφέρει η υπηρεσία mail.ru.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή", εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο όταν κάνετε κλικ με το ποντίκι στο παράθυρο "Προς" ( 1
), εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα με μια λίστα με τους τακτικούς σας παραλήπτες ( 2
). Μπορείτε να επιλέξετε από αυτή τη λίστα τι χρειάζεστε. Ή απλώς εισάγετε το email του επιθυμητού παραλήπτη με μη αυτόματο τρόπο.
Εάν πρέπει να στείλετε αυτό το γράμμα σε μια ολόκληρη ομάδα παραληπτών ταυτόχρονα, επιλέξτε μία από τις δύο λειτουργίες: «Αντιγραφή» ή «Κρυφή κοινοποίηση».
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί στην αρχή του παραθύρου για τα email των παραληπτών ( 1
) και στην αναπτυσσόμενη λίστα ( 2
) επιλέξτε αυτό που θέλετε ( 3
ή 4
).
Αυτή η αλληλογραφία σάς επιτρέπει να επισυνάψετε αρχεία στην επιστολή ( 1
) και επεξεργαστείτε το ίδιο το κείμενο της επιστολής ( 2
). Περίπου ο ίδιος όγκος με την αλληλογραφία στο yandex.ru.
Μάλλον αυτό ήθελα να σας πω σήμερα.
Ελπίζω ότι αυτά τα μικρά κόλπα θα σας βοηθήσουν όχι μόνο να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά και να μην παραβιάσετε την εμπιστευτικότητα εκείνων των ανθρώπων που σας εμπιστεύτηκαν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να σκέφτεστε πάντα την ασφάλεια εκείνων των ανθρώπων που σας εμπιστεύτηκαν. Να είστε επαγγελματίες!
Και αν θέλετε να αποκτήσετε ακόμα πιο χρήσιμα πράγματα και να μάθετε όχι μόνο πώς να δημιουργείτε ένα blog, αλλά και πώς να το κάνετε να κερδίσετε χρήματα, εγγραφείτε στο δωρεάν μάθημά μας «Τεχνολογία για τη δημιουργία εισοδήματος στο Διαδίκτυο».
Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και το email σας στη φόρμα κάτω από αυτό το άρθρο και κάντε κλικ στο κουμπί "Θέλω να πάρω το μάθημα!"
Σήμερα, τα δικαστήρια συχνά δέχονται την ηλεκτρονική αλληλογραφία ως γραπτή απόδειξη. Ωστόσο, για να γίνει αυτό, πρέπει να έχει νομική ισχύ. Εν τω μεταξύ, δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί σαφείς και ενιαίοι κανόνες και μέθοδοι για τον προσδιορισμό της νομιμότητας της εικονικής αλληλογραφίας, γεγονός που οδηγεί σε μεγάλο αριθμό προβλημάτων.
Ας δούμε διάφορους τρόπους για να δώσουμε νομική ισχύ στα email.
Οι εποχές που το μόνο μέσο επικοινωνίας ήταν οι επιστολές γραμμένες στο χαρτί, έχουν περάσει πολύ καιρό. Ανάπτυξη οικονομικών σχέσεων μεταξύ των υποκειμένων ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑδεν είναι πλέον νοητή χωρίς τη χρήση της τεχνολογίας της πληροφορίας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν οι αντισυμβαλλόμενοι βρίσκονται σε διαφορετικές πόλεις ή ακόμη και χώρες.
Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας βοηθά στη μείωση του κόστους υλικού και επίσης επιτρέπει όσο το δυνατόν συντομότεραανάπτυξη κοινής θέσης για συγκεκριμένα θέματα.
Ωστόσο, αυτή η πρόοδος δεν πρέπει να εξετάζεται μόνο από την άποψη της θετική πλευρά. Συχνά προκύπτουν διάφορες διαφορές μεταξύ υποκειμένων οικονομικών σχέσεων· για την επίλυσή τους απευθύνονται στα δικαστήρια. Το δικαστήριο λαμβάνει απόφαση με βάση την αξιολόγηση των αποδεικτικών στοιχείων που προσκόμισαν τα μέρη.
