Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται όταν επικοινωνείτε με συνεργάτες σχεδόν σε κάθε περίσταση. Έτοιμα παραδείγματα και κανόνες για τη σύνταξη τέτοιων εγγράφων μπορείτε να βρείτε στο άρθρο.

Ως επιχειρηματική επιστολή μπορεί να οριστεί ένα έγγραφο που αποστέλλεται για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας σε άλλη εταιρεία, μεμονωμένο επιχειρηματία ή άτομο (για παράδειγμα, επενδυτή). Ουσιαστικά, οποιαδήποτε εταιρική αλληλογραφία είναι επαγγελματικές επιστολές. Ο σκοπός τους είναι πολύ διαφορετικός:

1. σχετικά με τη συνεργασία.
2. συνεργασία, διαπραγματεύσεις.
3. Υπενθύμιση της ανάγκης εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση.
4. Μια εξήγηση της θέσης σας, μια απάντηση σε μια προηγουμένως αποσταλεί επιστολή και πολλά άλλα.

Το έγγραφο συνήθως συντάσσεται σε επιστολόχαρτο της εταιρείας και μπορεί να αποσταλεί με κανονικό ή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ωστόσο, εάν ο συνεργάτης έχει ιδιαίτερη σημασία, είναι προτιμότερο να εκτυπωθεί σε υψηλής ποιότητας, χοντρό χαρτί και να παραδοθεί προσωπικά ή με κούριερ. Η δομή της επιστολής μοιάζει με ένα τυπικό επιχειρηματικό έγγραφο - μπορείτε να το αναπαραστήσετε σχηματικά με αυτόν τον τρόπο.

Τι πρέπει να προσέξετε κατά τη σύνταξη

Δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες ή δείγματα για τέτοια γράμματα, επομένως η δομή, ο όγκος και ο σχεδιασμός τους εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη συγκεκριμένη περίπτωση. Για παράδειγμα, μια επιστολή ειδοποίησης θα είναι αρκετά συνοπτική (3-4 παράγραφοι), αλλά μια σύσταση υπαλλήλου ή μια επιχειρηματική πρόταση μπορεί να διαρκέσει περισσότερες από μία σελίδες.

Ωστόσο, υπάρχουν και αρκετές γενικοί κανόνες, που πρέπει να προσέξετε όταν συντάσσετε ένα χαρτί:

1. Το ίδιο το έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ, αλλά συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες εκτέλεσης. Η δομή και το στυλ παρουσίασής του πρέπει να συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές αρχές της σύγχρονης ροής εγγράφων.
2. Οι προτάσεις κατασκευάζονται λογικά, με σαφή σειρά. Απουσιάζουν περίτεχνες, σύνθετες, συναισθηματικές και κυρίως καθομιλουμένες εκφράσεις. Η τονικότητα είναι ουδέτερη.
3. Η παρουσίαση πραγματοποιείται πάντα μόνο από 1 άτομο - είτε στον ενικό, εάν το κείμενο είναι γραμμένο απευθείας από τον διευθυντή, είτε στον πληθυντικό, εάν είναι γραμμένο για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας.
4. Ο συγκεκριμένος σκοπός της σύνταξης και οι αναμενόμενες ενέργειες του παραλήπτη διευκρινίζονται (αποστολή απάντησης, εξέταση της υποψηφιότητας ενός υπαλλήλου, συμφωνία για διαπραγματεύσεις, αποστολή εγγράφου κ.λπ.).
5. Το έγγραφο δεν αντικατοπτρίζει τα ατομικά ενδιαφέροντα του διευθυντή ή άλλων εργαζομένων, αλλά τους στόχους της εταιρείας ως ομάδας. Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε προσωπική επαφή, καλό είναι να το κάνετε διαφορετικά και να μην τοποθετηθείτε ως εκπρόσωπος της εταιρείας.

TOP 5 λάθη κατά τη σύνταξη

Τα σφάλματα μπορούν να χωριστούν σε 2 μεγάλες ομάδες - ορισμένα σχετίζονται με τη γραφή ως κείμενο (παραβίαση της λογικής, του λεξιλογίου, άλλων γλωσσικών κανόνων), άλλα - με παραβίαση της ίδιας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας:

1. Δεν επιτρέπονται ορθογραφικά και λάθη στίξης - το κείμενο της επιστολής θα πρέπει πάντα να ελέγχεται τουλάχιστον 1-2 φορές πριν την αποστολή.
2. Παράβαση επιχειρηματικό στυλπαρουσίαση, παρουσία συναισθηματικών φράσεων, υπερβολική ευγένεια ή, αντίθετα, σοβαρότητα.
3. Αρνητικός τόνος - ακόμη και οι απειλές πρέπει να γράφονται χωρίς περιττά λόγια- για παράδειγμα: «Διατηρούμε το δικαίωμα να προσφύγουμε στο δικαστήριο εντός 30 ημερών από την ημερομηνία λήψης αυτής της επιστολής».
4. Πολύ μεγάλος ή, αντίθετα, πολύ μικρός όγκος. Συνήθως ολόκληρο το κείμενο χωράει σε 1-2 σελίδες. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι όλες οι σημαντικές πληροφορίες δεν πρέπει να μεταφέρονται στον συνεργάτη. Στις αιτήσεις μπορούν να συμπεριληφθούν ογκομετρικά δεδομένα, διαγράμματα, έντυπα εγγράφων.
5. Στέρηση του δικαιώματος επιλογής από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να γράψετε: «Σας ζητάμε να ελέγξετε και να εγκρίνετε την τελική έκδοση της σύμβασης».