Παράλληλα, αναλύεται η συνάφεια, το παραδεκτό, η αξιοπιστία κάθε αποδεικτικού στοιχείου ξεχωριστά, καθώς και η επάρκεια και η διασύνδεση των αποδεικτικών στοιχείων στο σύνολό τους. Αυτός ο κανόνας κατοχυρώνεται τόσο στον Κώδικα Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ρήτρα 2 του άρθρου 71) όσο και στον Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 3 του άρθρου 67). Κατά τη διαδικασία προσδιορισμού του παραδεκτού και της αξιοπιστίας των αποδεικτικών στοιχείων, το δικαστήριο θέτει συχνά ερωτήσεις, η επίλυση των οποίων επηρεάζει σημαντικά την έκβαση της υπόθεσης.
Η χρήση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στις σχέσεις μεταξύ επιχειρηματικών οντοτήτων ρυθμίζεται από τους κανόνες του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Ειδικότερα, στην παράγραφο 2 του άρθ. 434 ορίζει: μια γραπτή συμφωνία μπορεί να συναφθεί με την ανταλλαγή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας, γεγονός που καθιστά δυνατό να διαπιστωθεί αξιόπιστα ότι το έγγραφο προέρχεται από ένα μέρος της συμφωνίας.
Σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου. 71 Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας και παράγραφος 1 του άρθρου. 75 του Κώδικα Διαιτητικής Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα γραπτά αποδεικτικά στοιχεία είναι επαγγελματική αλληλογραφία που περιέχει πληροφορίες σχετικά με περιστάσεις σχετικές με την εξέταση και την επίλυση της υπόθεσης, που γίνεται με τη μορφή ψηφιακού αρχείου και λαμβάνεται μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας.
Για τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων σε δικαστικές διαδικασίες, πρέπει να πληρούνται δύο προϋποθέσεις. Πρώτον, όπως ήδη αναφέρθηκε, πρέπει να έχουν νομική ισχύ. Δεύτερον, το έγγραφο πρέπει να είναι αναγνώσιμο, δηλαδή να περιέχει πληροφορίες που είναι γενικά κατανοητές και προσβάσιμες στην αντίληψη.
Αυτή η απαίτηση πηγάζει από γενικοί κανόνεςνομικές διαδικασίες, οι οποίες προϋποθέτουν την αμεσότητα της αντίληψης των πληροφοριών από τις πηγές αποδεικτικών στοιχείων από τους δικαστές.
Συχνά, το δικαστήριο αρνείται να δεχθεί ως αποδεικτικό στοιχείο στο υλικό της υπόθεσης ηλεκτρονική αλληλογραφία που δεν πληροί τις παραπάνω προϋποθέσεις και στη συνέχεια λαμβάνει απόφαση που δεν ικανοποιεί τις νομικές απαιτήσεις του ενδιαφερομένου.
Ας εξετάσουμε τους κύριους τρόπους νομιμοποίησης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πριν και μετά την έναρξη της διαδικασίας.
Συνεργασία με συμβολαιογράφο
Αν οι διαδικασίες δεν έχουν ακόμη ξεκινήσει, τότε για να δώσετε νομική ισχύ στην ηλεκτρονική αλληλογραφία, πρέπει να συμμετάσχετε συμβολαιογράφο. Στην παράγραφο 1 του άρθρου. Το 102 της Βασικής Νομοθεσίας για τους Συμβολαιογράφους (Βασικές αρχές) ορίζει ότι, κατόπιν αιτήματος των ενδιαφερομένων, ο συμβολαιογράφος παρέχει αποδεικτικά στοιχεία απαραίτητα στο δικαστήριο ή σε διοικητικό όργανο, εάν υπάρχουν λόγοι να πιστεύεται ότι η παροχή αποδεικτικών στοιχείων θα καταστεί στη συνέχεια αδύνατη ή δύσκολη. Και στην παράγραφο 1 του άρθρου. Το 103 των Θεμελιωδών ορίζει ότι για την εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων, ο συμβολαιογράφος επιθεωρεί γραπτά και υλικά αποδεικτικά στοιχεία.
Σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου. 102 Βασικά, ο συμβολαιογράφος δεν παρέχει αποδεικτικά στοιχεία σε υπόθεση που, τη στιγμή που τα ενδιαφερόμενα μέρη επικοινωνούν μαζί του, διεκπεραιώνεται από δικαστικό ή διοικητικό όργανο. Σε αντίθετη περίπτωση, τα δικαστήρια αναγνωρίζουν τη συμβολαιογραφική ηλεκτρονική αλληλογραφία ως απαράδεκτα αποδεικτικά στοιχεία (Αρ. 09ΑΠ-656/2010-ΓΚ Ψήφισμα Ένατου AAS της 11ης Μαρτίου 2010).