Τυπικές φράσεις προτύπων

Η χρήση τυπικών φράσεων χαρακτηριστικών του επαγγελματικού λόγου στο κείμενο είναι απολύτως φυσιολογική και ακόμη και επιθυμητή. Παρακάτω είναι μια λίστα με τα πιο κοινά κλισέ που χρησιμοποιούνται σε διάφορες καταστάσεις.

κατάσταση	φράση
ειδοποίηση	Ενημερώνουμε/Θέλουμε υπόψη σας/Ενημερώνουμε/Ειδοποιούμε
εξήγηση του λόγου, του κινήτρου	Με βάση/Σύμφωνα με/Σε σχέση με/Για τους σκοπούς/Για λόγους/Στην υποστήριξη/Σε εκτέλεση
αίτηση	Λάβετε μέτρα/Παρακαλούμε ενημερώστε, προωθήστε, κάντε, επιβεβαιώστε...
επιβεβαίωση	Επιβεβαιώνουμε / Διαβεβαιώνουμε / Αποδεχόμαστε τους όρους σας / Δεν αντιταχθούμε σε...
προσφορά	Συνιστούμε/προσφέρουμε/προσκαλούμε/ρωτάμε
	Εγγυόμαστε
άρνηση	Αναγκαζόμαστε να αρνηθούμε για κάποιο λόγο/Απορρίπτουμε την προσφορά σας λόγω...
συμπέρασμα	Παρακαλούμε/Ελπίζουμε σε συνεργασία, κατανόηση, βοήθεια/Σας ζητάμε να δικαιολογήσετε, να καθοδηγήσετε, να κάνετε...

Δείγματα 2019

Εδώ είναι μερικά έτοιμα παραδείγματαγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως οδηγό όταν δημιουργείτε τη δική σας έκδοση.

Ζητήστε δεδομένα

Αίτηση

Εμπορική προσφορά

Εγγυητική επιστολή

Απαίτηση

Ευγνωμοσύνη

Συγνώμη

Πιθανώς ο καθένας τουλάχιστον μία φορά χρειάστηκε να αντιμετωπίσει την ανάγκη να γράψει μια επαγγελματική επιστολή. Κατά τη σύνταξη του, άθελά σου καταλήγεις στο συμπέρασμα ότι δεν είναι καθόλου εύκολο. Υπάρχουν πολλοί κανόνες και κανονισμοί για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών που πρέπει να γνωρίζετε. Το άρθρο περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία σύνταξης ενός εγγράφου, παρέχει δείγματα επαγγελματικών επιστολών και συζητά τους τύπους και τον σχεδιασμό τους.

Μορφή

Τα έτοιμα έντυπα θα προσθέσουν σταθερότητα και θα υποδείξουν την αξιοπιστία της εταιρείας. Περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για τον οργανισμό, όπως:

• Ονομα.
• Διεύθυνση.
• Τηλέφωνα επικοινωνίας.
• Δικτυακός τόπος.
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
• Λογότυπο.
• Άλλα στοιχεία επικοινωνίας.

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τα έντυπα. Επομένως, κάθε οργανισμός αποφασίζει ανεξάρτητα ποιες πληροφορίες θα συμπεριλάβει σε αυτές.

Πώς να γράψετε σωστά επαγγελματικές επιστολές; Παρασκευή

Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται και μορφοποιούνται με συγκεκριμένο τρόπο, σύμφωνα με τους εγγενείς κανόνες και απαιτήσεις τους. Ανάλογα με τον στόχο, ο συγγραφέας σκέφτεται το περιεχόμενο λεπτομερώς για να λάβει το αποτέλεσμα που υπολογίζει. Πρέπει να κατανοήσει με σαφήνεια ποιες πληροφορίες γνωρίζει ήδη ο παραλήπτης για το θέμα της επιστολής, σε τι να το βασίσει και τι νέο θα υπάρχει σε αυτό. Τα επιχειρήματα εξαρτώνται από τον στόχο που επιδιώκει ο συγγραφέας. Η διαδικασία προετοιμασίας μιας επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να χωριστεί στα ακόλουθα στάδια:

• Μελετώντας το θέμα.
• Σύνταξη σχεδίου επιστολής.
• Η έγκρισή του.
• Υπογραφή.
• Εγγραφή.
• Αποστολή στον παραλήπτη.

Δομή επαγγελματικών επιστολών

Κατά τη σύνταξη ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να το κορεστείτε με πληροφορίες, δηλαδή να βάλετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες εκεί. Μπορεί να είναι απλό ή σύνθετο. Σε μια απλή επιστολή, το περιεχόμενο μεταφέρει με σαφήνεια και περιεκτικότητα πληροφορίες που γενικά δεν απαιτούν απάντηση από τον παραλήπτη. Ένα σύνθετο μπορεί να αποτελείται από πολλές ενότητες, σημεία και παραγράφους. Κάθε παράγραφος παρουσιάζει μια πτυχή της πληροφορίας. Αυτοί οι τύποι δειγμάτων επαγγελματικών επιστολών αποτελούνται συνήθως από μια εισαγωγική ενότητα, το σώμα και το κλείσιμο.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής - το εισαγωγικό της μέρος.

Το κύριο μέρος περιγράφει καταστάσεις και γεγονότα, παρέχει την ανάλυση και τα στοιχεία τους. Σε αυτό το κομμάτι είναι που πείθουν ότι πρέπει να δράσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, να αποδείξουν πώς ήταν τα πράγματα και να ενημερώσουν για την ανάγκη συμμετοχής σε οποιαδήποτε εκδήλωση, δίνοντας διάφορα επιχειρήματα.

Το συμπέρασμα περιέχει συμπεράσματα που γίνονται με τη μορφή προτάσεων, αιτημάτων, υπενθυμίσεων, αρνήσεων κ.λπ.

Ένα παράδειγμα σύνταξης επιχειρηματικής επιστολής - το τελευταίο μέρος της - παρουσιάζεται παρακάτω. Αυτό συνοψίζει την απαίτηση που αναφέρεται στην κύρια.

Όλες οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι άριστα συνεπείς και κατανοητές.

Κάθε γράμμα ξεκινά με μια διεύθυνση στο κέντρο. Αυτό το μικρό κομμάτι είναι εξαιρετικά σημαντικό. Κατά την επιλογή του, ο συγγραφέας πρέπει να λάβει υπόψη του:

• Θέση αποδέκτη.
• Η φύση της σχέσης.
• Διατύπωση.
• Εθιμοτυπία.

Θα πρέπει να υπάρχει μια ευγενική φόρμα στο τέλος της επιστολής. Για παράδειγμα: «...Εκφράζω την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία (ευγνωμοσύνη για την πρόσκληση)...» Αυτές οι φράσεις ακολουθούνται από την υπογραφή του συγγραφέα.

Στυλ

Όλες οι επιστολές πρέπει να είναι γραμμένες σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ, που σημαίνει τη χρήση επίσημης γλώσσας επιχειρηματικές σχέσεις. Τα χαρακτηριστικά μιας τέτοιας γλώσσας διαμορφώνονται στις ακόλουθες συνθήκες:

• Οι κύριοι συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές σχέσεις είναι νομικά πρόσωπα, για λογαριασμό των διευθυντών και των υπαλλήλων του οποίου συντάσσονται επιστολές.
• Οι σχέσεις σε οργανισμούς ρυθμίζονται αυστηρά.
• Αντικείμενο επικοινωνίας είναι οι δραστηριότητες της εταιρείας.
• Τα έγγραφα διαχείρισης έχουν γενικά έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Συχνά, κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, συμβαίνουν οι ίδιες καταστάσεις.

Από αυτή την άποψη, οι πληροφορίες που περιέχονται σε μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να είναι:

• Επίσημος, απρόσωπος, τονίζοντας την απόσταση μεταξύ των συμμετεχόντων στην επικοινωνία.
• Απευθύνεται, προορίζεται για συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Επίκαιρο τη στιγμή της συγγραφής.
• Αξιόπιστη και αμερόληπτη.
• Αιτιολογημένο να παρακινήσει τον παραλήπτη να εκτελέσει οποιαδήποτε ενέργεια.
• Ολοκληρώθηκε για λήψη αποφάσεων.

Απαιτήσεις

Η επαγγελματική επιστολή πρέπει να πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Ο λόγος είναι τυποποιημένος σε όλα τα επίπεδα - λεξιλογικό, μορφολογικό και συντακτικό. Περιέχει πολλές εκφράσεις, όρους και τύπους.
• Ο τόνος της γραφής είναι ουδέτερος, συγκρατημένος και αυστηρός, χωρίς τη χρήση συναισθηματικής και εκφραστικής γλώσσας.
• Ακρίβεια και σαφήνεια του κειμένου, χωρίς λογικά λάθη, σαφήνεια και στοχαστική διατύπωση.
• Συνοπτικότητα και συντομία - χωρίς τη χρήση εκφράσεων που έχουν πρόσθετο νόημα.
• Η χρήση γλωσσικών τύπων που σχηματίζονται ως αποτέλεσμα επαναλαμβανόμενων καταστάσεων.
• Η χρήση όρων, δηλαδή λέξεων ή φράσεων που έχουν ειδικές έννοιες.
• Η χρήση συντομογραφιών, οι οποίες μπορεί να είναι λεξιλογικές (δηλαδή, σύνθετες λέξεις που σχηματίζονται με την αφαίρεση γραμμάτων από μέρη λέξεων: LLC, GOST και ούτω καθεξής) και γραφικές (δηλαδή, ονομασίες λέξεων σε συντομευμένη μορφή: grn, zh-d, και τα λοιπά.).
• Η χρήση κατασκευών στις γεννητικές και οργανικές περιπτώσεις.
• Φράσεις με λεκτικά ουσιαστικά («παρέχω υποστήριξη» αντί για «υποστήριξη»).
• Χρήση απλών κοινών προτάσεων.