Αξίζει να υπενθυμίσουμε ότι, με βάση το Μέρος 4 του Άρθ. 103 Βασικές αρχές, η παροχή αποδεικτικών στοιχείων χωρίς ειδοποίηση ενός από τα μέρη και τα ενδιαφερόμενα μέρη πραγματοποιείται μόνο σε επείγουσες περιπτώσεις.
Για την εξέταση των αποδεικτικών στοιχείων συντάσσεται πρωτόκολλο, στο οποίο εκτός από Λεπτομερής περιγραφήΟι ενέργειες του συμβολαιογράφου πρέπει επίσης να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία και τον τόπο της επιθεώρησης, τον συμβολαιογράφο που διενεργεί την επιθεώρηση, τα ενδιαφερόμενα μέρη που συμμετέχουν σε αυτήν, καθώς και τις περιστάσεις που ανακαλύφθηκαν κατά την επιθεώρηση. Σάμη emailεκτυπώνονται και αρχειοθετούνται με το πρωτόκολλο, το οποίο υπογράφεται από τα πρόσωπα που συμμετέχουν στον έλεγχο, από συμβολαιογράφο και σφραγίζεται με τη σφραγίδα του. Δυνάμει της Απόφασης του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 23ης Απριλίου 2010 Αρ. VAS-4481/10, το συμβολαιογραφικό πρωτόκολλο για την επιθεώρηση ηλεκτρονικής θυρίδας αναγνωρίζεται ως κατάλληλο αποδεικτικό στοιχείο.
Επί του παρόντος, δεν παρέχουν όλοι οι συμβολαιογράφοι υπηρεσίες πιστοποίησης email και το κόστος τους είναι αρκετά υψηλό. Για παράδειγμα: ένας από τους συμβολαιογράφους στη Μόσχα χρεώνει 2 χιλιάδες ρούβλια για μία σελίδα του περιγραφικού μέρους του πρωτοκόλλου.
Ένα άτομο που ενδιαφέρεται να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία απευθύνεται σε συμβολαιογράφο με αντίστοιχη αίτηση. Θα πρέπει να αναφέρει:
- αποδεικτικά στοιχεία προς εξασφάλιση·
- τις περιστάσεις που υποστηρίζονται από αυτά τα στοιχεία·
- τους λόγους για τους οποίους απαιτούνται αποδεικτικά στοιχεία·
- τη στιγμή της επικοινωνίας με συμβολαιογράφο, η υπόθεση δεν διεκπεραιώνεται από δικαστήριο γενικής δικαιοδοσίας, διαιτητικό δικαστήριο ή διοικητικό όργανο.
Οι συμβολαιογράφοι επιθεωρούν το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου είτε εξ αποστάσεως, δηλαδή χρησιμοποιούν απομακρυσμένη πρόσβαση σε διακομιστή αλληλογραφίας (μπορεί να είναι ο διακομιστής ενός παρόχου που παρέχει μια υπηρεσία ηλεκτρονικής επικοινωνίας βάσει σύμβασης, ένας διακομιστής αλληλογραφίας ενός καταχωρητή ονομάτων τομέα ή ένας δωρεάν διακομιστή αλληλογραφίας Διαδικτύου), ή απευθείας από τον υπολογιστή του ενδιαφερόμενου, στον οποίο είναι εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα email (Microsoft Outlook, Netscape Messenger κ.λπ.).
Κατά τη διάρκεια μιας εξ αποστάσεως επιθεώρησης, εκτός από την αίτηση, ο συμβολαιογράφος μπορεί να χρειαστεί άδεια από τον καταχωρητή ονομάτων τομέα ή τον πάροχο Διαδικτύου. Όλα εξαρτώνται από το ποιος ακριβώς υποστηρίζει το έργο. γραμματοκιβώτιαή διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει σύμβασης.
Πιστοποίηση από τον πάροχο
Από 06/04/2009 Υπ’ αριθμ. 09ΑΠ-3703/2009-ΑΚ, 27/04/2009 υπ’ αριθμ. 09ΑΠ-5209/2009, ΦΑΣ ΜΟ της 13/05/2010 Αρ. -10 ορίζουν ότι τα δικαστήρια αναγνωρίζουν επίσης το παραδεκτό της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας , εάν είναι πιστοποιημένη από τον πάροχο υπηρεσιών Διαδικτύου ή τον καταχωρητή ονομάτων τομέα που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση του διακομιστή αλληλογραφίας.
Ο πάροχος ή ο καταχωρητής ονόματος τομέα πιστοποιεί την ηλεκτρονική αλληλογραφία κατόπιν αιτήματος ενός ενδιαφερομένου μόνο εάν διαχειρίζεται τον διακομιστή αλληλογραφίας και το δικαίωμα αυτό καθορίζεται στη σύμβαση παροχής υπηρεσιών.
Ωστόσο, ο όγκος της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μπορεί να είναι αρκετά μεγάλος, γεγονός που με τη σειρά του μπορεί να περιπλέξει τη διαδικασία παροχής έντυπων εγγράφων. Ως προς αυτό, το δικαστήριο επιτρέπει μερικές φορές την παροχή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε ηλεκτρονικά μέσα. Έτσι, το Διαιτητικό Δικαστήριο της Περιφέρειας Μόσχας, λαμβάνοντας Απόφαση της 1ης Αυγούστου 2008 στην υπόθεση αριθ. A41-2326/08, αναφέρθηκε στο παραδεκτό της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που παρέχεται στο δικαστήριο σε τέσσερα CD.
Όμως κατά την εξέταση της υπόθεσης στο δευτεροβάθμιο βαθμό, η Δέκατη ΑΑΕ, με την από 10/09/2008 Απόφασή της στην υπόθεση Α41-2326/08, αναγνώρισε ως αβάσιμη την αναφορά σε ηλεκτρονική αλληλογραφία και ακύρωσε την απόφαση του πρωτοδικείου. για παράδειγμα, αναφέροντας ότι το ενδιαφερόμενο μέρος δεν υπέβαλε έγγραφα που προβλέπονται από τη συναφθείσα συμφωνία των μερών.
Έτσι, τα email που σχετίζονται με το αντικείμενο της διαφοράς πρέπει να υποβάλλονται στο δικαστήριο εγγράφως και όλα τα άλλα έγγραφα μπορούν να υποβάλλονται σε ηλεκτρονικά μέσα.
Η επιβεβαίωση του περιεχομένου των επιστολών με αναφορά σε αυτά στην επόμενη έντυπη αλληλογραφία θα βοηθήσει στην απόδειξη των γεγονότων που αναφέρονται στην εικονική αλληλογραφία. Η χρήση άλλων γραπτών αποδεικτικών στοιχείων αντικατοπτρίζεται στο Ψήφισμα της Ένατης AAS της 20ης Δεκεμβρίου 2010 με αριθμό 09ΑΠ-27221/2010-ΓΚ. Εν τω μεταξύ, το δικαστήριο, κατά την εξέταση της υπόθεσης και την αξιολόγηση των αποδεικτικών στοιχείων που προσκόμισαν οι διάδικοι, έχει το δικαίωμα να μην θεωρήσει παραδεκτή την έντυπη αλληλογραφία με συνδέσμους προς την ηλεκτρονική αλληλογραφία.
Το λαμβάνει μόνο υπόψη του και παίρνει μια απόφαση με βάση μια συνολική ανάλυση όλων των στοιχείων που παρουσιάζονται.
Ζητήστε βοήθεια από έναν ειδικό
Αν οι διαδικασίες έχουν ήδη ξεκινήσει, τότε για να δοθεί νομική ισχύς στην ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι απαραίτητη η άσκηση του δικαιώματος προσέλκυσης πραγματογνώμονα. Στην παράγραφο 1 του άρθρου. 82 του Κώδικα Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει ότι για να διευκρινιστούν ζητήματα που προκύπτουν κατά την εξέταση μιας υπόθεσης που απαιτούν ειδικές γνώσεις, το διαιτητικό δικαστήριο ορίζει εξέταση κατόπιν αιτήματος ενός ατόμου που συμμετέχει στην υπόθεση ή συναίνεση των προσώπων που συμμετέχουν σε αυτήν.