Τα παραπάνω δείγματα επιχειρηματικών επιστολών παρακάτω φαίνονται στο πλήρη έκδοση(με το κύριο μέρος). Οι πληροφορίες πληρούν όλες τις απαιτήσεις ενός επίσημου επιχειρηματικού στυλ.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Είναι καλύτερο να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή για ένα συγκεκριμένο θέμα. Εάν είναι απαραίτητο να επιλύσετε πολλά ζητήματα ταυτόχρονα, συνιστάται να σχεδιάσετε πολλές διαφορετικές επιλογές.

Οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να έχουν το ακόλουθο περιεχόμενο:

• Συνοδευτικά. Τέτοιες επιστολές συνήθως χρειάζονται για να σας ενημερώσουν πού να στείλετε έγγραφα.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Ένα δείγμα συνοδευτικής επιστολής θα βοηθήσει όσους χρειάζονται να συντάξουν αυτό το είδος εγγράφου.)

• Εγγυημένα. Είναι γραμμένα για να επιβεβαιώσουν τυχόν υποσχέσεις ή προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι εγγυημένη η πληρωμή για εργασία, ενοίκιο, χρόνους παράδοσης κ.λπ.
• Ευχαριστώ. Άρχισαν να χρησιμοποιούνται ιδιαίτερα συχνά σε Πρόσφατα. Τέτοιες επιστολές δείχνουν καλό εταιρικό τόνο. Μπορούν να εκδοθούν σε κανονικό επιστολόχαρτο ή σε έγχρωμο χαρτί με όμορφη εκτύπωση.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Ένα δείγμα της ποικιλίας των ευχαριστιών συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή, ανάλογα με τις εργασίες που επιλύει. Σε αυτήν την περίπτωση, η επιστολή εκφράζει την ουσία της με τη συντομότερη μορφή. Ένα τέτοιο δείγμα, κατασκευασμένο σε χρωματιστό χαρτί με ένα στολίδι, μπορεί να κρεμαστεί στον τοίχο στην παρέα του δωματίου σε ένα τιμητικό μέρος.)

• Ενημερωτική.
• Διδακτικός.
• Συγχαρητήρια.
• Διαφήμιση.

Υπάρχουν επίσης γράμματα:

• Προτάσεις για συνεργασία. Αρκετά κοινά τα τελευταία χρόνια, που αποστέλλονται σε οργανισμούς, είναι συχνά διαφημιστικού χαρακτήρα, για παράδειγμα, όπως αυτό το δείγμα. Είναι αρκετά δύσκολο να γράψετε εμπορικές επιστολές, πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές αποχρώσεις για να τραβήξετε την προσοχή, και ακόμη περισσότερο, να ενδιαφερθείτε. Αν όμως το συνθέσετε σύμφωνα με το παρακάτω δείγμα, έχει κάθε πιθανότητα επιτυχίας.

• Προσκλήσεις. Αποστέλλονται, προσκαλώντας τους να συμμετάσχουν σε διάφορες εκδηλώσεις. Συνήθως απευθύνονται στον διευθυντή ή επίσημος, αλλά μπορεί να απευθύνεται και σε όλη την ομάδα.
• Αιτήσεων.
• Ειδοποιήσεις.
• Αιτήματα και πολλά άλλα.

Πώς να γράψετε μια απάντηση σε μια επιστολή. Παράδειγμα

Η απάντηση πρέπει να ξεκινήσει επαναλαμβάνοντας το αίτημα που αναφέρεται στην πρώτη επιστολή. Στη συνέχεια δίνονται τα αποτελέσματα της εξέτασης του και εκφράζεται έγκριση ή λόγος άρνησης. Μια επιστολή απάντησης επιχείρησης μπορεί να περιέχει μια εναλλακτική λύση στις αναμενόμενες πληροφορίες. Συνήθως πληροί τις ακόλουθες αρχές:

• Διαθεσιμότητα συνδέσμου προς το πρώτο γράμμα και το περιεχόμενό του.
• Πανομοιότυπη γλώσσα σημαίνει.
• Συγκρίσιμες πτυχές πεδίου και περιεχομένου.
• Συμμόρφωση με μια συγκεκριμένη σειρά.

Ντεκόρ

Εκτός από τη χρήση εταιρικών επιστολόχαρτων για επαγγελματικές επιστολές, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη και άλλες λεπτότητες κατά το σχεδιασμό τους. Αυτά είναι λεπτομέρειες, κανόνες για συντομογραφίες, διευθύνσεις γραφής, επικεφαλίδες, μήκος κειμένου, πλάτη πεδίων και άλλα.