Εάν ο διορισμός εξέτασης ορίζεται από νόμο ή σύμβαση ή απαιτείται για την επαλήθευση αίτησης για πλαστογράφηση των προσκομισθέντων αποδεικτικών στοιχείων ή εάν απαιτείται πρόσθετη ή επαναλαμβανόμενη εξέταση, το διαιτητικό δικαστήριο μπορεί να ορίσει εξέταση με δική του πρωτοβουλία. Ο ορισμός εξέτασης για τον έλεγχο των προσκομισθέντων αποδεικτικών στοιχείων προβλέπεται και στο άρθ. 79 Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Σε μια αίτηση για τον ορισμό ιατροδικαστικής εξέτασης, είναι απαραίτητο να αναφέρεται ο οργανισμός και οι συγκεκριμένοι εμπειρογνώμονες που θα τη διενεργήσουν, καθώς και το φάσμα των θεμάτων για τα οποία ο ενδιαφερόμενος αποφάσισε να απευθυνθεί στο δικαστήριο για να διατάξει εξέταση. Επιπλέον, θα πρέπει να παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το κόστος και το χρονοδιάγραμμα μιας τέτοιας εξέτασης και να κατατεθεί στο δικαστήριο ολόκληρο το ποσό που θα καταβληθεί για αυτήν. Ο εμπλεκόμενος εμπειρογνώμονας πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις που του καθορίζονται στο άρθρο. 13 του ομοσπονδιακού νόμου «Σχετικά με τις δραστηριότητες των κρατικών εγκληματολογικών εμπειρογνωμόνων στη Ρωσική Ομοσπονδία».
Επιβεβαιώνεται η επισύναψη στο υλικό της υπόθεσης ως απόδειξη της γνώμης πραγματογνώμονα σχετικά με τη γνησιότητα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας δικαστική πρακτική(Λύση Διαιτητικό Δικαστήριοπόλη της Μόσχας με ημερομηνία 21 Αυγούστου 2009 στην υπόθεση No. A40-13210/09-110-153. Ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας με ημερομηνία 20 Ιανουαρίου 2010 αριθ. KG-A40/14271-09).
Με βάση τη σύμβαση
Στην παράγραφο 3 του άρθρου. 75 του Κώδικα Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας σημειώνει ότι τα έγγραφα που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας αναγνωρίζονται ως γραπτά αποδεικτικά στοιχεία, εάν αυτό προσδιορίζεται στη συμφωνία μεταξύ των μερών. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να αναφερθεί ότι τα μέρη αναγνωρίζουν την ίση νομική ισχύ της αλληλογραφίας και των εγγράφων που λαμβάνονται μέσω φαξ, Διαδικτύου και άλλων ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας ως πρωτότυπα. Σε αυτήν την περίπτωση, η συμφωνία πρέπει να προσδιορίζει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία θα σταλεί η ηλεκτρονική αλληλογραφία και πληροφορίες σχετικά με το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να τη διενεργήσει.
Η σύμβαση πρέπει να ορίζει ότι η καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείται από τα μέρη όχι μόνο για αλληλογραφία εργασίας, αλλά και για τη μεταφορά των αποτελεσμάτων της εργασίας, κάτι που επιβεβαιώνεται από τη θέση της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας στο ψήφισμα αριθ. KG- A40/12090-08 με ημερομηνία 12 Ιανουαρίου 2009. Το Διάταγμα της Ένατης AAS της 24ης Δεκεμβρίου 2010 με αρ. 09ΑΠ-31261/2010-ΓΚ τονίζει ότι η σύμβαση πρέπει να προβλέπει τη δυνατότητα χρήσης e-mail για την έγκριση τεχνικών προδιαγραφών και την υποβολή ισχυρισμών σχετικά με την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών και των εργασιών που εκτελούνται.
Επιπλέον, τα μέρη μπορούν να ορίσουν στη συμφωνία ότι οι ειδοποιήσεις και τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω email αναγνωρίζονται από αυτά, αλλά πρέπει να επιβεβαιωθούν επιπλέον εντός ορισμένου χρονικού διαστήματος με ταχυμεταφορέα ή συστημένη επιστολή (Απόφαση του Δέκατου Τρίτη AAC με ημερομηνία 25 Απριλίου 2008 Αρ. A56 -42419/2007).
Συνοψίζοντας, μπορούμε να πούμε ότι σήμερα υπάρχει μια πρακτική τα δικαστήρια να χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική αλληλογραφία ως γραπτή απόδειξη. Ωστόσο, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις της δικονομικής νομοθεσίας σχετικά με το παραδεκτό και την αξιοπιστία των αποδεικτικών στοιχείων, η εικονική αλληλογραφία λαμβάνεται υπόψη από το δικαστήριο μόνο εάν έχει νομική ισχύ.