Δείγματα μιας επαγγελματικής επιστολής σάς βοηθούν να τη συνθέσετε, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις λεπτές αποχρώσεις και τις αποχρώσεις. Χρησιμοποιούνται τόσο από αρχάριους εργαζόμενους γραφείου όσο και από έμπειρους εργαζόμενους. Χάρη στα δείγματα μαθαίνουν να γράφουν σωστά γράμματα και εξοικονομούν πολύ χρόνο.

Σύμφωνα με το GOST R 7.0.82013 «Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθήκη και εκδόσεις. Τήρηση αρχείων και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί Ο "παραλήπτης" είναι μια λεπτομέρεια εγγράφου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη του εγγράφου (ρήτρα 67).

Η απαίτηση «Addressee» χρησιμοποιείται σε επαγγελματικές επιστολές και εσωτερικές πληροφορίες και έγγραφα αναφοράς (εκθέσεις και υπομνήματα, δηλώσεις κ.λπ.).

Τα στοιχεία «Αποδέκτης» περιλαμβάνουν:

• όνομα του παραλήπτη (παραλήπτης της επιστολής)·
• ταχυδρομική διεύθυνση ή αριθμός τηλεφώνου, αριθμός φαξ, διεύθυνση email.

Ο παραλήπτης της επιστολής μπορεί να είναι:

• επίσημος/πολλοί αξιωματούχοι·
• οργάνωση;
• δομική μονάδα του οργανισμού·
• ομάδα οργανισμών·
• άτομο.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - ΕΠΙΣΗΜ

Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο οποιουδήποτε υπαλλήλου. Εάν η επιστολή αποσταλεί στον διαχειριστή κρατική υπηρεσία , τότε στη θέση περιλαμβάνεται το όνομα του οργανισμού, ονοματεπώνυμο. υποδεικνύονται στη δοτική περίπτωση, τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο:

Εάν η επιστολή απευθύνεται στον επικεφαλής εμπορικού οργανισμού, τότε η θέση περιλαμβάνει το όνομα του οργανισμού που υποδεικνύει την οργανωτική και νομική μορφή (σε πλήρη ή συντομευμένη μορφή), τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο:

Εάν η επιστολή απευθύνεται Αναπληρωτής Προϊστάμενος, το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στον τίτλο εργασίας. Το επώνυμο δηλώνεται στη δοτική περίπτωση:

Εάν ο παραλήπτης του εγγράφου είναι επικεφαλής δομικής μονάδας, τότε πρώτα υποδεικνύεται το όνομα του οργανισμού στην ονομαστική περίπτωση, στη συνέχεια στη δοτική περίπτωση το όνομα της θέσης του ατόμου που υποδεικνύει τη δομική μονάδα, για παράδειγμα:

Σύμφωνα με την ρήτρα 5.15 του νέου GOST:

• όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, τα αρχικά τοποθετούνται μετά το επώνυμο.
• Πριν από το επώνυμο επιτρέπεται η χρήση της συντομογραφίας "κ.) εάν ο παραλήπτης είναι άνδρας, ή "κυρία" εάν ο παραλήπτης είναι γυναίκα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ – ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε έναν οργανισμό, τότε το όνομά του (πλήρες ή συντομευμένο) αναφέρεται στην ονομαστική περίπτωση:

Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν οργανισμό, αναφέρετε το πλήρες ή συντομευμένο όνομά του, για παράδειγμα:

Η απεύθυνση σε έναν οργανισμό χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου ο αποστολέας δεν γνωρίζει ποιος είναι ο επικεφαλής του οργανισμού, το επώνυμό του, τα αρχικά του.

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ - ΔΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ

Το έγγραφο μπορεί να απευθύνεται σε μια δομική μονάδα του οργανισμού. Κατά κανόνα, αυτή η μέθοδος αντιμετώπισης είναι δυνατή εάν η εξέταση του θέματος στο οποίο είναι αφιερωμένη η επιστολή εμπίπτει στην αρμοδιότητα της δομικής μονάδας.

Όταν απευθύνεται ένα έγγραφο σε μια δομική μονάδα ενός οργανισμού, το όνομα του οργανισμού υποδεικνύεται στην ονομαστική περίπτωση στην απαίτηση «Αποδέκτης», παρακάτω - το όνομα της δομικής μονάδας στην ονομαστική περίπτωση, για παράδειγμα:

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - ΑΤΟΜΟΣ

Καταχώρηση των στοιχείων του «Αποδέκτη» κατά τη διεξαγωγή αλληλογραφίας με τα άτομαέχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Πρώτα, αναφέρετε το επώνυμο στη δοτική κεφαλαία, μετά τα αρχικά και μετά την ταχυδρομική διεύθυνση:

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - ΑΡΚΕΤΕΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ
Ή ΔΟΜΙΚΕΣ ΤΜΗΜΑΤΑ

Μια επαγγελματική επιστολή μπορεί να έχει πολλούς αποδέκτες. Το GOST R 6.30-2003 καθιερώνει μια μέθοδο για τη γενική μορφοποίηση των παραληπτών κατά την αποστολή επιστολών σε πολλούς ομοιογενείς οργανισμούς ή σε πολλά δομικά τμήματα ενός οργανισμού. Υπάρχουν δύο πιθανές επιλογές για το σχεδιασμό των στηρίξεων.