Από αυτή την άποψη, προκύπτει μεγάλος αριθμός προβλημάτων, καθώς δεν έχει ακόμη διαμορφωθεί μια ενοποιημένη μεθοδολογία για τον προσδιορισμό της νομιμότητας της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Το δικαίωμα ενός ενδιαφερομένου να επικοινωνήσει με συμβολαιογράφο για την εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων κατοχυρώνεται, αλλά δεν υπάρχει κανονιστική πράξη του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Ρωσικής Ομοσπονδίας που να ρυθμίζει τη διαδικασία για την παροχή τέτοιων υπηρεσιών από συμβολαιογράφους. Ως αποτέλεσμα, δεν υπάρχει ενιαία προσέγγιση για τον προσδιορισμό της αξίας τους και τη διαμόρφωση ενός σαφούς μηχανισμού για την εφαρμογή αυτού του δικαιώματος.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δοθεί νομική ισχύς στην ηλεκτρονική αλληλογραφία προκειμένου να παρουσιαστεί ως αποδεικτικό στοιχείο στο δικαστήριο: εξασφάλιση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας από συμβολαιογράφο, πιστοποίηση από πάροχο Διαδικτύου, με αναφορά σε email σε περαιτέρω έντυπη αλληλογραφία, καθώς και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ιατροδικαστική εξέταση.
Μια ικανή προσέγγιση για την έγκαιρη παροχή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως γραπτών αποδεικτικών στοιχείων θα επιτρέψει στις επιχειρηματικές οντότητες να αποκαταστήσουν πλήρως τα παραβιασθέντα δικαιώματά τους κατά την επίλυση διαφορών.
Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:
- Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
- Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
- Δυνατός αντιπερισπασμός. Εξωτερικός κόσμοςπροσπαθώντας να σας παρενοχλήσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.
Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.
Μορφοποίηση επιστολής
Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.
Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο
Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".
- Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
- αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
- Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.
Λανθασμένος V μαζική αποστολήκαθορίστε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.
Θέμα επιστολής
Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά τις περισσότερες φορές μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα «το email πρέπει να ανοίξει».
Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή FWD, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.
Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλάω καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων· ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.
Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;
Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανώς δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα είναι το δικό σας δικό του κουτίμε αυτή την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.
Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;
Λάθος #2 : φανταχτερός, πωλητής τίτλος. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.
Κείμενο της επιστολής
Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.
Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.
Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.
Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!
Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».
Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.
Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"
Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.
Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.
Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές". λογαριασμός» → «Σχέδιο και διευθυνσιοδότηση». Έτσι πρέπει να είναι.
Σκοπός της επιστολής . Επιστολές των επιχειρήσεωνυπάρχουν δύο τύποι:
- όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
- και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.
Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.
Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».
σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"
Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.
Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό «Με εκτίμηση,…». Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".
Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.
Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να αποφασίσει να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας αναγκάσει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.
Συνημμένα
Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.
Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Το πρόγραμμα email του ανταποκριτή σχεδόν σίγουρα θα παγώσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση του συνημμένου. Και ο Θεός να μην προσπαθήσει ο παραλήπτης να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...
Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.
Τι να κάνετε αν υπερβαίνει;
- Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
- Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar ή το 7zip archiver. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
- Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους προς αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.
Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Μια φορά κι έναν καιρό μαγειρεύαμε παρέα Εμπορική προσφοράστο όνομα... ας είναι ο Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου έστειλε αυτό είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:
Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;
Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.
Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;
Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...
Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - την άρνηση ενός πιθανού πελάτη - ή να δημιουργήσετε επιπλέον δουλειά για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".
Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ ταξινομήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στην εξέταση του email ως εργαλείου αποτελεσματικής εργασίας και ας μιλήσουμε για το στοιχείο που αποσπά την προσοχή του.
Εργασία με γράμματα
Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.
Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε και ηχητικό σήμα, και θα αναβοσβήνουν το εικονίδιο δίπλα στο ρολόι και θα εμφανίσουν μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.
Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή θέληση που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά απλοί άνθρωποιΕίναι καλύτερα να μην δελεάζετε τη μοίρα και να τα απενεργοποιείτε. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".
Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;
Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και δείτε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.
Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).
Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.
Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.
Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;
Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.
Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.
- Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
- Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
- Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.
Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.
- 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
- 1_Αναφ.Από εδώ βάζω γράμματα γενικές πληροφορίες: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
- 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
- 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Με λίγα λόγια, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
- 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
- 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.
Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".
Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για τη διανομή αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".
Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.
Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)
Τον τελευταίο καιρό, συναντώ περιοδικά εισερχόμενα μηνύματα όπως το τάδε και το άλλο μήνυμα από εμένα δεν παραδόθηκε σε αυτό και το άλλο μέρος, αλλά το σώμα της επιστολής είναι γεμάτο με κάποιου είδους αίρεση με συνδέσμους κ.λπ. Όλα θα ήταν καλά, αλλά δεν έχω στείλει τέτοια μηνύματα εκεί και είναι η πρώτη φορά που βλέπω το περιεχόμενό τους.
Τι είναι η πλαστογράφηση και πώς λειτουργεί
Το παρακάτω κείμενο προέρχεται από .
Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος κατά την αποστολή ενός μηνύματος από τον λογαριασμό σας, βρείτε μηνύματα στον φάκελο Ανεπιθύμητα που σας αναφέρουν ως αποστολέα ή λάβετε μια απάντηση σε ένα μήνυμα που δεν στείλατε, μπορεί να πέσετε θύμα πλαστογράφησης. Η πλαστογράφηση είναι η πλαστογράφηση διευθύνσεων επιστροφής εξερχόμενης αλληλογραφίας προκειμένου να αποκρύψει την πραγματική προέλευση ενός μηνύματος.
Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ταχυδρομικώς, η διεύθυνση επιστροφής αναγράφεται συνήθως στον φάκελο. Αυτό επιτρέπει στον παραλήπτη να προσδιορίσει την ταυτότητα του αποστολέα και η ταχυδρομική υπηρεσία να επιστρέψει την επιστολή στον αποστολέα εάν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, τίποτα δεν μπορεί να εμποδίσει τον αποστολέα να υποδείξει τη διεύθυνση κάποιου άλλου αντί της δικής του. Αυτό σημαίνει ότι ένα άλλο άτομο μπορεί να στείλει μια επιστολή και να χρησιμοποιήσει τη διεύθυνση επιστροφής σας στον φάκελο. Το email λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Όταν ο διακομιστής στέλνει ένα email, καθορίζει τον αποστολέα, αλλά το πεδίο αποστολέα μπορεί να πλαστογραφηθεί. Εάν κάποιος έχει τοποθετήσει λάθος τη διεύθυνσή σας σε ένα μήνυμα, εάν υπάρχει πρόβλημα παράδοσης, το μήνυμα θα επιστραφεί σε εσάς, ακόμα κι αν δεν το στείλατε εσείς.
Εάν λάβετε απάντηση σε ένα email που δεν στάλθηκε από τη διεύθυνσή σας, μπορεί να υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό.
- Η επιστολή ήταν πλαστό και η διεύθυνσή σας αναφέρθηκε ως διεύθυνση του αποστολέα.
- Ο πραγματικός αποστολέας συμπεριέλαβε τη διεύθυνση επιστροφής σας, επομένως όλες οι απαντήσεις σας αποστέλλονται.
Καμία από αυτές τις επιλογές δεν σημαίνει ότι κάποιος άλλος έχει πρόσβαση στο λογαριασμό σας, αλλά αν ανησυχείτε για την ασφάλειά του, μπορείτε να ελέγξετε τη λίστα των επισκέψεων για αυτόν. Πρόσφατα. Στη σελίδα εισερχομένων, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στον σύνδεσμο Επιπλέον πληροφορίεςδίπλα στη γραμμή.
Επίλογος
Μην πανικοβάλλεστε λοιπόν - είναι απλώς εγκληματίες Αλλη μια φοράΠροσπαθούν με γάντζο ή απατεώνα να μας παρασύρουν μέσα από κάθε είδους αριστερούς συνδέσμους. Τέτοια γράμματα, φυσικά, αγνοούνται και διαγράφονται χωρίς να κάνουν κλικ στους συνδέσμους.
Παρεμπιπτόντως, δεν πρέπει ποτέ να το ξεχάσετε.
ΥΓ: Ερωτήσεις προειδοποίησης: σχετικά με το θέμα "πρόσθετες πληροφορίες" και "πρόσφατες ενέργειες στο λογαριασμό" - αφορούν μόνο γραμματοκιβώτια Gmail.