Επιλογή 1: υποδείξτε πολλούς αποδέκτες στο ίδιο το χαρακτηριστικό "Addressee".Αυτή η επιλογή σχεδιασμού χρησιμοποιείται όταν η επιστολή απευθύνεται σε έναν οργανισμό ή έναν υπάλληλο (αυτός είναι ο κύριος παραλήπτης) και, για ενημέρωση, σε έναν αριθμό άλλων οργανισμών ή αξιωματούχων.

Η προσφώνηση επισημοποιείται ως συνήθως στην επάνω δεξιά γωνία ως μια λίστα με τα στοιχεία του «Αποδέκτη» για κάθε φορέα/οργανισμό ή δομική μονάδα του οργανισμού.

Εν σύνολοΔεν πρέπει να υπάρχουν περισσότεροι από τέσσερις παραλήπτες.

Όλοι οι παραλήπτες συντάσσονται στο ίδιο το έγγραφο η λέξη "Αντιγραφή" δεν αναφέρεται πριν από τον 2ο, τον 3ο και τον 4ο παραλήπτη.

Στην περίπτωση αυτή, όλα τα τυπωμένα αντίγραφα της επιστολής υπογράφονται ως πρωτότυπα. Κάθε αντίγραφο σφραγίζεται σε χωριστό φάκελο, στον οποίο αναγράφεται η ταχυδρομική διεύθυνση συγκεκριμένου οργανισμού ή δομικής υποδιεύθυνσης.

Επιλογή 2: αναφέρετε τον παραλήπτη γενικά,εάν στείλουμε ένα έγγραφο σε ομάδα οργανισμών (επικεφαλής οργανισμών) ίδιου τύπου ή σε διαρθρωτικά τμήματα (υποκαταστήματα, γραφεία αντιπροσωπείας κ.λπ.) ενός οργανισμού:

Εάν ο αριθμός των παραληπτών είναι περισσότεροι από τέσσερις, συντάσσεται μια πρόσθετη λίστα για την ταχυδρομική αποστολή της επιστολής (mailing list), η οποία υποδεικνύει συγκεκριμένους παραλήπτες και τις διευθύνσεις τους. Μια σημείωση σχετικά με αυτό γίνεται στο χαρακτηριστικό "Addressee":

Δεν υπάρχει εγκεκριμένο έντυπο για τη λίστα αλληλογραφίας επιστολών. Η μορφή του φύλλου μπορεί να καθοριστεί στις οδηγίες διαχείρισης γραφείου του οργανισμού. Στην πραγματικότητα, το ταχυδρομικό φύλλο είναι το χαρακτηριστικό «Addressee» που μεταφέρεται σε ξεχωριστό φύλλο, πράγμα που σημαίνει ότι το περιεχόμενό του πρέπει να αντιστοιχεί σε αυτό το χαρακτηριστικό. Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» περιέχει τρία μπλοκ πληροφοριών: όνομα του οργανισμού, θέση, αρχικά και επώνυμο. Στη λίστα αλληλογραφίας για την επιστολή, αναπαράγουμε τα ίδια μπλοκ πληροφοριών, αλλά τα τοποθετούμε σε μια γραμμή και όχι με σωστη πλευραφύλλο. Μπορείτε επίσης να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σε μορφή πίνακα. Η σειρά των παραληπτών μπορεί να είναι αυθαίρετη, αλλά είναι προτιμότερο να τα ταξινομήσετε αλφαβητικά.

Πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό και την ημερομηνία της εξερχόμενης επιστολής εισάγονται μετά την καταχώρισή της (Παράδειγμα 1).

Όλες οι επιστολές που αποστέλλονται σε μια ομάδα παραληπτών έχουν έναν εξερχόμενο αριθμό εγγραφής, ο εισερχόμενος αριθμός για όλες τις επιστολές θα είναι διαφορετικός.

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ «ΑΠΕΥΘΥΝΤΗ» ΣΤΗ ΦΟΡΜΑ

Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» βρίσκεται στο επάνω δεξιό μέρος του εγγράφου (σε μια φόρμα με γωνιακές λεπτομέρειες) ή στα δεξιά κάτω από τα στοιχεία της φόρμας (σε μια φόρμα με διαμήκεις λεπτομέρειες). Η θέση της απαίτησης «Αποδέκτης» εμφανίζεται στο Παράρτημα Β του GOST R 6.30-2003:

• σε μια φόρμα με γωνιακές λεπτομέρειες - Παράδειγμα 2.
• σε ένα έντυπο με τις λεπτομέρειες διατεταγμένες κατά μήκος - Παράδειγμα 3.

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα. Το χαρακτηριστικό "Addressee" παραμένει στην ίδια θέση.

ΤΕΧΝΙΚΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ

• Πρέπει τα στοιχεία των στηρίξεων «Addressee» να διαχωρίζονται κατά διαστήματα;

Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» συνήθως καταλαμβάνει πολλές γραμμές.

Στην ενότητα 6.1 Μεθοδολογικές συστάσειςσχετικά με την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003 (εγκεκριμένο από τον Rosarkhiv) λέγεται ότι οι λεπτομέρειες ενός εγγράφου που αποτελείται από πολλές γραμμές εκτυπώνονται με απόσταση μίας γραμμής. Τα στοιχεία των στοιχείων «Αποδέκτης», «Σφραγίδα έγκρισης εγγράφου», «Σήμα παρουσίας αίτησης», «Σφραγίδα έγκρισης εγγράφου» χωρίζονται μεταξύ τους με απόσταση 1,5-2 γραμμών.

Παρόμοιος κανόνας περιέχεται στο νέο GOST R 7.0.97-2016 στην ενότητα 3, που ορίζει Γενικές Προϋποθέσειςγια την παραγωγή εγγράφων: «Τα στοιχεία πολλαπλών γραμμών εκτυπώνονται με ένα διάστιχο, τα συστατικά μέρη των λεπτομερειών διαχωρίζονται με πρόσθετο διάστημα»:

• Πώς να ευθυγραμμίσετε το χαρακτηριστικό "Addressee";

Το χαρακτηριστικό πολλών γραμμών "Addressee" έχει σχεδιαστεί στοιχισμένο κατά μήκος του αριστερού περιγράμματος της ζώνης που καταλαμβάνει το χαρακτηριστικό ή κεντραρισμένο σε σχέση με τη μεγαλύτερη γραμμή, για παράδειγμα:

Οι άνθρωποι έγραφαν γράμματα ο ένας στον άλλο από αμνημονεύτων χρόνων. Από τα γράμματα μπορεί κανείς να κρίνει τον χαρακτήρα ενός ατόμου, την εκπαίδευσή του, τα χόμπι του και το πιο σημαντικό, πόσο καλά μιλάει τη γλώσσα στην οποία γράφει. Όσοι μελετούν μια γλώσσα αργά ή γρήγορα θα βρεθούν αντιμέτωποι με την ανάγκη να μάθουν πώς να γράφουν σωστά γράμματα στα αγγλικά. αγγλική γλώσσα.

Η επιστολή μπορεί να χρειαστεί κατά την είσοδο σε ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στο εξωτερικό, κατά την επιβίβαση εξετάσεις γλώσσας, όταν κάνετε αίτηση για εργασία. Όχι όμως μόνο στον κόσμο εργασιακή επικοινωνίαΕίναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράφετε μια επιστολή στα αγγλικά. Η άτυπη αλληλογραφία μπορεί επίσης να έχει αντίκτυπο στη ζωή σας, στην επικοινωνία με φίλους και γνωστούς. Τα γράμματά σας θα χρησιμοποιηθούν για να σας κρίνουν όσοι τα διαβάζουν. Θέλετε να αφήσετε μια καλή εντύπωση; Θα σας παρουσιάσουμε τους βασικούς κανόνες της αλληλογραφίας στα αγγλικά. Αξίζει επίσης να επαναληφθεί. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε μια επιστολή, πρέπει να προσδιορίσετε για ποιο σκοπό το κάνετε αυτό και, επομένως, να καθορίσετε τον τύπο της επιστολής.

Τύποι γραμμάτων στα αγγλικά

Όλες οι επιστολές μπορούν να χωριστούν σε προσωπικές (Προσωπική επιστολή) και επαγγελματικές (Επιχειρηματική επιστολή). Μιλήσαμε για την αλληλογραφία με τους επιχειρηματικούς εταίρους και τα κύρια ταμπού της επαγγελματικής αλληλογραφίας νωρίτερα, σήμερα θα συζητήσουμε τους κανόνες της προσωπικής αλληλογραφίας με περισσότερες λεπτομέρειες. Υπάρχουν γενικοί αυστηροί κανόνες για τη σύνταξη επιστολών στα αγγλικά; Αν μιλάμε για προσωπική αλληλογραφία, η απάντηση είναι προφανής - όχι. Στην επιχειρηματική τεκμηρίωση και στην επικοινωνία με τους επιχειρηματικούς εταίρους, χρησιμοποιούνται συχνά πρότυπα επιστολών στα αγγλικά. Η προσωπική αλληλογραφία είναι δική σας υπόθεση, συγχωρέστε την ταυτολογία. Κι όμως, υπάρχουν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να κάνετε την αλληλογραφία πιο ευχάριστη για εσάς και το άτομο με το οποίο κάνετε μια επιστολική συνομιλία. Επιπλέον, εάν είστε νέος στον κόσμο των αγγλικών, είναι ακόμα καλύτερο να δοκιμάσετε να γράψετε τα πρώτα σας γράμματα χρησιμοποιώντας πρότυπα.

Φυσικά, το ρεύμα της συνείδησης είναι καλό, αλλά μόνο στα έργα του Τζόις. Εάν θέλετε η επιστολή σας να διαβαστεί μέχρι το τέλος, σεβαστείτε τον παραλήπτη. Προσπαθήστε να κάνετε το κείμενο ευανάγνωστο. Η δομή της γραφής στα αγγλικά είναι η ίδια σημαντικό στοιχείο, καθώς και το νόημα που δίνετε σε γραπτές λέξεις.

Κατά κανόνα, ένα γράμμα περιέχει τα ακόλουθα δομικά στοιχεία:

• αίτημα – ξεχωριστή γραμμή
• μια σύντομη εισαγωγή (στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε σε προηγούμενες επαφές, προηγουμένως γραπτές επιστολές κ.λπ.) - μια ξεχωριστή παράγραφος
• κύριο μέρος – πολλές παράγραφοι
• συμπέρασμα – ξεχωριστή γραμμή
• η τελευταία φράση είναι μια ξεχωριστή γραμμή
• υπογραφή (μόνο όνομα) – ξεχωριστή γραμμή
• στην επάνω δεξιά γωνία θα πρέπει να υποδείξετε τη διεύθυνση του συγγραφέα και την ημερομηνία κάτω από τη διεύθυνση

Προσφέρουμε ένα δείγμα επιστολής στα αγγλικά, με την ακόλουθη δομή:

Η μορφή της διεύθυνσης εξαρτάται πάντα από τον βαθμό εξοικείωσης με το άτομο στο οποίο απευθύνεστε στην επιστολή. Ας δώσουμε μερικά παραδείγματα.

• Αγαπητέ Γιάννη! – έκκληση σε φίλο, συγγενή
• Αγαπητέ κύριε- μια έκκληση αν αυτός ο Γιάννης είναι το αφεντικό σου. Επίσημη προσφυγή.
• Αγαπητέ μου κύριε – μια διεύθυνση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ειρωνικά στην προσωπική αλληλογραφία
• Αγαπητέ κ. Σιδηρουργός- επίσημη διεύθυνση σε έναν άγνωστο (δεν ξέρεις ποιος είναι ο Γιάννης)

Συμβουλή 3. Μερικά σημαντικά σημεία που πρέπει να προσέξετε

1. Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του παραλήπτη, γράψτε το πλήρες επώνυμό του: Αγαπητέ T.K. Σπιναζόλα

2. Εάν δεν ξέρετε ποια συντομογραφία είναι καλύτερη να χρησιμοποιήσετε: Δεσποινίς ή κυρία, αφού δεν ξέρετε αν η γυναίκα είναι παντρεμένη, χρησιμοποιήστε ουδέτεροΚυρία.

3. Εάν γράφετε ένα γράμμα σε δύο άτομα, συμπεριλάβετε και τα δύο ονόματα στη διεύθυνση.

4. Αυτά τα μηνύματα δεν μπορούν να συντομευτούν:Καθηγητής, Κοσμήτορας, Κυβερνήτης, Πλοίαρχος, Ναύαρχος, Αδελφή Δικαστή, Γερουσιαστής

5. Αυτές οι διευθύνσεις δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται πλήρως κ., κα, κα. και ο Δρ.

Για να γράψετε σωστά ένα γράμμα την πρώτη φορά, είναι καλή ιδέα να έχετε στη διάθεσή σας ένα δείγμα επιστολής στα αγγλικά.

Πρότυπες φράσεις για τη σύνταξη επιστολών

5 πρότυπα εισαγωγικών φράσεων:

• Ήταν υπέροχο που πήρα το γράμμα σου….
• Ευχαριστώ για το γράμμα σου. Ήταν υπέροχο/υπέροχο που άκουσα από εσάς.
• Ευχαριστώ για τη μεγάλη επιστολή σας. Ήταν πραγματικά υπέροχο να ακούω όλα τα νέα σας, αφού δεν άκουσα νέα σας για πολλά χρόνια….
• Συγγνώμη που δεν έγραψα τόσο καιρό αλλά….
• Πραγματικά χάρηκα που το άκουσα…

Αυτές οι φράσεις είναι ουδέτερες, μπορείτε να ξεκινήσετε μια επιστολή με αυτές προς οποιονδήποτε παραλήπτη. Μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε λέξεις, ειδικά αν δεν γράφετε στη μητρική σας γλώσσα. Οι φράσεις προτύπων θα σας βοηθήσουν να δομήσετε το κείμενο της επιστολής σας και να διατυπώσετε σωστά τις σκέψεις σας.

Πρότυπα 5 φράσεων κλεισίματος:

• Θα ήθελα πολύ να με επισκεφτείτε αυτό το καλοκαίρι. Γράψε μου και πες μου τα σχέδιά σου.
• Παρακαλώ δώστε/στείλτε τους χαιρετισμούς μου (την αγάπη) σας….
• Και γράψε και πες μου τα σχέδιά σου για….
• Απάντησέ μου σύντομα!
• Αν θέλεις να μάθεις κάτι άλλο, πες μου μια γραμμή.

Πρότυπο επιστολής που ζητά συμβουλές (5 επιλογές):

• Γράφω για να ζητήσω τη συμβουλή σας
• Μπορείτε να μου δώσετε τη συμβουλή σας;
• Έχω ένα πρόβλημα και χρειάζομαι τη συμβουλή σας.
• Τι νομίζεις ότι πρέπει να κάνω;
• Νομίζεις ότι πρέπει...;

Φράσεις για διαφορετικά γράμματα:

Σας ευχόμαστε μόνο καλά και ζεστά γράμματα!